Dokumentowanie i rozliczanie podatkowe kosztów delegacji

Każda szkoła będąca pracodawcą, który deleguje swojego pracownika (nauczyciela) w podróż służbową, ma w stosunku do niego określone obowiązki. Rozliczenie delegacji polega na pokryciu kosztów nauczyciela związanych z wyjazdem służbowym, takich jak m.in. diety, noclegi, przejazdy czy dojazdy. Właściwe rozliczenie podatkowo-kosztowe wyjazdu służbowego jest jednak możliwe pod warunkiem, że nauczyciel prawidłowo udokumentuje poniesione wydatki, przy czym wyjątek stanowią wydatki zwracane w formie ryczałtu.

1. Dowody i ewidencja przebiegu pojazdu

Kwestia dokumentowania kosztów podróży służbowych ma ścisły związek z rozliczeniami podatkowymi każdej delegacji. Dokumentowania nie wymagają wydatki, które są zwracane w formie ryczałtu. W przypadku zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej do tej kategorii wydatków należą:

● diety,

● ryczałty za noclegi oraz

● ryczałty na dojazdy.

Inaczej jest w przypadku wydatków, które są zwracane nauczycielowi w wysokości faktycznie poniesionej. Takie wydatki powinny być potwierdzone dowodami (np. biletami PKP czy PKS) oraz fakturami czy rachunkami, wystawionymi na szkołę. Konieczność dokumentowania obejmuje należności z tytułu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów, jak również innych niezbędnych wydatków bezpośrednio związanych z podróżą służbową (np. z tytułu opłat za bagaż, przejazdów drogami płatnymi i autostradami, postojów w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe) oraz świadczeń dodatkowych (np. kosztów leczenia).