Zasady ogólne dotyczące redagowania pism urzędowych, zarządzenia kierownika jednostki w sprawie ich podpisywania oraz w sprawie określenia zasad opracowywania i przekazywania do realizacji aktów prawnych

Pracownicy jednostek sektora finansów publicznych, redagując pisma, powinni dbać o to, aby były one sporządzone prawidłowo. Należy więc zwrócić uwagę na wiele elementów, które stanowią o jakości i wartości takiej korespondencji. Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, a właściwie sporządzone potwierdza, że dana jednostka jest dobrze zorganizowana i solidna, a pracownicy i kierownictwo to profesjonaliści. Ponadto każde pismo zawiera nie tylko komunikaty werbalne (zapisaną treść), lecz również komunikaty niewerbalne, które tworzą wizerunek nadawcy w oczach odbiorcy pisma. Takim komunikatem niewerbalnym jest chociażby dopracowana strona wizualna czy też umiejętność uwypuklania informacji ważnych dla danej sprawy.

Elementy korespondencji urzędowej

1. Nagłówek - powinien zawierać nazwę i adres nadawcy (może to być pieczątka jednostki zawierająca dane adresowe).

2. Data i miejsce sporządzenia pisma - tę część pisma umieszcza się z wyrównaniem do prawego marginesu; po nazwie miejscowości należy wstawić przecinek oraz wyraz "dnia" i puste miejsce na odręczne wpisanie daty pisma przez osobę je podpisującą, a w "polu miesiąca" należy wpisać nazwę miesiąca słownie, zwracając uwagę na odpowiednią odmianę, tzn. stycznia, lutego itp., rok należy napisać cyframi arabskimi, np. 2015.