Świadczenia wspólne dla delegacji krajowych i zagranicznych

● diety,

● zwrot kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Poszczególne świadczenia w delegacji krajowej i zagranicznej różnią się nie tylko wysokością. Inna jest również ich konstrukcja. Przykładowo, dieta w delegacji krajowej jest przeznaczona na zwiększone koszty wyżywienia, przy wyjeździe zagranicznym - na pełne koszty wyżywienia.

1. Zaliczka

W delegacji krajowej zaliczkę na niezbędne koszty podróży pracodawca przyznaje na wniosek pracownika (§ 11 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. o podróżach służbowych). A zatem w przypadku podróży krajowej obowiązek przyznania zaliczki powstaje w konsekwencji określonego działania pracownika - złożenia wniosku o udzielenie zaliczki. Należy przy tym pamiętać, że wniosek pracownika nie musi być sformalizowany. W pełni wystarczająca jest ustna prośba o zaliczkę.

W przypadku wyjazdu poza granice Polski pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika. Wskazuje na to zawarte w przepisach określenie "pracownik otrzymuje zaliczkę" (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

UWAGA

Wypłata zaliczki z tytułu podróży zagranicznych jest obowiązkowa.

W obu przypadkach zaliczka jest przyznawana w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej.

Zaliczka nie może stanowić jedynie części z góry znanej kwoty kosztów delegacji. Powinna obejmować co najmniej te koszty, które są możliwe do określenia w chwili jej udzielania. Na pracownika nie może bowiem zostać narzucone "kredytowanie" działalności pracodawcy.

PRZYKŁAD 1

Pracownik jedzie na 5 dni w delegację z Poznania do Warszawy. Przejazd ma się odbyć pociągiem Eurocity. Z rezerwacji 4 noclegów wynika, że wydatek ten łącznie będzie wynosić 1000 zł. Pracownik złożył wniosek o zaliczkę. Pracodawca wypłacił mu zaliczkę w wysokości 500 zł.