Jak rozliczać koszty na przełomie lat w pkpir

Koniec roku to okres szczególnie intensywnej pracy księgowych. Jednym z elementów zamknięcia roku jest prawidłowe rozliczenie kosztów ponoszonych na przełomie roku. Które koszty rozliczamy w starym, a które w nowym roku? Co z fakturami otrzymanymi z opóźnieniem? Podatkowa księga przychodów i rozchodów rządzi się tu swoimi prawami. Omawiamy je na przykładach w niniejszym artykule.

Rozliczając koszty z przełomu lat 2025/2026, należy pamiętać, że od 1 stycznia 2026 r. będzie obowiązywał nowy wzór pkpir. To powoduje, że podatnik dokonujący rozliczenia kosztów na przełomie tych lat będzie zmuszony dokonywać wpisów w dwóch wzorach pkpir. Koszty rozliczane w 2025 r. ujmie w pkpir prowadzonej według wzoru obowiązującego do końca 2025 r. Koszty rozliczane w 2026 r. ujmie już w nowym wzorze pkpir, wprowadzonym od 1 stycznia 2026 r.

1. Metoda prowadzenia pkpir a sposób rozliczania kosztów podatkowych

Podatnik prowadzący pkpir ma możliwość stosowania jednej z dwóch metod rozliczania kosztów w czasie, tj. metody uproszczonej albo memoriałowej. Wybór ten ma znaczenie dla rozliczania tzw. pozostałych wydatków, które są ujmowane w kolumnie 13 pkpir (w nowym wzorze stosowanym od 1 stycznia 2026 r. będzie to kolumna 15). Do takich pozostałych wydatków zalicza się m.in. koszty energii elektrycznej czy koszty ubezpieczeń majątkowych.

Metody uproszczona i memoriałowa nie mają zastosowania do rozliczania kosztów:

• zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych (obecnie jest on ujmowany w kolumnie 10 pkpir, w nowym wzorze będzie to kolumna 12),
• które są rozliczane według odrębnych zasad, np. wynagrodzeń pracowniczych (obecnie są one ujmowane w kolumnie 12 pkpir, w nowym wzorze będzie to kolumna 14).

Dla tego rodzaju kosztów przewidziano odrębne zasady ich rozliczania w pkpir bez względu na wybraną metodę prowadzenia pkpir. Wyjaśniamy to na przykładach w pkt 4. Rozliczanie wynagrodzeń na przełomie roku i pkt 5. Rozliczanie towarów handlowych otrzymanych przed końcem roku.