Przykładowa procedura kwalifikowania i publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)

Choć przepisy nie nakładają wprost obowiązku przyjęcia procedury publikacji i weryfikacji danych w CRU JSFP, z konstrukcji art. 34a i 34b ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.) wynika, że obowiązki w zakresie CRU JSFP mają charakter ciągły, sformalizowany, a odpowiedzialność za ich realizację spoczywa na kierowniku jednostki – zarówno w zakresie organizacji procesu, jak i zapewnienia jego zgodności z przepisami prawa.

Wprowadzenie procedury wewnętrznej pozwala:

• jednoznacznie określić odpowiedzialność poszczególnych pracowników,
• ustandaryzować sposób kwalifikowania umów do CRU JSFP,
• zapewnić terminowość i kompletność danych,
• ograniczyć ryzyko błędów oraz nieprawidłowego ujawnienia danych.

Wdrożenie instrukcji stanowi mechanizm organizacyjny pozwalający kierownikowi jednostki wykazać, że obowiązki w zakresie CRU JSFP są realizowane w sposób uporządkowany, nadzorowany i zgodny z przepisami.

Procedura powinna wskazywać:

• kto kwalifikuje umowę,
• kto ocenia zakres danych osobowych i kto dokonuje anonimizacji,
• kto wprowadza dane, kto je publikuje i kto odpowiada za ich aktualizację.