Więcej obowiązków przy wypełnianiu JPK_V7 po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Do rozliczenia za styczeń 2026 r., wypełniając JPK_V7, nie wpisujemy numeru KSeF, gdy ewidencjonujemy faktury ustrukturyzowane. Zmieni się to od rozliczenia za luty 2026 r. Zgodnie z projektem przygotowanym przez resort finansów, podatnicy będą zobowiązani do wykazywania w ewidencji VAT numeru identyfikującego fakturę w KSeF (tzw. numer KSeF). W przypadku braku tego numeru w momencie składania ewidencji konieczne będzie zastosowanie odpowiedniego oznaczenia.

Ministerstwo Finansów i Gospodarki przedstawiło projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych oraz w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Projekt zawiera następujące zmiany:

• wprowadzenie nowych oznaczeń faktur i dokumentów w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),

• obowiązek oznaczania faktur w ewidencji zakupu numerem identyfikującym fakturę w KSeF,

• dostosowanie struktury JPK_VAT z deklaracją do nowych zasad rozliczania podatku VAT od niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym, wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1911).

Oznaczenia faktur w obowiązkowym KSeF

Oprócz numeru faktury nadawanego w ramach jednej serii trzeba będzie również wpisywać numer KSeF, który otrzymamy po wysłaniu faktury do systemu. Numer ten będzie wynikał z otrzymanego UPO, potwierdzającego przyjęcie faktury do KSeF i będzie wpisywany zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i w ewidencji zakupów.

Od 1 lutego 2026 r. zostaną także wprowadzone dodatkowe oznaczenia dla faktur wystawionych poza KSeF:

• OFF – ewidencjonując faktury wystawione w okresie trwania awarii KSeF, jak również w okresie trwania niedostępności tego systemu i braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika. Oznaczenie to będzie wskazywało, że z uwagi na brak aktywności systemu faktura nie ma przydzielonego numeru identyfikującego KSeF i nie została przesłana do systemu. Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF po zakończeniu awarii lub niedostępności systemu, a przed wysłaniem JPK_V7, będziemy wpisywać numer KSeF, a nie oznaczenie OFF.

• BFK – ewidencjonując faktury elektroniczne i faktury w postaci papierowej wystawione bez użycia KSeF. Znacznik ten trzeba będzie stosować w przypadku braku obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, np. dla konsumentów.

• DI – dla dokumentów innych niż faktury, a także, jak wynika z uzasadnienia do projektu, faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na moment złożenia pliku JPK_VAT nie będą miały numeru KSeF lub nie zostaną przesłane do systemu. Jeśli faktura będzie wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją podatnik nie będzie posiadał numeru KSeF dla tego dokumentu lub nie zostanie on przesłany do KSeF, wówczas będzie go musiał wykazać w JPK_VAT z deklaracją po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć DI.

W przypadku oznaczenia DI podatnik po uzyskaniu numeru KSeF będzie zobowiązany do skorygowania JPK_VAT z deklaracją i uzupełnienia numeru KSeF.

Zasady stosowania oznaczeń w strukturze JPK_VAT z deklaracją

Jak wyjaśnia MF w uzasadnieniu do projektu, oznaczenia DI, RO oraz WEW mogą występować jednocześnie. W strukturze logicznej JPK_VAT z deklaracją (tzw. schemie JPK_VAT z deklaracją), numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI są umieszczone w jednym węźle. W przypadku wyboru oznaczenia DI, ze względu na brak przesłanek do zastosowania pozostałych oznaczeń, może zaistnieć konieczność dodatkowego wskazania oznaczenia RO lub WEW (po stronie sprzedaży), bądź VAT_RR lub WEW (po stronie zakupu).

Proces ten przebiega etapowo, najpierw należy zaznaczyć oznaczenie DI w odpowiednim węźle struktury, co umożliwia następnie wybór kolejnego właściwego oznaczenia, np. RO, WEW, VAT_RR.

Dodatkowo, oznaczenia FP oraz MK mogą współwystępować z innymi typami danych, takimi jak numer KSeF, OFF czy BFK.

Zmiany w strukturze JPK_VAT z deklaracją w związku z rozliczeniem kaucji

W związku z obowiązkiem rozliczenia w deklaracji VAT podatku od niezwróconej kaucji przez podmioty wprowadzające produkty w opakowaniach, wprowadzono zmiany w strukturze JPK_VAT z deklaracją. Celem tych zmian jest umożliwienie prawidłowego wykazania podwyższonej podstawy opodatkowania w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następującego po roku, dla którego ustalono różnicę w wartości kaucji.

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług - opubl. 14 października 2025 r. na www.rcl.gov.pl

Oprac. Katarzyna Bogucka