Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji nieruchomości

Nieprawidłowość

Grunty, budynki i budowle oddane w trwały zarząd samorządowym jednostkom budżetowym (szkołom, ośrodkowi pomocy społecznej) i samorządowemu zakładowi budżetowemu (zakładowi gospodarki komunalnej i mieszkaniowej) urząd gminy ujmował w ewidencji bilansowej na koncie 011 „Środki trwałe”. W kolejnych latach od 2016 r. widniały jako własność urzędu gminy:

• budynki i budowle - na arkuszach spisu z natury,
• grunty - w protokołach weryfikacji gruntów.

Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników nie przeprowadzano nigdy spisu z natury ani weryfikacji środków trwałych stanowiących nieruchomości. Dane do arkuszy spisowych na temat budynków i budowli oraz do protokołów weryfikacji na temat gruntów przepisywano z księgi inwentarzowej obiektów środków trwałych. Dlatego nigdy nie zauważono w czasie inwentaryzacji, że te środki trwałe nie powinny być ujęte w ewidencji bilansowej urzędu.

Prawidłowe postępowanie

Środki trwałe stanowiące nieruchomości trzeba inwentaryzować metodą:

• spisu z natury - budynki i budowle,
• weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z danymi zawartymi w odpowiednich dowodach - wszystkie grunty, a także budynki i budowle trudno dostępne oglądowi (np. podziemne).

Tak stanowi art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 uor.

W czasie prawidłowo przeprowadzonego spisu z natury zespoły spisowe dysponujące danymi z ewidencji pomocniczej środków trwałych urzędu gminy (np. z księgi inwentarzowej obiektów środków trwałych) powinny odnotować w sprawozdaniu z przebiegu spisu z natury, że budynki i budowle są użytkowane przez podległe jednostki organizacyjne gminy na podstawie decyzji o ich oddaniu w trwały zarząd. Budynków i budowli nie należało wpisywać do arkuszy spisu z natury, ponieważ stanowią one środki trwałe jednostek organizacyjnych, którym zostały oddane w zarząd (§ 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Budynki i budowle powinny stanowić nadwyżki inwentaryzacyjne pozorne (powstałe na skutek nieujęcia ich rozchodów w księgach rachunkowych). Trzeba je wyksięgować na podstawie protokołu inwentaryzacji z ksiąg rachunkowych urzędu gminy. Należy to zrobić pod datą 31 grudnia roku, za który była przeprowadzana inwentaryzacja (art. 27 ust. 2 uor).

Podobny efekt powinna dać prawidłowo przeprowadzona weryfikacja stanu gruntów. Porównanie zapisów w księgach rachunkowych urzędu z decyzjami o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd i/lub danymi zawartymi w rejestrze gminnego zasobu nieruchomości (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont) powinno skutkować zapisaniem w protokole weryfikacji, że grunty stanowią nadwyżki pozorne. Należy je wyksięgować podobnie jak budynki i budowle.

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawy prawne:

• art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3, art. 27 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)

• § 2 pkt 5, § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)