Kodeks pracy 2023 z komentarzem

Pracodawca

Pracodawcą jest jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają pracowników. Taką jednostką może być osoba prawna, np. spółka, spółdzielnia, przedsiębiorstwo, lub jednostka pozbawiona takiej osobowości, np. jednostka budżetowa. Za pracodawcę można zatem uznać jedynie taki podmiot, który jest upoważniony do samodzielnego zatrudniania pracowników. Nie będzie natomiast pracodawcą jednostka, której kierownik zatrudnia jedynie w imieniu pracodawcy i na podstawie otrzymanego od pracodawcy upoważnienia.

Pracodawcą może być również osoba fizyczna, a zatem każdy obywatel. Ma on prawo do zatrudniania pracowników, nawet jeśli nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej.

Pracownik

Pracownikiem jest osoba pozostająca w stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Pracownikami nie są zatem osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, np. umowę zlecenia, umowę o dzieło lub kontrakty menadżerskie. Za pracownika należy uznać również osobę wykonującą pracę w warunkach właściwych dla stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez nią umowy.

PRZYKŁAD 1

Firma zatrudniła osobę na podstawie umowy zlecenia na stanowisku sekretarki. Osoba ta wykonuje pracę w siedzibie firmy codziennie, w stałych godzinach od 8.00 do 16.00. Jest podporządkowana dyrektorowi, który na bieżąco zleca jej wykonywanie zadań służbowych. W takiej sytuacji, mimo że osoba ta jest zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, mamy do czynienia ze stosunkiem pracy. Decyduje o tym charakter pracy sekretarki, ponieważ są spełnione cechy właściwe dla stosunku pracy, takie jak: podporządkowanie, stałe miejsce pracy, stałe godziny pracy. Sekretarka może w tej sytuacji wystąpić do sądu pracy o uznanie zawartej umowy zlecenia za umowę o pracę, jak również inspektor pracy może, nawet bez zgody takiej osoby, wystąpić do sądu o uznanie zawartej umowy za stosunek pracy.

Akty prawa wewnątrzzakładowego

Do aktów prawa wewnątrzzakładowego zaliczane są m.in.: układy zbiorowe pracy, regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, regulaminy zfśs, regulamin pracy zdalnej, statuty oraz inne przepisy wewnętrzne obowiązujące w danym zakładzie pracy. Postanowienia wynikające z aktów prawa wewnętrznego nie mogą być w żadnym punkcie mniej korzystne od ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy zawartych zarówno w Kodeksie pracy, jak i w innych powszechnie obowiązujących regulacjach szczegółowych. Dotyczy to również dodatkowych obowiązków czy danych osobowych, które zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi pracownik miałby wykonywać czy podawać.

Zawieszenie prawa wewnątrzzakładowego

W przypadku złej sytuacji finansowej firmy pracodawca może zawrzeć ze związkami zawodowymi, a gdy takie nie działają w zakładzie - z przedstawicielstwem pracowników, porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów wewnątrzzakładowych.

Porozumienie to może dotyczyć wyłącznie bardziej korzystnych, niż ogólnie obowiązujące przepisy, postanowień wewnątrzzakładowych. Nie może ono zawieszać jakichkolwiek postanowień Kodeksu pracy ani innych ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Maksymalny okres zawieszenia przepisów wewnątrzzakładowych wynosi 3 lata. Po upływie tego okresu pracodawca musi powrócić do stosowania zawieszonych przepisów.

Dyskusyjne jest natomiast to, czy porozumienie o zawieszeniu przepisów może być zawarte ponownie po pewnym czasie, jeżeli już trwało 3 lata, a w firmie znów wystąpią problemy ekonomiczne. Większość ekspertów prawa pracy przyjmuje, że jeżeli porozumienie trwało 3 lata, to nie można go ponownie zawrzeć, nawet po długiej przerwie od zakończenia zawartego wcześniej porozumienia.

Porozumienie w tej sprawie pracodawca jest zobowiązany przekazać właściwemu miejscowo okręgowemu inspektorowi pracy. Przekazanie tego porozumienia ma charakter zawiadomienia, a nie konieczności uzyskania zgody PIP na jego zawarcie.

Należy przyjąć, że porozumienie o zawieszeniu przepisów prawa pracy nie podlega wypowiedzeniu. Jest bowiem zawierane na określony czas. Nie ma jednak przeszkód, aby je rozwiązać wcześniej za porozumieniem stron, jeżeli sytuacja ekonomiczna pracodawcy ulegnie poprawie.

