Plan urlopów na 2026 r. - poradnik dla pracodawcy
Przygotowanie planu urlopów na 2026 rok to proces, który wymaga od pracodawcy starannego uwzględnienia zarówno przepisów prawa pracy, jak i potrzeb pracowników. Kluczowe jest, aby plan był zgodny z Kodeksem pracy, uwzględniał wnioski urlopowe pracowników i zapewniał ciągłość funkcjonowania firmy. Pracodawca musi również pamiętać, że plan powinien być dostępny dla pracowników przed rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego - do 31 grudnia 2025 roku.
Terminarz kadrowo-płacowy na 2026 r. »
Zasady sporządzania planu urlopów
Obowiązek tworzenia planu urlopów jest uzależniony od tego, czy w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa. Zasady ogólne w zakresie tworzenia planu urlopów zawarte są w art. 163 § 1 Kodeksu pracy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje plan urlopów).
Pracodawca ustalając plan urlopów powinien uwzględnić wnioski pracowników, które zawierają konkretne propozycje terminów (przedziałów czasu) wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Należy jednak pamiętać, że uwzględnienie konkretnych propozycji urlopowych będzie możliwe, jeżeli nie będą one kolidowały z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.
Ustalając plan urlopów, należy pamiętać o zasadach wynikających z podziału urlopu na części. Jak już wspomniano, zasadą jest udzielanie urlopu w całości. Wyjątkiem od tej zasady, będącym dominującą praktyką, jest podział urlopu na mniejsze części. Dzieląc 20 lub 26 dni urlopu na mniejsze okresy nie można zapomnieć o zasadzie, zgodnie z którą przynajmniej jedna z części urlopu powinna trwać nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych. Należy również mieć na uwadze, że nie cała należna na dany rok pula dni urlopowych podlega planowaniu. Planem urlopów nie obejmuje się 4 dni urlopu udzielanego w terminie wskazanym przez pracownika – tzw. urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).
Do kiedy trzeba ustalić plan urlopów
Pracodawca mający obowiązek (lub zamiar) opracowania planu urlopów w pierwszej kolejności powinien ustalić, kiedy należy podjąć działania w zakresie tworzenia planu. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają w tej sprawie bezpośrednich wskazówek. Może to dawać wrażenie, że termin na sporządzenie planu jest zupełnie dowolny. Należy jednak przyjąć, że nie jest to wniosek dający się wyprowadzić z ogółu regulacji dotyczących zarówno tworzenia planu, jak i nabywania prawa do corocznego urlopu wypoczynkowego.
Pracownik z dniem 1 stycznia każdego roku kalendarzowego nabywa prawo do nowej, corocznej puli urlopowej. Prowadzi to do wniosku, że plan urlopów powinien być sporządzony i podany do wiadomości pracowników przed dniem 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
Przed 1 stycznia danego roku należy sporządzić i podać pracownikom do wiadomości plan urlopów.
Planowanie urlopów, szczególnie u większych pracodawców, jest złożonym procesem, wymagającym rozwiązań kompromisowych między często rozbieżnymi interesami pracodawcy a pracowników, w związku z tym warto opracowywanie planu rozpocząć odpowiednio wcześnie.
Pracodawca zdecydował, że 31 grudnia przystąpi do tworzenia planu urlopów – uznając, że im później przystąpi do tworzenia planu – tym bardziej aktualne informacje dotyczące sytuacji wpływających na kształt planu będzie miał (w tym w zakresie przypadków od pracowników i pracodawcy niezależnych). Niezależnie od tego, że formalnie nie rozpoczął się jeszcze kolejny rok kalendarzowy, na który będzie tworzony plan, należy uznać, że ostatnie dni grudnia nie są optymalnym okresem do tworzenia planu. Trzeba bowiem pamiętać, że stroną tworzenia planu, przynajmniej w początkowej fazie, są pracownicy. Ich obecność w pracy w ostatnich dniach roku oraz tym samym czynny udział w procesie planowania urlopów mogą być ograniczone. Pracodawca nie ma prawa odwoływać pracowników z urlopów wypoczynkowych udzielonych zgodnie z planem na ostatnie dni grudnia, aby mogli oni uczestniczyć w tworzeniu planu urlopów.
Sporządzanie planu urlopów na 2026 r. – jak to zrobić prawidłowo »
Na jaki okres tworzy się plan urlopów
Przepisy prawa pracy nie wskazuję przedziału czasu, na który plan urlopów powinien być stworzony. Powszechną praktyką jest tworzenie planu urlopów na cały rok kalendarzowy – czyli na 12 miesięcy, w ramach których pracownik może wykorzystać urlop w danym roku. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma prawa tworzyć kilku planów urlopów, dzieląc rok na poszczególne części.
Nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów na cały rok kalendarzowy.
Plan urlopów może być tworzony na okres 12 miesięcy, obejmując tym samym cały rok kalendarzowy, w ramach którego pracownicy nabywają uprawnienia urlopowe, jak również na okresy krótsze. W przypadku tworzenia dwóch planów urlopów na równe okresy, drugi plan urlopów powinien być opracowany i podany do wiadomości pracowników w czerwcu.
Zakład produkcyjny zatrudnia pracowników na stanowiskach robotniczych związanych bezpośrednio z produkcją, jak również osoby na stanowiskach administracyjno-biurowych. Uwzględniając brak ograniczeń wynikających z przepisów, pracodawca ma możliwość tworzenia w zależności od potrzeb planu urlopów na 12 miesięcy, jak również kilku planów na krótsze okresy, przykładowo obejmujące 6 miesięcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy produkcyjni zostali objęci planami półrocznymi, a pozostałe grupy pracownicze – planami opracowanymi na rok.
Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników
Opracowany plan urlopów nie jest dokumentem pozostającym wyłącznie do dyspozycji pracodawcy lub ewentualnie organów kontrolnych, jakimi są inspektorzy pracy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Przepis nie reguluje jednak kwestii technicznych związanych z upublicznianiem tego planu. Tym samym sposób podania planu do wiadomości pracowników zależy od firmowych zwyczajów.
Podanie planu urlopów do publicznej wiadomości pracowników zwalnia pracodawcę z indywidualnego powiadamiania pracowników o terminach ich urlopów wypoczynkowych wynikających z planu.
Co istotne, funkcjonowanie planu urlopów nie zwalania pracownika z obowiązku złożenia wniosku i uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów.
Oprac. Katarzyna Bogucka
Przeczytaj więcej: Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia »
POTRZEBUJESZ POMOCY?