Anulowanie faktury zamiast korekty. Kiedy jest możliwe?

Gdy transakcja udokumentowana fakturą nie została zrealizowana, a dokument nie trafił do nabywcy, anulowanie faktury może okazać się jedynym właściwym rozwiązaniem. W takich przypadkach wystawienie faktury korygującej bywa utrudnione ze względu na konieczność uzgodnienia warunków korekty i posiadania odpowiedniej dokumentacji. Organy podatkowe dopuszczają anulowanie faktury, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.

dokumenty, vat, faktury, rozliczanie

Aby obniżyć VAT na podstawie faktury korygującej, podatnik musi posiadać dokumentację, z której wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

W sytuacji gdy faktura została wystawiona jeszcze przed realizacją czynności, którą miała dokumentować, i ostatecznie do tej czynności nie dochodzi, a ponadto nabywca nie otrzymał faktury, zapewne nie będzie zainteresowany uzgadnianiem warunków dokonania korekty. Dlatego w podobnych przypadkach anulowanie niepotrzebnie wystawionej faktury jest rozwiązaniem racjonalnym, akceptowanym przez organy podatkowe.

Warunki anulowania faktury

Organy podatkowe wyznaczają dwa podstawowe warunki, które muszą być łącznie spełnione, aby faktura mogła zostać anulowana:

1. Brak faktycznej realizacji czynności

Faktura podlegająca anulowaniu nie może dokumentować czynności faktycznie zrealizowanej, czyli zdarzenia, które doszło do skutku. Jeżeli czynność została już wykonana – na przykład towar dostarczono nabywcy, a następnie dochodzi do jego zwrotu – anulowanie faktury nie jest wówczas zasadne. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

2. Nieprzekazanie faktury nabywcy

Drugi warunek dotyczy niewprowadzenia faktury do obrotu prawnego, czyli w praktyce nieprzekazania faktury nabywcy. Oznacza to, że oba egzemplarze faktury muszą pozostać u wystawcy.

Organy podatkowe jednoznacznie wskazują, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Skutki podatkowe anulowania faktury

Anulowanie faktury oznacza, że transakcja nią udokumentowana nie miała miejsca. Taką fakturę traktuje się tak, jakby nie została w ogóle wystawiona. Ma to szczególne znaczenie w kontekście przepisów art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Natomiast anulowana faktura nie powoduje obowiązku zapłaty podatku z niej wynikającego.

Sposób anulowania faktury papierowej

Anulowania faktury, wystawionej w tradycyjnej wersji papierowej, należy dokonać poprzez przekreślenie obu egzemplarzy faktury oraz opatrzenie ich opisem o anulowaniu. Warto również wskazać datę dokonania czynności anulowania faktury oraz jej przyczynę.

Anulowane faktury przechowuje się w dokumentacji księgowej, na zasadach analogicznych, jak obowiązujące dla standardowych faktur. Faktura taka nie powinna być oczywiście niszczona. Jej brak skutkowałby niezachowaniem ciągłości numeracji faktur. Numer przyporządkowany anulowanej fakturze nie powinien być ponownie wykorzystywany. Wartości wynikających z anulowanej faktury nie ujmuje się w JPK_V7. W szczególności nie należy ich wykazywać jednocześnie jako wartości in plus oraz in minus. W razie ujęcia anulowanej faktury w JPK_V7 należy wysłać jego korektę, w której nie uwzględnia się tej faktury.

Autor: Ewa Kowalska