Wprowadzenie zawieszenia przepisów prawa pracy oznacza, że pracodawca nie musi wręczać pracownikom wypowiedzeń zmieniających, mimo że dochodzi do pogorszenia ich warunków zatrudnienia. Zawieszenie przepisów dotyczy również pracowników chronionych, np. pracownic w ciąży, pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, pracowników w wieku przedemerytalnym. Jeżeli bowiem organizacja związkowa lub przedstawiciele pracowników wyrażą zgodę na zawieszenie przepisów, to dotyczy ono wszystkich pracowników, w tym także podlegających ochronie.

W czasie obowiązywania zawieszenia przepisów pracownicy nie nabywają prawa do świadczeń lub uprawnień, które zostały zawieszone.

PRZYKŁAD 2

Pracodawca zawarł z przedstawicielami pracowników porozumienie o zawieszeniu przepisów dotyczących wypłaty nagród jubileuszowych, premii rocznych i prawa do 100% wynagrodzenia za pierwsze 33 dni choroby. W czasie obowiązywania porozumienia pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy. Ze względu na to, że przepisy o przyznawaniu nagród jubileuszowych zostały zawieszone, pracownikowi nie przysługuje nagroda.

Po upływie okresu, na jaki zostały zawieszone przepisy prawa pracy, automatycznie następuje ich przywrócenie. Powinny więc być stosowane ponownie.

Zawieszenie przepisów zakładowych w czasie COVID-19

Na czas epidemii i zagrożenia epidemicznego COVID-19 wprowadzono specjalne rozwiązania w zakresie prawa pracy. Obecnie obowiązuje w Polsce od 16 maja 2022 r. stan zagrożenia epidemicznego COVID-19. Szczególne rozwiązania w zakresie prawa pracy przewidują dla pracodawców możliwość zawarcia porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę, w zakresie i czasie ustalonym w tym porozumieniu (art. 15zf ust. 1 pkt 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm., dalej: ustawa o COVID-19).

Z tego rozwiązania mogą skorzystać wszyscy pracodawcy:

● u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych na skutek wystąpienia pandemii koronawirusa,
● którzy do końca III kwartału 2019 r. nie zalegali w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FGŚP, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy.

Wymogu niezalegania z daninami publicznymi nie stosuje się do pracodawców będących przedsiębiorcami, którzy:

● zawarli umowę z ZUS lub otrzymali decyzję urzędu skarbowego w sprawie spłaty zadłużenia i terminowo opłacali raty lub korzystali z odroczenia terminu płatności,
● mają zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FGŚP, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy powstałe w okresie spadku obrotów gospodarczych na skutek pandemii koronawirusa, a przedsiębiorca dołączył do wniosku o przyznanie świadczeń plan spłaty zadłużenia uprawdopodabniający poprawę kondycji finansowej przedsiębiorcy i pełną spłatę zaległości w regulowaniu wskazanych składek, wraz z kopią wniosku do ZUS o rozłożenie na raty należności z tytułu tych składek lub o odroczenie ich płatności.

Procedura zawierania porozumienia o zmianie warunków zatrudnienia:

Krok 1. Pracodawca występuje z propozycją zawarcia porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia do zakładowej organizacji związkowej lub, w przypadku jej braku, do przedstawicieli pracowników

Porozumienie w sprawie zmiany warunków zatrudnienia pracowników pracodawca zawiera z:

● organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
● organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych - jeżeli u pracodawcy nie działają reprezentatywne organizacje zrzeszające co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
● zakładową organizacją związkową - jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo
● przedstawicielami pracowników - jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (w przypadku trudności z przeprowadzeniem wyborów pracowników z powodu pandemii koronawirusa porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wcześniej wybranymi do innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy).

W przypadku braku zgody organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników na zawarcie porozumienia wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy lub zmiany warunków zatrudnienia będzie niemożliwe w omawianym trybie.

Krok 2. Pracodawca przekazuje kopię zawartego porozumienia okręgowemu inspektorowi pracy w ciągu 5 dni roboczych od jego zawarcia

Wskazane zawiadomienie ma charakter informacyjny. Dla jego ważności nie jest potrzebna zgoda okręgowego inspektora pracy. Nie można jednak wykluczyć, że jeżeli inspektor pracy stwierdzi, że zawarte porozumienie narusza przepisy prawa pracy, to będzie interweniował u pracodawcy.

