Odbywanie służby przygotowawczej przez urzędników samorządowych

MAGDALENA KASPRZAK

Aby skierować przyszłego urzędnika do odbycia służby przygotowawczej, należy najpierw sprawdzić, czy wymaga on takiego doszkalania. Konieczność odbycia tej służby zależy bowiem od kilku okoliczności. Po pierwsze, pracownik musi dopiero rozpoczynać karierę urzędniczą. Po drugie, powinien zostać zatrudniony na podstawie umowy terminowej, a po trzecie - zatrudnienie to powinno dotyczyć szczególnych stanowisk w samorządzie. Dopiero spełnienie wszystkich trzech warunków pozwoli skierować pracownika na naukę w formie służby przygotowawczej.

Pierwsza praca urzędnicza

Obowiązek odbycia służby przygotowawczej dotyczy przede wszystkim osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym - w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym (art. 16 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych).

Za "osobę podejmującą po raz pierwszy pracę" należy uznać osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych. Chodzi jednak o zatrudnienie związane ze stanowiskiem urzędniczym.

Osobą podejmującą po raz pierwszy pracę jest osoba, która:

● nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych na czas nieokreślony,

● pracowała wcześniej w jednostkach samorządowych na podstawie umowy na czas określony, nieprzekraczający jednak sześciu miesięcy,

● nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdanym egzaminem.

Co istotne, wszystkie te warunki odnoszą się do zatrudnienia na stanowisku urzędniczym.

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony w jednostce samorządowej przez 6 miesięcy na stanowisku obsługi. Z początkiem grudnia pracownik zostanie zatrudniony w tej samej jednostce na stanowisku urzędniczym. Czy powinien zostać skierowany na służbę przygotowawczą?

Tak - pracownik powinien odbyć służbę przygotowawczą. Spełnia bowiem wszystkie warunki, które pozwalają uznać go za pracownika podejmującego po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym. Nie był do tej pory zatrudniony na stanowisku urzędniczym na czas nieokreślony. Nie odbył służby przygotowawczej i nie zdawał egzaminu. Będzie to pierwsza umowa o pracę tego pracownika na stanowisku urzędniczym, która - jak wynika z art. 16 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych - nie może trwać dłużej niż 6 miesięcy. Pracownik ten nie pracował bowiem na takim stanowisku w żadnej innej jednostce przez okres dłuższy niż pół roku. Co więcej - nigdy nie zajmował stanowiska takiego szczebla w samorządzie.

Praca na stanowisku obsługi i czas jej trwania nie będzie w tym przypadku w ogóle brana pod uwagę, gdyż nie była to praca w charakterze urzędnika.

Terminu "pierwsza praca na stanowisku urzędniczym" nie należy rozumieć dosłownie. Jest to pojęcie stworzone przepisami ustawy o pracownikach samorządowych i nie zawsze oznacza, że pierwsza praca na stanowisku urzędniczym będzie faktycznie pierwszym zatrudnieniem pracownika w tym charakterze. Aby można było mówić o osobie, która pierwszy raz podejmuje pracę w charakterze urzędnika w myśl przepisów omawianej ustawy, trzeba sprawdzić, czy spełnione są odpowiednie warunki, czyli - czy dana osoba nie była zatrudniona na takim stanowisku przez czas nieokreślony lub określony, trwający maksymalnie 6 miesięcy, i nie zaliczyła już służby, potwierdzając to zdanym egzaminem końcowym.

PRZYKŁAD

Pracownik ma od września podjąć pracę w naszej jednostce w charakterze urzędnika. Poprzednio był zatrudniony przez 7 miesięcy jako urzędnik. Nigdy nie odbywał służby przygotowawczej. Czy możemy skierować tego pracownika do niej teraz?

Nie - pracownik ten nie jest bowiem osobą, która podejmuje pracę na stanowisku urzędniczym po raz pierwszy zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych. Pomimo że nie odbył do tej pory służby przygotowawczej i nie zdał egzaminu końcowego, pracownik nie jest w tej pracy nowicjuszem. Pracował już bowiem na stanowisku urzędniczym - i to przez 7 miesięcy.

Według art. 16 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych, za osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym uważa się osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym. Przepis zawiera zatem dwa warunki, które muszą zostać spełnione łącznie.

PRZYKŁAD

Kandydat na urzędnika był poprzednio zatrudniony (również na stanowisku urzędniczym) na czas określony przez 5 miesięcy w innej jednostce samorządowej. Odbył u poprzedniego pracodawcy służbę przygotowawczą, ale nie zdał egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jak traktować tego pracownika?

Pracownik, który podjął po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym i nie odbył służby przygotowawczej lub po jej odbyciu nie zaliczył z wynikiem pozytywnym egzaminu, u innego pracodawcy samorządowego nadal będzie uznawany za pracownika podejmującego po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym. Pomijając fakt niezdania egzaminu, był on zatrudniony w charakterze urzędnika jedynie przez 5 miesięcy. Pracownik ten nie byłby już osobą po raz pierwszy zatrudnioną na stanowisku urzędniczym, gdyby pracował dłużej niż 6 miesięcy. W tej sytuacji należy go zatrudnić na czas określony, nieprzekraczający 6 miesięcy. Nie ma przy tym potrzeby, aby pracownik ten po raz kolejny odbywał służbę przygotowawczą. Nowy pracodawca powinien jednak skierować pracownika ponownie na egzamin. Pozytywny wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest warunkiem dalszego (po okresie 6 miesięcy) zatrudnienia pracownika na tym stanowisku (art. 19 ust. 6 ustawy o pracownikach samorządowych).

Staż pracy

Istotnym elementem przy rozpatrywaniu, czy dany pracownik powinien zostać skierowany do odbycia służby przygotowawczej, jest jego staż pracy.

PRZYKŁAD

Urzędnik samorządowy już dwukrotnie był zatrudniony na czas określony. Za każdym razem jego umowa trwała 5 miesięcy i za każdym razem pracował w innej jednostce samorządowej. Dodatkowo już dwa razy nie zdał egzaminu kończącego służbę przygotowawczą. Czy przy kolejnym zatrudnieniu, w kolejnej jednostce, może być traktowany nadal jak osoba podejmująca pracę w charakterze urzędnika po raz pierwszy?

Nie - przy trzecim zatrudnieniu pracownik ten nie będzie już osobą podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędnika. W tym przypadku będzie mógł już wylegitymować się 10-miesięcznym okresem zatrudnienia w jednostkach samorządowych (2 razy po 5 miesięcy). Przepis definiujący osobę, która po raz pierwszy podejmuje pracę na stanowisku urzędniczym, stanowi o osobie, która "nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach samorządowych na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy". W przepisie tym jest mowa o jednostkach, a nie jednej jednostce. Stąd wniosek, że zatrudnienie dłuższe niż 6 miesięcy może być wynikiem połączenia okresów zatrudnienia u kilku pracodawców. Innymi słowy, okresy zatrudnienia podlegają tu sumowaniu.

W praktyce jest jednak mało prawdopodobne, aby pracownik, który dwa razy nie zdał egzaminu kończącego służbę przygotowawczą, mógł wygrać nabór na stanowisko urzędnicze w jednostce samorządowej.

PRZYKŁAD

Pracownik naszej jednostki od 8 miesięcy pracuje na zastępstwo za nieobecnego urzędnika. Po zakończeniu tej umowy chcemy go zatrudnić na oddzielnym stanowisku urzędniczym. Czy taki staż pracy pracownika - ale przepracowany w ramach zastępstwa - zobowiązuje go do odbycia służby przygotowawczej?

Nie - pracownik ten nie musi odbywać służby przygotowawczej. Umowa na zastępstwo jest umową na czas określony, co przesądza, że w opisywanym przypadku zatrudniony zajmował stanowisko urzędnicze dłużej niż pół roku. Nie ma podstaw prawnych, by umowę na zastępstwo traktować inaczej. Bez wątpienia należy ją zaliczyć do katalogu takich właśnie terminowych umów.

Z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych nie wynika również, że pracy w zastępstwie nie wlicza się do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia, który zwalnia ze służby przygotowawczej.

PRZYKŁAD

W drodze naboru na stanowisko kierownicze w naszej jednostce samorządowej został zatrudniony nowy pracownik. Jego staż pracy wynosi 4 lata, z czego 2 lata przepracował na stanowisku obsługi, a kolejne 2 w charakterze urzędnika innej jednostki samorządowej. Czy, podejmując pracę na kierowniczym stanowisku urzędniczym po miesięcznej przerwie w zatrudnieniu, dotychczasowy staż pracy tego pracownika powinien być uwzględniany, czy trzeba go skierować na służbę przygotowawczą (nigdy jej nie odbywał)?

Pracownika z kilkuletnim stażem na stanowisku urzędniczym nie trzeba przygotowywać do zawodu nawet wtedy, gdy przerwa w jego urzędniczej karierze była dłuższa niż miesiąc. Pracownik, który przepracował na stanowisku urzędniczym okres dłuższy niż 6 miesięcy, nie musi odbywać służby przygotowawczej. Dotyczy to również sytuacji, w której będzie obecnie zajmował kierownicze stanowisko urzędnicze. Zasady odbywania służby przygotowawczej przy zatrudnieniu na kierowniczym stanowisku urzędniczym są takie same, jak przy innych stanowiskach urzędniczych.

W przypadku tego pracownika nie ma również znaczenia, że między jednym a drugim zatrudnieniem była miesięczna przerwa. Liczy się tylko to, że w jednostce samorządowej na stanowisku urzędniczym pracował dłużej niż sześć miesięcy.

PRZYKŁAD

Urzędnik ma 6-miesięczny staż pracy. Pierwsza umowa na okres próbny na stanowisku urzędniczym trwała 1 miesiąc, a druga 5 miesięcy. Pracownik nie odbywał w tym okresie służby przygotowawczej. Obecnie pracownik ponownie został zatrudniony na stanowisku urzędniczym. Czy jego staż pracy umożliwia skierowanie go do odbycia służby przygotowawczej?

Takiego pracownika można skierować do odbycia służby przygotowawczej lub - ze względu na wiedzę i zdobyte doświadczenie - może on zostać zwolniony z takiego obowiązku. Decyzja o zwolnieniu pracownika z odbywania służby przygotowawczej należy tu do kierownika jednostki samorządowej, w której urzędnik podjął pracę.

Okresy pracy tego pracownika w charakterze urzędnika podlegają sumowaniu. Tym samym pracownik ten przepracował na stanowisku urzędniczym okres 6 miesięcy. To wciąż za mało, aby nie musiał odbywać służby przygotowawczej. Przypomnijmy, że osoba, która była zatrudniona na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy oraz nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdanym egzaminem, jest w myśl ustawy o pracownikach samorządowych osobą, która podlega służbie przygotowawczej. Z tego obowiązku może zwolnić pracownika jedynie kierownik jednostki.

Stanowisko

O obowiązku odbycia służby przygotowawczej decyduje również stanowisko, na jakim obecny pracownik samorządowy był zatrudniony wcześniej. W przypadku gdy okres zatrudnienia (dłuższy niż 6 miesięcy) obejmował tylko pracę urzędniczą, pracownik nie musi zaliczać służby przygotowawczej. Inaczej będzie, gdy obecną funkcję urzędniczą poprzedzało inne szeregowe stanowisko w urzędzie - zajmowane nawet przez kilka lat. W takim przypadku nowy urzędnik nie uniknie służby przygotowawczej - chyba że szef urzędu zwolni go z jej odbywania.

PRZYKŁAD

Pracownik samorządowy przez 6 lat był zatrudniony na stanowisku specjalisty do spraw bhp w samorządowej jednostce organizacyjnej. Od grudnia pracownik ten będzie pracował jako główny specjalista do spraw bhp. Czy przy takim awansie zawodowym będzie musiał odbyć służbę przygotowawczą?

Zależy to od tego, czy zajmowane poprzednio stanowisko miało charakter urzędniczy. Podział stanowisk pracowników samorządowych na stanowiska urzędnicze, stanowiska pomocnicze i obsługi wynika z załączników do rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W związku z tym, że pracownik pracował i nadal pracuje w jednostce samorządowej, posłużymy się wykazem stanowisk w samorządowych jednostkach organizacyjnych, zawartym w części H, IV tabeli stanowiącej załącznik nr 3 do rozporządzenia. Tabela ta dotyczy stanowisk obsadzanych na podstawie umowy o pracę, a jej część H - pracowników samorządowych jednostek organizacyjnych. Nowe stanowisko pracownika jest stanowiskiem urzędniczym. Natomiast stanowisko specjalisty do spraw bhp, które pracownik zajmował przez 6 lat, należy do grupy stanowisk pomocniczych i obsługi. Tym samym praca wykonywana przez pracownika przez 6 lat nie była pracą na stanowisku urzędniczym.

Zatrudnienie w charakterze głównego specjalisty do spraw bhp będzie zatem pierwszą pracą tego pracownika na stanowisku urzędniczym. Dodatkowo, nie był on wcześniej zatrudniony na takim stanowisku przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy i nie odbył służby przygotowawczej zakończonej egzaminem. Dlatego kierownik jednostki będzie mógł skierować tego pracownika do odbycia służby lub zwolnić go z takiego obowiązku - uznając, że jego wiedza i doświadczenie zawodowe pozwalają mu na fachowe wykonywanie nowych obowiązków.

Pamiętajmy jednak, że zwolnienie takiego pracownika ze służby przygotowawczej nie oznacza zwolnienia go z obowiązku zdania egzaminu końcowego ze służby.

E-służba przygotowawcza

Obecnie służba przygotowawcza może być również zaliczana w formie internetowej. Działa bowiem portal internetowy, którego zadaniem jest pomoc nowo zatrudnionym urzędnikom w uzupełnieniu ich wiedzy i umiejętności. Za jego pośrednictwem nowi pracownicy administracji samorządowej mogą odbywać szkolenia w ramach służby przygotowawczej. Pozwala na skorzystanie z dziewięciu kursów. Tematy obejmują: postępowanie administracyjne, ustawę o finansach publicznych, status prawny pracowników samorządowych, ustrój samorządu terytorialnego w Polsce, podstawowe zagadnienia z prawa zamówień publicznych, dostęp do informacji publicznej, etykę i kulturę urzędnika samorządowego, oprogramowanie e-urząd oraz instrukcję kancelaryjną w urzędzie. Ta nowoczesna e-learningowa platforma pozwala również na przeprowadzenie egzaminów końcowych, sprawdzających wiedzę nowej kadry.

Podstawy prawne

w Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241)

w Rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 220, poz. 1721)