Nowa wersja zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7 – jak wypełnić formularz

Płatnicy składek nadal mają obowiązek wypełniania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla swoich pracowników. Dokument ten jest niezbędny do wyliczenia kapitału początkowego, emerytury czy renty. Od 2 sierpnia 2018 r. obowiązuje nowy formularz ZUS ERP-7, który zastąpił dotychczas stosowany druk ZUS Rp-7. A zatem osoby wystawiające zaświadczenia potwierdzające zatrudnienie i wysokość przychodów dla swoich pracowników  powinny stosować już jego nową wersję, tj. druk ERP-7.

Pracownicy ubiegający się o przyznanie świadczeń emerytalnych i rentowych albo o ustalenie kapitału początkowego (za okres przed 1 stycznia 1999 r.) muszą udokumentować staż pracy, a także wysokość otrzymywanych zarobków. Te informacje bowiem są niezbędne do wyliczenia przez ZUS powyższych świadczeń.

Druk ERP-7 (dawniej ZUS Rp-7) pracodawca ma obowiązek wystawić zarówno byłemu, jak i nadal zatrudnionemu pracownikowi. Oprócz pracodawcy dokument ten może wystawić następca prawny pracodawcy, likwidator lub syndyk masy upadłości, a także inny podmiot upoważniony przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia.

Czym różni się druk ERP-7 od druku ZUS Rp-7

Nowy formularz ERP-7 przede wszystkim został przystosowany do obecnie obowiązujących przepisów. A zatem przebudowana została tabela, w której pracodawca wykazuje przychody pracownika. W odróżnieniu do druku ZUS Rp-7, w tabeli obecnego druku ERP-7 nie ma kolumny, w której należy zsumować kwoty wyszczególnione w kolumnach dla danego roku kalendarzowego. Ponadto informację o przekroczeniu rocznej podstawy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe należy umieścić w kolejnej tabeli, która stanowi odrębną część formularza (a nie jak w przypadku wypełniania druku Rp-7 - w pkt 3, tj. w tabeli, w której należało wykazać „Wynagrodzenie - przychód (dochód) - uposażenie”). Jednocześnie nowy formularz został podzielony tematycznie na tzw. sekcje, co spowodowało, że stał się on bardziej przejrzysty.

Do „zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu” dołączona została także informacja, w której zawarto wskazówki służące do prawidłowego wypełniania poszczególnych sekcji dokumentu.

Jak wypełnić druk ERP-7

 „Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu”, zarówno w nowej wersji ERP-7, jak i dotychczasowej ZUS Rp-7 należy wypełniać z należytą starannością. Od danych zawartych w tym dokumencie zależy bowiem wysokość przyszłego świadczenia emerytalnego bądź rentowego. Rekomenduje się, żeby formularz wypełniać wielkimi literami, kolorem niebieskim lub czarnym (nie ołówkiem).

!

Druku ERP-7 nie należy wypełniać ołówkiem.

Przed rozpoczęciem wypełniania druku należy zapoznać się z informacją stanowiącą integralną część druku.

Płatnik składek rozpoczyna wypełnianie druku ERP-7 od sekcji „dane płatnika składek”.

W tej sekcji oprócz identyfikatorów płatnia składek należy podać:

• nazwę płatnika albo imię i nazwisko,
• adres prowadzonej działalności oraz nazwę państwa (w przypadku gdy działalność nie jest prowadzona na terytorium RP), oraz
• numer konta płatnika tzw. NKP (tą daną wypełniają wyłącznie ci przedsiębiorcy, którzy przed 1 stycznia 1999 r. zgłaszali i rozliczali wynagrodzenia swoich pracowników na deklaracjach imiennych).

Przykładowo wypełniony fragment druku ERP-7

Kolejna sekcja to „dane osoby ubezpieczonej -pracownika”. W porównaniu z poprzednim formularzem ZUS Rp-7, w tej części zrezygnowano z takich danych, jak nazwisko rodowe czy ostatnio zajmowane stanowisko.

Przykładowo wypełniony fragment druku ERP-7

Sekcja „informacje o pracowniku” zawiera informacje dotyczące:

• daty i okresu zatrudnienia,
• zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy przed 15 listopada 1991 r.,
• udzielonego urlopu bezpłatnego oraz
• urlopu wychowawczego /urlopu bezpłatnego na wychowywanie dzieci.

Przykład

Pani Magdalena była zatrudniona w Spółce z o.o. w okresie od 15 marca 1995 r. do 30 kwietnia 2016 r. W tym okresie nie korzystała ani z urlopu bezpłatnego, ani z urlopu wychowawczego. W tym przypadku prawidłowo wypełniona sekcja dotycząca „informacji o pracowniku” powinna wyglądać następująco:

W sekcji „informacje o wypłaconych świadczeniach” płatnik składek podaje okresy, za które wypłacono pracownikowi:

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (na podstawie art. 92 k.p. lub innych odrębnych przepisów),
• zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński (po 14 listopada 1991 r.),
• świadczenie rehabilitacyjne.

Przykład

Pani Magdalena z poprzedniego przykładu przebywała na zwolnieniach lekarskich w okresie:

- od 15.11.1995 r. do 18.11.1995 r. (wynagrodzenie chorobowe),

- od 25.03.1997 r. do 6.04.1997 r. (zasiłek opiekuńczy na członka rodziny),

- od 6.01.1998 r. do 10.01.1998 r. (wynagrodzenie chorobowe).

Prawidłowo wypełniony fragment formularza ERP-7 wygląda następująco:

Kolejną sekcję stanowi tabela, w której płatnik składek ma obowiązek wykazać kwoty:

• wynagrodzenia/uposażenia,
• świadczeń wypłaconych w okresie niezdolności do pracy,
• innych należności

- za dany rok kalendarzowy, uwzględnianych przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego.

Jest to kolejna bardzo ważna część formularza, a informacje w niej zawarte mają istotny wpływ na wysokość przyszłej emerytury lub renty. Tabela zamieszczona jest na odrębnej stronie, a więc nad tabelą znalazło się miejsce na imię i nazwisko oraz datę urodzenia osoby, dla której jest wypełniana. Ponadto w tabeli można zamieścić dane z 20 lat. Jest to duże udogodnienie dla płatnika składek. Bowiem w druku ZUS Rp-7 wierszy na poszczególne lata było za mało i płatnicy musieli wypełniać kolejny formularz, albo kopiować tabelę, opatrując ją niezbędnymi pieczątkami i podpisami upoważnionych osób.

 Tabelę należy wypełniać na podstawie m.in.: list płac, kart wynagrodzeń, kart przychodów oraz kartotek zasiłkowych, uwzględniając tylko te składniki przychodu, które:

• stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub
• stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.)

- w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały.

!

Kwoty stałych i zmiennych składników wynagrodzenia/uposażenia, a także kwoty świadczeń za czas niezdolności do pracy wypłacone w innym roku niż rok kalendarzowy, za który są należne, trzeba doliczyć do roku, za który przysługują, oraz wyłączyć z roku, w którym zostały wypłacone.

Tabela druku ERP-7 podzielona jest na 7 kolumn (tak jak w poprzednim druku ZUS Rp-7), jednakże różni się rodzajem informacji, jakie powinny znaleźć się w poszczególnych kolumnach. Poniżej przedstawiamy składniki wynagrodzenia (bądź inne świadczenia), jakie powinny znaleźć się w poszczególnych kolumnach nowego formularza:

Warto przypomnieć, że nadal (analogicznie jak przy wypełnianiu poprzedniego druku ZUS Rp-7) obowiązuje zasada wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu) przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty do roku, za który przysługują, a nie w którym zostały wypłacone. Jeżeli płatnik składek nie może ustalić, za jaki okres składnik wynagrodzenia jest należny, wówczas należy go dopisać do roku, w którym był on wypłacony.

Przykład

Załóżmy że Pani Magdalena składa dokumenty do wyliczenia kapitału początkowego. Wystąpiła do swojego poprzedniego pracodawcy o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za okres od dnia rozpoczęcia pracy w 1995 r. do końca 1998 r. Pani Magdalena w latach 1995-1998 uzyskała w:

•  1995 r. - wynagrodzenie stałe 17 000 zł, premię regulaminową 1800 zł, wynagrodzenie chorobowe (z art. 92 k.p.) 156,48 zł,

• 1996 r. - wynagrodzenie stałe 20 400 zł, premię regulaminową 4000 zł,

• 1997 r. - wynagrodzenie stałe 19 633,33 zł, premię regulaminową 6000 zł, zasiłek opiekuńczy w wysokości 609,57 zł,

• 1998 r. - wynagrodzenie stałe 20 154,48 zł, premię regulaminową 300 zł, wynagrodzenie chorobowe (z art. 92 k.p.) w kwocie 232,85 zł.

Tabela druku ERP-7 powinna być wypełniona następująco:

Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia) wówczas płatnik składek ma obowiązek wypełnić następną tabelę (w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe”), podając rok i miesiąc przekroczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Przykład

Załóżmy że Pani Magdalena (z poprzednich przykładów) składa dokumenty do ustalenia emerytury. Wystąpiła więc do Spółki z o.o. o przygotowanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za cały okres zatrudnienia, tj. do 30 kwietnia 2016 r. W 2008 r. w związku z uzyskaniem wysokiej nagrody uznaniowej, Pani Magdalena przekroczyła 30-krotność we wrześniu, natomiast w 2009 r. - w październiku, a w 2010 r. - w listopadzie. Płatnik składek, wystawiając dokument ERP-7, te informacje powinien zamieścić w odpowiedniej sekcji. Prawidłowo wypełniony dokument wygląda następująco:

Pozostałe sekcje formularza ERP-7 dotyczą różnych informacji, które mogą okazać się pomocne bądź wręcz niezbędne do prawidłowego wyliczenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego albo rentowego. Taką informacją może być np. rodzaj dokumentów, na podstawie których płatnik składek wypełnił druk ERP-7. Może się okazać bowiem, że wynagrodzenia ujęte w tabeli zostały wykazane przez pracodawcę na podstawie umów o pracę, aneksów, aktów mianowania czy powołania, albo innych pism potwierdzających wysokość zarobków ale nie na podstawie dokumentów płacowych. W takim przypadku należy w tabeli ujmować tylko te składniki które mają charakter stały (np. płaca zasadnicza czy dodatek stażowy) a ich wysokość wynika z dokumentacji osobowej. W tym wypadku (na podstawie dokumentacji osobowej) nie należy wykazywać w zaświadczeniu składników zmiennych.

Wypełnianie druku ERP-7 kończy się wpisaniem daty jego wypełnienia oraz własnoręcznym podpisem płatnika składek lub osoby uprawnionej bądź upoważnionej do wystawienia tego dokumentu. Należy także podać numer telefonu a także opatrzyć dokument pieczątką zawierającą imię, nazwisko i stanowisko osoby która go podpisała.

Warto wskazać że dotychczas stosowany druk ZUS Rp-7 musiał być podpisany przez dwie osoby, tj. przez pracodawcę lub osobę przez niego uprawnioną/upoważnioną do wystawiania tego typu dokumentów oraz przez kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 5-7, art. 15, art. 53, art. 125- 125a, art. 174 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270),

• § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412),

• § 1-14 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (Dz.U. z 1989 r. Nr 11, poz. 63)

• § 1-7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

Agata Pinzuł

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych, redaktor Serwisu Prawno-pracowniczego