MF określił jak będzie uzupełniany JPK_V7 po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Od rozliczenia za luty 2026 r. podatnicy będą musieli wykazywać w ewidencji nie tylko numer faktury, lecz także numer KSeF, a gdy faktura nie będzie miała nadanego numeru KSeF nowe kody takie jak OFF, BFK czy DI. Zmiany te oznaczają nową wersję pliku JPK_V7 i istotnie wpłyną na sposób raportowania sprzedaży i zakupów VAT.

JPK_VAT

Od rozliczenia za luty 2026 r. uzupełniając JPK_V7 oprócz numeru faktury nadawanego w ramach jednej serii trzeba będzie również wpisywać numer KSeF, który otrzymamy po wysłaniu faktury do systemu. Numer ten będzie wynikał z otrzymanego UPO, potwierdzającego przyjęcie faktury do KSeF. Numer KSeF nie jest częścią pliku XML wysłanej faktury. Będzie on podany w kolumnie „Numer identyfikujący fakturę w KSeF”, i będzie zawierał 32 znaki. Jak ostrzega MF nie należy go mylić z numerem referencyjnych który jest również podany na UPO.

Numer KSeF będziemy wpisywali zarówno po stronie ewidencji sprzedaży jak i zakupów, niezależnie od tego w jakim trybie została wystawiona faktura (tryb: online, offline24, awarii, niedostępności systemu), jeśli z chwilą złożenia JPK_V7 została przesłana do KSeF i zostanie jej nadany ten numer.

Od rozliczenia za luty 2026 r. zostaną także wprowadzone dodatkowe oznaczenia, gdy fakturze nie zostanie jeszcze nadany numer KSeF lub będzie to inny dokument.

I tak będziemy wpisywali zarówno w ewidencji zakupów jak i sprzedaży oznaczenie:

• OFF – gdy faktura zostanie wystawiona w okresie trwania awarii systemu , o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT i na dzień złożenia ewidencji nie zostanie jej nadany numer KSeF. Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF po zakończeniu awarii lub niedostępności systemu, a przed wysłaniem JPK_V7, będziemy wpisywać numer KSeF, a nie oznaczenie OFF.

• BFK – ewidencjonując faktury elektroniczne i faktury w postaci papierowej wystawione bez użycia KSeF. Kod ten będą stosowali m.in. podatnicy, którzy od rozliczenia za luty nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, albo w stosunku do faktur konsumenckich wystawionych poza KSeF oraz podatnicy odliczający VAT z takiej faktury.

• DI – dla dokumentów innych niż faktury; będą to dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK(oznaczane kodem RO i WEW) i jak wynika z załącznika do rozporządzenia(cz. II, ust.15) takie oznaczenie będą miały faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) lub w czasie niedostępności systemu(art. 106nh ustawy o VAT), i udostępniane nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie będzie posiadał numeru KSeF. Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik będzie zobowiązany skorygować ewidencję i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF.

Ponadto podatnicy będą wykazywali już funkcjonujące do tej pory oznaczenia takie jak RO, WEW, FP występujące po stronie sprzedaży oraz oznaczenia VAT_RR, WEW, MK – występujące po stronie zakupu.

Nadal kodem FP będziemy oznaczali faktury sprzedażowe wystawione do paragonów. Do końca 2026 r. kod ten będzie stosowany zarówno do faktur ustrukturyzowanych jak i do faktur wystawionych za pomocą kas rejestrujących, które nie będą musiały być wystawiane w KSeF.

Jak wyjaśnia MF w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia:

MF

(...) oznaczenia DI oraz RO i WEW mogą występować razem. Wskazać trzeba, że w strukturze logicznej JPK_VAT z deklaracją (tzw. schemie JPK_VAT z deklaracją) numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI występują w jednym węźle. W przypadku wyboru oznaczenia DI, z uwagi na brak przesłanek do wyboru pozostałych oznaczeń, może wystąpić konieczność dalszego wyboru oznaczenia RO lub WEW (po stronie sprzedaży) bądź VAT_RR lub WEW (po stronie zakupu). Najpierw bowiem należy zaznaczyć w węźle struktury oznaczenie DI, aby następnie mieć możliwość wybrania kolejnego odpowiedniego oznaczenia j.w. np. RO lub WEW bądź VAT_RR lub WEW.

Nowe regulacje spowodują zmianę obecnej wersji JPK_V7. Nową wersję JPK_V7(3) złożymy pierwszy raz od rozliczenia za luty 2026 r.

Joanna Dmowska