Dokumentowanie kosztów podróży

1. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej składanego pracodawcy pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; dalej: rozporządzenie delegacyjne). Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Przedstawione przez pracownika dokumenty w celu rozliczenia delegacji (np. faktury, rachunki, bilety) nie obejmują jednak wielu danych niezbędnych do prawidłowego naliczenia należności delegacyjnych. Dlatego w regulacjach wewnętrznych warto przyjąć jako zasadę obowiązek złożenia przez pracownika pisemnego oświadczenia o wszelkich okolicznościach mających wpływ na prawo i wysokość tych świadczeń.