4. Organizacja obiegu i kontroli dowodów księgowych

ANDRZEJ WARYSZAK

Dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości nie może ograniczać się do zakładowego planu kont. Równie istotne są inne dokumenty regulując poszczególne obszary funkcjonowania jednostki, jak np. obieg i kontrolę dowodów księgowych.

4.1. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych

Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewniać należyte sprawowanie funkcji informacyjnej i kontrolnej - umożliwić sporządzanie informacji o działalności danej jednostki na potrzeby jej zarządzania i użytkowników zewnętrznych (m.in. sprawozdawczość) oraz zapewnić włączenie systemu rachunkowości do systemu kontroli. Jednym z ważniejszych dokumentów w tym zakresie może być instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych. Dowody księgowe spełniają funkcję informacyjną, gdyż dane z nich wynikające stanowią źródło informacji o przebiegu operacji oraz ich skutkach, natomiast funkcja kontrolna realizowana jest poprzez kontrolę legalności, rzetelności i celowości dokumentowanych operacji.

Elementarnym zadaniem rachunkowości jest dokumentowanie zdarzeń gospodarczych. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 uor). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwanedowodami źródłowymi. Dowody te dzielą się na trzy rodzaje:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych powinna szczegółowo określać tryb i zasady postępowania z dowodami księgowymi.

Co powinna zawierać instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych

1. Rodzaje (wzory) dowodów używanych w danej jednostce.