Jak kompletować i przekazywać do ZUS wnioski o ustalenie kapitału początkowego?

Moja firma otrzymała 20 stycznia 2003 r. wezwanie do skompletowania i złożenia dokumentacji do naliczenia kapitału. Akcję składania dokumentacji zakończyliśmy 6 stycznia 2005 r. Zatrudniamy 104 pracowników, a zobowiązani byliśmy do złożenia 40 wniosków. Tak więc wywiązaliśmy się już z tego obowiązku.

Jednak zanim otrzymaliśmy z ZUS wezwanie, już w kwietniu 2002 r. każdy pracownik objęty naliczaniem kapitału otrzymał pismo wyjaśniające w prosty sposób, co to jest kapitał i jakie dokumenty należy zgromadzić (m.in. świadectwa pracy, inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie i okresy zaliczalne, zaświadczenia o zarobkach na drukach ZUS-Rp-7). Pracownicy mieli więc dużo czasu na ich gromadzenie. Ponadto na bieżąco wyjaśniali wszelkie swoje wątpliwości dotyczące posiadanej dokumentacji.

Znacznym ułatwieniem w gromadzeniu tych dokumentów było to, że większość z nich już znajdowała się w zakładzie. W WORD Warszawa wypłacane są nagrody jubileuszowe z tytułu ogólnego stażu pracy, więc szczególna uwaga jest przykładana do tego, aby każdy pracownik w chwili zatrudniania złożył komplet dokumentów potwierdzający posiadany staż pracy.

Powodem jest to, że większość moich pracowników to emeryci policyjni i wojskowi albo pracownicy urodzeni przed 31 grudnia 1948 r., wobec których ZUS nie nalicza kapitału początkowego.

Ponadto wobec niektórych pracowników nie miałam takiego obowiązku m.in. ze względu na rozwiązanie stosunku pracy przed terminem wyznaczonym do złożenia wniosku bądź gdy kapitał danej osoby został już naliczony na podstawie wniosku złożonego przez nią lub przez jej byłego pracodawcę.

W takiej sytuacji we wniosku przekazywanym do ZUS o ustalenie kapitału początkowego umieszczałam wykaz pracowników, za których nie przekazuję dokumentów, podając imię i nazwisko pracownika, jego dane identyfikacyjne oraz powód ich nieprzekazania.

Udostępniłam pracownikom druki ZUS dotyczące kapitału, przygotowałam wzory pism do wykorzystania przy zwracaniu się do różnych instytucji (np. do uczelni o potwierdzenie okresu nauki w szkole wyższej), do ZUS, archiwów oraz firm, w których pracowali, o potwierdzenie okresu zatrudnienia i osiągniętego wynagrodzenia. Pracownicy nie mieli więc problemów z wystąpieniem o wydanie stosownych dokumentów, co znacznie usprawniło proces ich kompletowania.

Ponadto na podstawie pisemnego upoważnienia dwóch pracowników, WORD prowadził postępowanie wyjaśniające w celu zgromadzenia wymaganej dokumentacji (dotyczyło to przede wszystkim uzyskania zaświadczenia o wynagrodzeniu z już nieistniejącej firmy). Do wniosku o wydanie takiej dokumentacji dołączaliśmy wówczas wyrażoną pisemnie zgodę pracownika. W imieniu pracowników prowadziliśmy również rozmowy telefoniczne m.in. w celu ustalenia następców prawnych zlikwidowanych firm.

Osobę przyjętą do pracy w naszym zakładzie pytam, czy wobec niej był już składany wniosek o ustalenie kapitału początkowego np. w trakcie zatrudnienia w poprzednim miejscu pracy. Jeśli dana osoba powinna mieć ustalony kapitał, ale jeszcze nie złożyła w tej sprawie wniosku, informuję ją, że zakład zakończył akcję składania dokumentacji w sprawie kapitału i że musi to zrobić indywidualnie do 31 grudnia 2006 r. Pomagam jej jednak skompletować tę dokumentację, informując, jaką musi zebrać, oraz udostępniam wzory druków itp.

Podstawą jest ściągnięty ze strony internetowej ZUS wykaz zlikwidowanych zakładów pracy z informacją o miejscach przechowywania pozostałej po nich dokumentacji osobowej i płacowej. Korzystałam również z wszelkiego rodzaju wykazów adresów archiwów państwowych i podległych wojewodom, które były publikowane przez niektóre wydawnictwa. Wykorzystałam również doświadczenie zawodowe, gdyż w poprzedniej instytucji pracowałam w komórce kadrowej, w której ustalano m.in. następców prawnych po zlikwidowanych firmach.

We wstępnym etapie składałam w ZUS kompletne wnioski o ustalenie kapitału początkowego. Dostarczałam je sukcesywnie w dniu i godzinie uzgodnionych z ZUS telefonicznie. Gwarantowało to sprawną akcję składania wniosków i umożliwiało bieżące wyjaśnianie pojawiających się wątpliwości podczas gromadzenia dokumentów innych pracowników. W późniejszym okresie, gdy pozostało już tylko kilka wniosków do skompletowania, a z informacji przekazanych przez pracowników wynikało, że okres oczekiwania na dokumentację może wynieść nawet kilkanaście miesięcy, wnioski złożono w uzgodnieniu z pracownikiem bez niektórych dokumentów. Zostali oni jednocześnie poinformowani, że mają możliwość dosłania wniosku o dołączenie do dokumentacji uzyskanych zaświadczeń lub o ponowne przeliczenie kapitału w przypadku, gdy uzyskają te dokumenty już po wydaniu decyzji o jego naliczeniu.

Na potwierdzenie złożenia tej dokumentacji w ZUS posiadam sporządzony przez siebie egzemplarz wykazu dokumentów, jakie przekazałam, zawierający m.in. dane osobowe osoby, której dokumenty przekazuję, oraz datę i potwierdzenie ich przyjęcia przez ZUS.

Natomiast potwierdzeniem dla pracowników, że oryginały ich dokumentów zostały złożone w ZUS w celu naliczenia kapitału początkowego, były sporządzane przez zakład pracy informacje. Wraz z nimi otrzymali kserokopie złożonych dokumentów. Kopie świadectw pracy wydawane pracownikom były wcześniej poświadczane za zgodność z oryginałem przez zakład pracy.

Wydane pracownikom kopie wszystkich dokumentów umożliwiły im ustosunkowanie się do otrzymanej z ZUS decyzji o naliczonym kapitale początkowym. Wraz z tą decyzją ZUS zwracał im bowiem tylko oryginały świadectw pracy. Nie otrzymali oni natomiast zwrotu np. zaświadczeń o zatrudnieniu, zaświadczeń o odbytych studiach, załączników do Rp-7 o okresach nieskładkowych itd. W decyzji o naliczeniu kapitału wykazane są m.in. informacje o zaliczonym stażu składkowym i nieskładkowym, zarobkach z określonych lat, które przyjęto do obliczeń. Posiadane kserokopie tych dokumentów ułatwiały pracownikom weryfikację wydanych decyzji.

Zwykle pracownicy czekają na zwrot oryginałów świadectw pracy z ZUS. Jednak na prośbę zakładu pracy osobie, która odchodziła z pracy, po przedłożeniu oryginałów świadectw pracy ZUS przyjął poświadczone przez siebie kserokopie świadectw pracy i zwrócił ich oryginały w chwili składania wniosku o ustalenie kapitału początkowego.

Czy Pani zakład zwracał się o przedłużenie terminu na złożenie wniosków o ustalenie kapitału początkowego?

Dwukrotnie występowaliśmy z pisemnym wnioskiem do ZUS o przesunięcie terminu złożenia dokumentacji, na co bez problemu otrzymaliśmy zgodę. Wynikało to z kłopotów pracowników w uzyskaniu stosownych dokumentów i z przedłużającego się okresu wyczekiwania na nadesłanie dokumentacji z różnych instytucji.