Krok 3. Okręgowy inspektor pracy przekazuje informację o zawartym porozumieniu do rejestru ponadzakładowych układów pracy

Po otrzymaniu kopii zawartego porozumienia, w przypadku gdy pracownicy zatrudnieni u pracodawcy byli objęci ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, okręgowy inspektor pracy przekazuje informację o porozumieniu w sprawie stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników, niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, do rejestru ponadzakładowych układów pracy. W takim przypadku przez czas określony w porozumieniu nie stosuje się warunków z umów o pracę wynikających z zakładowych i ponadzakładowych układów zbiorowych pracy.

Pracodawca, jeśli uzgodni to z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi, będzie mógł np. czasowo zrezygnować z wypłaty pracownikom niektórych świadczeń lub ograniczyć ich wysokość. Nie może jednak zmniejszyć wysokości tych świadczeń poniżej minimum, jakie gwarantują przepisy prawa pracy. Obniżenie świadczeń może również dotyczyć wynagrodzeń zasadniczych.

PRZYKŁAD 3

Pracodawca wypłaca pracownikom nagrody jubileuszowe, które zostały przyznane w regulaminie wynagradzania. W związku ze spadkiem obrotów firmy na skutek wystąpienia COVID-19 zawarł on porozumienie z przedstawicielami pracowników dotyczące zawieszenia wypłaty nagród jubileuszowych na okres roku. Ponadto w wyniku tego porozumienia wynagrodzenia zasadnicze pracowników zostały obniżone do wysokości minimalnego wynagrodzenia, tj. 3490 zł brutto. Zawarcie takiego porozumienia jest dopuszczalne.

Wskazane uprawnienie pracodawcy do zawarcia porozumienia o zmianie warunków zatrudnienia nie zostało ograniczone do czasu trwania stanu epidemii/zagrożenia epidemicznego. Możliwość skorzystania z niego zależy jedynie od spadku obrotów gospodarczych u pracodawcy oraz od zawarcia porozumienia, które określi czas jego trwania.

Podstawowe zasady prawa pracy

Przepisy Kodeksu pracy zawierają w art. 10-18³ główne zasady prawa pracy. Zasady te dotyczą m.in. prawa pracownika do godziwego wynagrodzenia i wypoczynku, poszanowania dóbr osobistych pracownika, zapewnienia pracownikom przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Jednak zasada prawa pracy, która najczęściej ma zastosowanie w praktyce, określa, że postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy (akt powołania, mianowania), nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Takie postanowienia są nieważne, a w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. Zasada ta oznacza, że nawet jeżeli pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali w umowie o pracę postanowienia niezgodne z prawem pracy, to będą one nieważne (art. 18 § 2 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD 4

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na czas nieokreślony. Ustalono w niej, że pracownika obowiązuje 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Takie postanowienie po przepracowaniu przez pracownika co najmniej 6 miesięcy u tego pracodawcy będzie nieważne. Okresy wypowiedzenia dla umów na czas nieokreślony, jak również umów na czas określony zawarte są bowiem w Kodeksie pracy. W przypadku gdy pracownik przepracował u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy, obowiązuje go 1 miesiąc wypowiedzenia. Dwa tygodnie wypowiedzenia przysługują przy zatrudnieniu na umowę na czas nieokreślony poniżej 6 miesięcy. Oznacza to, że jeśli pracownik przepracuje 6 miesięcy, postanowienie w umowie o pracę dotyczące okresu wypowiedzenia nie będzie obowiązywało. Jest ono bowiem mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Zamiast niego należy stosować przepisy Kodeksu pracy o okresach wypowiedzenia umów na czas nieokreślony. A zatem pracownikowi, mimo ustalenia w umowie o pracę 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia, będzie przysługiwał, po przepracowaniu co najmniej 6 miesięcy, 1 miesiąc wypowiedzenia, natomiast po osiągnięciu 3 lat pracy - 3 miesiące wypowiedzenia.

Równe traktowanie w zatrudnieniu

Jedną z podstawowych zasad obowiązujących w Kodeksie pracy jest to, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Nie mogą być w tym zakresie dyskryminowani, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

Użyty przez ustawodawcę zwrot "w szczególności" oznacza w tym przypadku, że nie jest to katalog zamknięty i każde inne kryterium powodujące różnicowanie sytuacji pracowników może zostać uznane za nieuzasadnione, skutkujące naruszeniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Takim kryterium może być posiadanie lub nieposiadanie dzieci, stan majątkowy itp.

PRZYKŁAD 5

Prywatne przedszkole, chcąc zatrudnić nauczyciela na podstawie umowy o pracę, zamieściło w prasie ogłoszenie, w którym jako warunek konieczny do zatrudnienia wskazało posiadanie przez kandydata własnych dzieci. Taki warunek nie może zostać uznany za uzasadniony wymóg zawodowy i stanowi naruszenie równego traktowania w zakresie nawiązania stosunku pracy.

Różnicowanie pracowników w zatrudnieniu musi być uzasadnione zgodnym z prawem celem, który ma być przez to osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu muszą być właściwe i konieczne. Zastosowanie przez ustawodawcę tak ogólnych pojęć będzie niewątpliwie powodowało rozbieżności interpretacyjne, które w konkretnym przypadku będzie musiał rozstrzygnąć sąd pracy.

Zarówno poddanie się przez pracownika molestowaniu lub molestowaniu seksualnemu, jak i podjęcie przez pracownika działań przeciwstawiających się takim zachowaniom, nie może powodować dla tego pracownika jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Zwolnienie z pracy pracownika, który przeciwstawił się molestowaniu, lub pomijanie go przy nagrodach czy podwyżkach zakładowych zawsze będzie mogło zostać uznane za naruszenie tego zakazu.

Niezatrudnienie pracownika ze względu na kryterium wieku, płci czy np. niepełnosprawność jest w niektórych przypadkach oczywiste i uzasadnione. Mężczyzna nie będzie mógł skutecznie udowodnić przejawów dyskryminacji ze względu na płeć, gdy oferta pracy dotyczyła modelek mających reklamować damskie ubrania. Tak samo oczywiste i niepodważalne jest stosowanie środków, które różnicują sytuację prawną pracowników ze względu na ochronę rodzicielstwa lub niepełnosprawność. Dodatkowe uprawnienie kobiet w ciąży czy pracowników niepełnosprawnych (np. zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, dodatkowe urlopy) jest w pełni uzasadnione ze względu na ochronę tych osób.

Nie stanowi przejawu dyskryminacji różnicowanie sytuacji pracowników ze względu na kryterium stażu pracy, co uzasadnia odmienne traktowanie pracowników ze względu na wiek. Dotyczy to m.in. takich kwestii, jak np. wysokość dodatku stażowego, wysokość odprawy dla zwalnianego pracownika, przyznanie odpowiedniego stopnia awansu zawodowego itp.

Dodatkowej ochronie podlega pracownik, który skorzystał z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia zasad równego traktowania w zatrudnieniu i wystąpił do sądu z pozwem o odszkodowanie. Nie można bowiem tym uzasadniać zwolnienia takiego pracownika z pracy, ale również nie może to powodować dla niego żadnych innych niekorzystnych konsekwencji. Ochronie podlega dodatkowo pracownik, który w jakiejkolwiek formie udzielił wsparcia pracownikowi korzystającemu z uprawnień przysługujących z tytułu naruszenia zasad równego traktowania w zatrudnieniu. Regulacja ta dotyczy przede wszystkim pracowników zeznających jako świadkowie w postępowaniu o naruszenie zasad równego traktowania w zatrudnieniu.

Pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń) lub zapewnić pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 94¹ Kodeksu pracy). Może np. zamieścić tekst tych przepisów w regulaminie pracy, z którym każdy z pracowników ma obowiązek zapoznać się przed rozpoczęciem pracy, indywidualnie przekazać pracownikom tekst tych przepisów lub udostępnić go w intranecie.

Naruszenie przez pracodawcę zasad równego traktowania w zatrudnieniu uprawnia pracownika do wystąpienia do sądu pracy z pozwem o odszkodowanie w kwocie nie niższej niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę (od 1 stycznia 2023 r. wynosi ono 3490 zł brutto, a od 1 lipca 2023 r. wyniesie 3600 zł brutto).

W takim przypadku ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. Będzie on musiał dowieść przed sądem pracy równego traktowania pracownika, który złożył pozew, z innymi pracownikami zatrudnionymi na takich samych stanowiskach, z równorzędnymi obowiązkami i innymi elementami stosunku pracy.

W związku z wprowadzeniem w 2023 r. do przepisów Kodeksu pracy możliwości świadczenia przez pracowników pracy w formie zdalnej ustawodawca wskazał na konieczność równego traktowania pracowników wykonujących pracę w tym trybie oraz ich niedyskryminowania. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie:

● nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
● warunków zatrudnienia, awansowania oraz
● dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być również w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy w formie zdalnej, jak również z powodu odmowy świadczenia takiej pracy. Dodatkowo pracodawca powinien umożliwić pracownikowi pracującemu w trybie zdalnym przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej - na zasadach przyjętych dla wszystkich pozostałych pracowników.

Nadzór nad przestrzeganiem prawa pracy i kontrola respektowania przepisów

Podstawowy nadzór nad przestrzeganiem przez pracodawców przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej, sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Jej uprawnienia dotyczą możliwości kontroli o każdej porze dnia i nocy respektowania przez pracodawcę przepisów prawa pracy oraz stosowania odpowiednich środków w tym zakresie wobec pracodawców, polegających na wydawaniu decyzji administracyjnych i stosowaniu innych środków prawnych kierowanych pod adresem pracodawców. Niewykonanie decyzji we wskazanym przez PIP terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, podlegające grzywnie. Natomiast utrudnianie lub udaremnianie przeprowadzenia kontroli stanowi przestępstwo przeciwko działalności instytucji państwowych i jest zagrożone karą pozbawienia wolności do 3 lat.

Społeczną kontrolę przestrzegania w zakładzie prawa pracy sprawuje społeczna inspekcja pracy. Społecznego inspektora pracy wybierają pracownicy zakładu na okres 4 lat. Pracodawca jest zobowiązany założyć w zakładzie księgę uwag i zaleceń społecznego inspektora pracy. W księdze tej społeczny inspektor pracy wpisuje uwagi i zalecenia dla pracodawcy. Niewykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy przez pracodawcę stanowi wykroczenie podlegające karze grzywny. Pracodawca, który nie zgadza się z zaleceniem sformułowanym przez społecznego inspektora pracy, może wnieść sprzeciw do właściwego inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy w terminie 7 dni od dnia doręczenia zalecenia, a od zalecenia inspektora nakazującego natychmiastowe usunięcie bezpośrednich zagrożeń mogących spowodować wypadek przy pracy - niezwłocznie. W takim przypadku inspektor pracy PIP po przeprowadzeniu kontroli w tym zakresie wydaje decyzję administracyjną lub stosuje inne dostępne środki prawne, np. pouczenie.

Komentarz do Kodeksu Pracy 2023 - Dział II. Stosunek pracy

Stosunek pracy może zostać zawarty na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. O tym, czy strony danej umowy łączy stosunek pracy, decyduje charakter i sposób wykonywania pracy oraz treść zawartej umowy, a nie sama jej nazwa.

Warunki przesądzające o tym, że zawarta umowa jest umową o pracę (muszą być spełnione łącznie)

Warunki właściwe dla umowy o pracę	Charakterystyka
praca określonego rodzaju	w tym przypadku chodzi o pracę związaną z wykonywaniem czynności na oznaczonym stanowisku, np. sprzedawcy, księgowej, portiera itp.
praca na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem	pracownik nie ponosi odpowiedzialności za wyniki tej pracy i działa na ryzyko pracodawcy, któremu jest podporządkowany i zobowiązany do wypełniania jego poleceń; nie może zatem samodzielnie kierować swoją pracą i podlega ciągłej lub okresowej kontroli pracodawcy albo jego przedstawicieli
praca w określonym miejscu i czasie	pracownik nie może dowolnie kształtować swojego czasu pracy oraz decydować o miejscu jej wykonywania, jest uzależniony np. od lokalu pracodawcy i godzin jego otwarcia; to pracodawca wyznacza mu miejsce i godziny pracy, w których praca jest wykonywana
praca za wynagrodzeniem	pracownik za swoją pracę otrzymuje wynagrodzenie; w umowie o pracę nie można ustalić, że jest to praca nieodpłatna

Zatrudnienie pracownika we wskazanych powyżej warunkach przesądza o istnieniu między stronami stosunku pracy (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). W takim przypadku wola stron jest bez znaczenia. Spełniając bowiem powyższe warunki wykonywania pracy, strony są zobowiązane do zawarcia umowy o pracę, a nie np. umowy o dzieło czy zlecenia. Często zdarza się, że pracodawcy w celu zmniejszenia kosztów pracy (pozbawiając pracownika płatnych urlopów wypoczynkowych, wynagrodzenia za czas choroby itd.) zawierają umowy cywilnoprawne w sytuacji, gdy warunki i charakter świadczonej pracy wskazują na konieczność zawarcia umowy o pracę. Takie postępowanie pracodawcy jest niedopuszczalne, stanowi obejście prawa i tym samym wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Udostępnianie danych osobowych

Przepisy prawa pracy wskazują, jakich wyłącznie danych pracodawca może żądać od osoby podejmującej pracę oraz od pracownika. Przepisy Kodeksu pracy zostały w tym zakresie dostosowane do wymagań rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, tzw. RODO).

Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania:

● imienia (imion) i nazwiska,
● daty urodzenia,
● danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę,
● wykształcenia,
● kwalifikacji zawodowych,
● przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca nie może więc żądać od tej osoby innych danych, np. o stanie cywilnym czy rodzinnym.

Warto jednak pamiętać, że dane osobowe, takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, można pobierać przed zatrudnieniem pracownika tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W przeciwnym razie mogą być one przetwarzane dopiero po zatrudnieniu pracownika.

Warto przy tym zwrócić uwagę na wzór skierowania na profilaktyczne badania lekarskie. W części dotyczącej podania numeru PESEL można wpisać ten numer tylko w stosunku do pracowników kierowanych na okresowe lub kontrolne badania profilaktyczne. W przypadku osób kierowanych na badania wstępne należy w tym miejscu wpisywać ich datę urodzenia. Wynika to wprost z instrukcji wypełniania skierowania na badania lekarskie i jest zgodne z przepisami Kodeksu pracy regulującymi, jakie dane osobowe pracodawca może odbierać od pracownika przed jego zatrudnieniem, a jakie po podpisaniu z nim umowy o pracę. To samo dotyczy adresu zamieszkania kandydata. Adres może być przetwarzany dopiero po zatrudnieniu kandydata.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia np. w kwestionariuszu osobowym lub w inny sposób, np. przez okazanie dowodu osobistego. Kwestionariusz osobowy nie jest dokumentem obowiązkowym, a pracodawca, który chce go stosować, musi opracować swój własny wzór, dostosowany w zakresie danych osobowych do obowiązujących przepisów.

Po zatrudnieniu danej osoby, oprócz podanych wyżej danych, pracodawca ma prawo domagać się również:

● adresu zamieszkania,
● numeru PESEL, a w razie jego braku - rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
● innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
● informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
● numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Zatem obecnie pracodawca nie może żądać od pracownika imion rodziców, które nie mogą być już przetwarzane ani przed zatrudnieniem pracownika, ani po jego zatrudnieniu. Również informacja o miejscu zamieszkania nie jest dla pracodawcy dostępna przed zatrudnieniem pracownika. Danych o tym, gdzie pracownik mieszka, pracodawca może wymagać dopiero po jego zatrudnieniu.

Poza tymi danymi pracodawca może żądać od pracownika podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Niewątpliwie w tym przypadku chodzi o dodatkowe dane wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, np. dane o niekaralności wymagane przykładowo od nauczycieli czy pracowników samorządowych zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Konieczność dostosowania przepisów Kodeksu pracy do RODO wymusiła na ustawodawcy również uregulowanie przetwarzania danych osobowych pracowników za ich zgodą. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹§ 1 i § 3 Kodeksu pracy, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Zatem pracodawca, chcąc posiadać (przetwarzać) inne dane spoza powyższego zamkniętego katalogu, musi uzyskać od pracownika zgodę. Dotyczy to najczęściej takich danych jak: prywatny numer telefonu pracownika, jego adres e-mail, wizerunek. Należy jednak pamiętać, że zgoda musi spełniać wymagania definicyjne określone w RODO, tj. być dobrowolna, jednoznaczna, konkretna i świadoma. Zgoda może być w każdym czasie wycofana przez pracownika. Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą jednak być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika bądź powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a zwłaszcza nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Udostępnienie pracodawcy dodatkowych danych może następować na wniosek pracodawcy lub z inicjatywy samego pracownika czy kandydata do pracy.

W przypadku danych osobowych wrażliwych (obejmujących pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby) ich udostępnienie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy samego pracownika. Przykładowo ujawnienie przez pracownika faktu niepełnosprawności będzie mogło nastąpić wyłącznie z jego inicjatywy, a nie na podstawie żądania pracodawcy, by pracownik złożył oświadczenie w tym zakresie. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania ...