Jak rozliczać i dokumentować dodatkowe koszty przenoszone na klienta lub pracownika

Z art. 29a ust. 1 i ust. 6 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej:

● z wyjątkiem kwoty podatku,

● włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Tak ustaloną podstawę opodatkowania powiększa się ewentualnie o koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy (art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT).

Jest to podstawowa zasada, którą może kierować się każdy sprzedawca, gdy obciąża kupującego dodatkowymi kosztami. W niektórych przypadkach może skorzystać z innej opcji, tj. refakturowania lub obciążenia kosztami.

Zasadnicza różnica między refakturowaniem a zwrotem kosztów sprowadza się do tego, że w pierwszym przypadku następuje świadczenie usługi przez podmiot refakturujący, w drugim - nie występuje świadczenie usługi ze względu na brak stosunku zobowiązaniowego, natomiast obciążenie kosztami ma prowadzić, w uproszczeniu, jedynie do odzyskania pieniędzy.