Interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.611.2025.1.MW
Wydatki z tytułu diet za czas podróży służbowej, nieprzekraczające limitów przypadających pracownikom, mogą zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności, natomiast ryczałty za noclegi nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej przedsiębiorcy.
Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:
-prawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet,
-nieprawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za noclegi.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
24 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 21 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Jest Pan osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Działalność ta polega na wykonywaniu transportu drogowego rzeczy na terenie Polski i innych krajów Unii Europejskiej. Działalność wykonuje Pan osobiście, prowadząc pojazdy będące Pana własnością i służące do wykonywania działalności gospodarczej.
Posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku od osób fizycznych.
Działalność gospodarczą prowadzi Pan od 27 października 2021 r. w Polsce.
Działalność gospodarcza opodatkowana jest podatkiem na zasadach ogólnych (tj. skala podatkowa).
Dokumentacja podatkowa prowadzona jest w formie Książki Przychodów i Rozchodów.
Do kosztów uzyskania przychodów chciałby Pan zaliczyć diety zagraniczne oraz ryczałty za noclegi.
Pytanie
Czy w związku z prowadzoną przez Pana działalnością może Pan rozliczać w kosztach uzyskania przychodu delegacje zagraniczne, tj. diety i ryczałty za noclegi?
Pana stanowisko w sprawie
W Pana ocenie – koszty delegacji zagranicznych wprost przenoszą się na uzyskany przez Pana przychód, tj. gdyby nie wykonywał Pan transportu osobiście, co za tym idzie, nie ponosił kosztów z tym związanych, to Pana przychód byłby mniejszy o 30%.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa Pan, że może Pan rozliczać delegacje zagraniczne w kosztach uzyskania przychodów. Zamierza Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty ryczałtów za noclegi oraz wartość diet nieprzekraczającą wysokości diet przysługujących pracownikom, określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest:
-prawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet,
-nieprawidłowe – w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za noclegi.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych (diet) osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.
Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.
Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.
W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.
Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1, zgodnie z którym:
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.
W odniesieniu natomiast do ryczałtu za na nocleg wskazuję na § 16 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
Zgodnie z § 16 pkt 2 tego rozporządzenia:
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
Do przedsiębiorców – w odniesieniu do wykonywanych przez nich podróży służbowych – nie mają zastosowania ww. przepisy. Stąd przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym omawiany „ryczałt za noclegi”, nie przysługują przedsiębiorcom, wobec czego nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem, wynikającym z cytowanego wcześniej przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w jego firmie zadania kierowcy ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami bądź rachunkami.
Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Jednocześnie takim kosztem podatkowym nie są ryczałty za noclegi, ponieważ § 16 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej nie ma w Pana sprawie zastosowania.
Podsumowanie: w związku z prowadzoną działalnością może Pan rozliczać w kosztach uzyskania przychodów diety (do wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach). Natomiast ryczałtu za noclegi nie może Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w Pana działalności gospodarczej.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?