Jak rozliczyć benefity, z których pracownik korzysta na urlopie macierzyńskim i wychowawczym

Pobieranie przez pracownika zasiłku macierzyńskiego stanowi odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń w tym okresie. Od zasiłku macierzyńskiego naliczane są i finansowane przez budżet państwa składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne. W tym czasie pracownik nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu, wypadkowemu ani nie są należne za niego składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy czy FGŚP.

W przypadku pracowników przebywających na urlopie wychowawczym również tytuł do ubezpieczeń jest inny od pracowniczego. Taki pracownik podlega bowiem ubezpieczeniom z tytułu korzystania z tego urlopu, a więc ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy pracownik zostanie objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz zdrowotnym z innego tytułu (np. umowy zlecenia lub innego stosunku pracy). Wówczas nie podlega tym ubezpieczeniom jako osoba korzystająca z urlopu wychowawczego.

To oznacza, że benefity w postaci karnetów sportowych i prywatnego ubezpieczenia medycznego, z których korzystają ww. osoby, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne ze stosunku pracy (interpretacja indywidualna ZUS z 16 października 2018 r., DI/100000/43/1004/2018). Dotyczy to benefitów finansowanych przez pracodawcę zarówno częściowo, jak i w pełnej wysokości.

Potwierdził to również ZUS w interpretacji indywidualnej z 28 listopada 2023 r. (DI/200000/43/1037/2023), w której wskazał, że:

ZUS

(…) składniki wynagrodzenia uzyskane przez pracownika w okresie nieświadczenia pracy w związku z ww. przerwami dotyczącymi urodzenia i opieki nad dzieckiem, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy, ponieważ prawo do tych świadczeń nie przysługuje za okres świadczenia pracy tylko z racji przebywania na ww. zasiłkach lub urlopach. Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego jest okresem przerwy w ubezpieczeniu pracowniczym. Tytułem zatem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest pobieranie zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Tak samo uznał ZUS w interpretacji indywidualnej z 4 października 2021 r. (WPI/200000/43/682/2021).

Jednocześnie ZUS wskazał w powołanej interpretacji z 28 listopada 2023 r., że nie ma w tym przypadku zastosowania zwolnienie z oskładkowania omawianych świadczeń (benefitów) określone w § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego. Zgodnie z tym przepisem nie stanowią podstawy wymiaru składek składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

ZUS potwierdził to również we wcześniejszych interpretacjach, m.in. z 10 października 2016 r. (DI/100000/43/1012/2016) czy z 14 czerwca 2016 r. (WPI/200000/43/468/2016).

Analogicznie nie podlegają oskładkowaniu benefity finansowane przez pracodawcę osobom przebywającym na urlopie wychowawczym. Takie stanowisko zaprezentował ZUS w interpretacji indywidualnej z 27 kwietnia 2011 r. (DI/100000/451/205/2011), w której uznał, że:

ZUS

(…) wartość świadczenia medycznego przyznanego pracownikowi w okresie przebywania na urlopie wychowawczym nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy, ponieważ prawo do tych świadczeń nie przysługuje za okres świadczenia pracy, tylko z racji przebywania na urlopie wychowawczym. W takim przypadku wartość świadczenia medycznego nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne z tytułu stosunku pracy.

Opodatkowanie benefitów pracowniczych. Przepisy ustawy o pdof nie wyłączają ze statusu pracownika osoby przebywającej na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym. Świadczenia dodatkowe przyznane tym osobom (w rozpatrywanym przypadku – karnety sportowe i prywatna opieka medyczna) nadal należą do przychodów ze stosunku pracy. Przychody ze stosunku pracy stanowią bowiem katalog otwarty. Należą do nich w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof).

Mogą jedynie istnieć wątpliwości co do uznania niektórych benefitów za przychód. W tym zakresie należy przypomnieć, że w wyroku z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) Trybunał Konstytucyjny analizował świadczenia pozapłacowe w kontekście przychodu pracownika i wskazał, że za taki przychód mogą być uznane tylko te świadczenia, które spełniają łącznie następujące warunki:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• spowodowały wymierną korzyść dla pracownika i jest ona przypisana do niego indywidualnie (nie jest dostępna ogólnie dla wszystkich podmiotów).

Benefity, o których mowa w pytaniu, stanowią dla pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim i wychowawczym przychód, który podlega opodatkowaniu. W przypadku pracownika pobierającego zasiłek macierzyński wartość świadczenia finansowaną przez pracodawcę należy doliczyć do pozostałych przychodów, jednak pracownik, który korzysta z urlopu wychowawczego nie otrzymuje z tego tytułu od pracodawcy żadnego zasiłku. Oznacza to, że wartość benefitu taki pracownik opodatkuje samodzielnie w zeznaniu rocznym.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok TK z 8 lipca 2014 r. (K 7/13)

POWOŁANE STANOWISKA URZĘDOWE:

• interpretacja indywidualna ZUS z 28 listopada 2023 r. (DI/200000/43/1037/2023)
• interpretacja indywidualna ZUS z 4 października 2021 r. (WPI/200000/43/682/2021)
• interpretacja indywidualna ZUS z 16 października 2018 r. (DI/100000/43/1004/2018)
• interpretacja indywidualna ZUS z 10 października 2016 r. (DI/100000/43/1012/2016)
• interpretacja indywidualna ZUS z 14 czerwca 2016 r. (WPI/200000/43/468/2016)
• interpretacja indywidualna ZUS z 27 kwietnia 2011 r. (DI/100000/451/205/2011)

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym