Reguły kontroli UODO w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) jest uprawniony do kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Upoważnieni przez niego kontrolujący mogą weryfikować m.in. zakres przetwarzanych danych w stosunku do celu ich przetwarzania, a także sposoby zabezpieczania danych. Kontrole są prowadzone na podstawie zatwierdzonego przez Prezesa UODO planu kontroli, jak również mogą być wynikiem wpływających do urzędu skarg lub innych pozyskanych przez Prezesa UODO informacji o nieprawidłowościach w procesie przetwarzania danych.

Pracodawcy przetwarzają dane osobowe nie tylko pracowników, ale również ich rodzin. Przetwarzanie danych zaczyna się już na etapie rekrutacji oraz zatrudniania pracownika i ma miejsce przez cały okres zatrudnienia. Przetwarzanie danych trwa nawet po zakończeniu stosunku pracy. To wszystko czyni pracodawcę administratorem danych osobowych, którego działania w tym zakresie podlegają kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Kontrola przetwarzania danych osobowych

Prezes UODO przeprowadza kontrole sektorowe na podstawie planu kontroli, który jest podawany do publicznej wiadomości. Każdego roku są w nim ujęte inne obszary do kontroli. Często jako obszar do planowych kontroli są wskazywane całe branże, które organ nadzorczy chce sprawdzić z uwagi na uzyskiwane informacje o występujących w nich problemach. Jednak również jako obszar do kontroli wskazuje się konkretne zagadnienie, w którego zakresie nastąpiła zmiana przepisów, a zatem konieczne jest sprawdzenie, jak w praktyce wygląda realizacja zmienionych regulacji.

Nie można także wykluczyć, że Prezes UODO postanowi skontrolować sektor, który nie jest ujęty w rocznym planie. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy z danej branży w ciągu roku napływają do urzędu informacje o nowym narastającym problemie w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Poza kontrolami sektorowymi mają miejsce również kontrole doraźne. Mogą one zostać przeprowadzone w związku ze skargami osób, których dane są przetwarzane. Jeśli w skardze, która wpływa do Prezesa UODO, pojawią się poważne zarzuty nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i Prezes UODO uzna, że w danym przypadku potrzebne jest zweryfikowanie zamieszczonych w skardze informacji, wówczas może on zdecydować o przeprowadzeniu kontroli.