Przykładowa procedura kwalifikowania i publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)

Choć przepisy nie nakładają wprost obowiązku przyjęcia procedury publikacji i weryfikacji danych w CRU JSFP, z konstrukcji art. 34a i 34b ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.) wynika, że obowiązki w zakresie CRU JSFP mają charakter ciągły, sformalizowany, a odpowiedzialność za ich realizację spoczywa na kierowniku jednostki – zarówno w zakresie organizacji procesu, jak i zapewnienia jego zgodności z przepisami prawa.

Wprowadzenie procedury wewnętrznej pozwala:

• jednoznacznie określić odpowiedzialność poszczególnych pracowników,
• ustandaryzować sposób kwalifikowania umów do CRU JSFP,
• zapewnić terminowość i kompletność danych,
• ograniczyć ryzyko błędów oraz nieprawidłowego ujawnienia danych.

Wdrożenie instrukcji stanowi mechanizm organizacyjny pozwalający kierownikowi jednostki wykazać, że obowiązki w zakresie CRU JSFP są realizowane w sposób uporządkowany, nadzorowany i zgodny z przepisami.

Procedura powinna wskazywać:

• kto kwalifikuje umowę,
• kto ocenia zakres danych osobowych i kto dokonuje anonimizacji,
• kto wprowadza dane, kto je publikuje i kto odpowiada za ich aktualizację.

Ponadto procedura powinna obejmować cykliczne przeglądy danych opublikowanych w CRU JSFP oraz ich usuwanie czy korektę nieprawidłowo wprowadzonych danych.

Takie rozwiązanie wzmacnia rozliczalność kierownika jednostki i ogranicza ryzyko nadmiarowego ujawnienia danych osobowych.

ZARZĄDZENIE NR ……/2026

WÓJTA/BURMISTRA/PREZYDENTA MIASTA

z dnia …… ………… 2026 r

w sprawie wprowadzenia „Procedury kwalifikowania i publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

w Urzędzie Gminy/Miasta ……………”

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1153 z późn.zm.) oraz art. 34a–34b w związku z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 z późn.zm.) i § 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 440), zarządza się co następuje: