Święta w firmie – jak finansować i rozliczać prezenty oraz spotkania świąteczne

Pracodawca może przekazać zatrudnionym prezenty z okazji świąt, które mogą być finansowane nie tylko ze środków przeznaczonych na cele socjalne, ale również ze środków obrotowych. Świadczenia z zfśs są zwolnione w całości ze składek ZUS i w latach 2020-2021 nie podlegają opodatkowaniu do kwoty 2000 zł w roku. Świadczenia świąteczne finansowane ze środków obrotowych są oskładkowane i opodatkowane na zasadach ogólnych.

Udział pracowników i współpracowników w spotkaniu wigilijnym zorganizowanym przez pracodawcę oraz skorzystanie z poczęstunku i przygotowanych atrakcji nie powinny obecnie powodować trudności w rozliczeniu. Wartość świadczeń zaoferowanych w czasie takiego spotkania nie oznacza już bowiem powstania przysporzenia majątkowego dla zaproszonych osób. Pracodawca nie dolicza zatem kosztów wigilijnej uroczystości do przychodu tych osób.

Świadczenia świąteczne finansowane ze środków zfśs

Powszechnie stosowaną przez pracodawców tworzących zfśs praktyką jest pokrywanie kosztów zakupu świątecznych podarunków ze środków zakładu pracy. Choć tego rodzaju benefity nie są wprost wymienione w ustawie o zfśs jako rodzaj działalności socjalnej, traktuje się je jako świadczenia o charakterze pomocowym, stanowiące jeden z przejawów udzielania osobom uprawnionym pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej.

Należy jednak mieć na uwadze, aby wsparcie w formie świątecznych prezentów:

● zostało wskazane w regulaminie gospodarowania zfśs oraz

● było przyznawane z zastosowaniem tzw. kryterium socjalnego, czyli uzależnione od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej.

Znajduje to potwierdzenie m.in. w wyrokach Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 13 lutego 2013 r. (III AUa 1097/12) oraz w Szczecinie z 20 czerwca 2013 r. (III AUa 111/13). W drugim wskazanym wyroku sąd apelacyjny stwierdził, że:

Definicja działalności socjalnej daje (...) pracodawcy możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. bonów finansowych z okazji świąt Bożego Narodzenia i Wielkanocy z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy).