Kiedy przedsiębiorca musi zapewnić wizualizację faktury z KSeF

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem KSeF przedsiębiorcy muszą pamiętać nie tylko o prawidłowym wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, ale także o zasadach ich wizualizacji. Wizualizacja, czyli prezentacja faktury w formie czytelnej dla odbiorcy (plik pdf lub wydruk), będzie konieczna w określonych przypadkach – zwłaszcza przy transakcjach z podmiotami zagranicznymi lub osobami fizycznymi. Ministerstwo Finansów nie narzuca jednego wzoru wizualizacji, dokument ten musi być spójny z danymi przesłanymi do KSeF i zawierać wymagane oznaczenia, w tym odpowiednie kody QR.

KSeF

Założeniem KSeF jest, że faktura będzie otrzymywana przez nabywcę krajowego posiadającego identyfikator podatkowy NIP przy użyciu systemu. Niemniej, w kilku ustawowo określonych sytuacjach, wystąpi obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Przypadki te określa w szczególności art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

Przypadki, gdy konieczne jest udostępnianie nabywcom faktur ustrukturyzowanych w sposób z nimi uzgodniony poza KSeF:

1. Miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego,
2. Nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
3. Nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
4. Nabywcą jest podatnik z innego państwa członkowskiego UE, korzystający ze zwolnienia w ramach tzw. procedury SME,
5. Nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6,
6. Nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Wizualizacja będzie również tworzona, gdy faktura doręczona w KSeF będzie używana poza KSeF.

Zasady tworzenia wizualizacji e-faktur

W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie zostanie wprowadzony jeden obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem. Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

E-Fakturę można zwizualizować (np. w postaci pliku pdf) także w bezpłatnych narzędziach oferowanych przez MF – tj. w Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej KSeF czy aplikacji e-mikrofirma.

Jakie warunki musi spełnić faktura

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

• jej spójność w porównaniu z zawartością pliku XML faktury przesłanego do KSeF,

• czytelność dokumentu poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,

• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system, a treścią wizualizacji.

Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML, może zawierać dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia.

Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie offline i nieprzesłanych jeszcze do KSeF dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Wskazówki dla podatników

Tworząc wizualizację faktury w ramach KSeF pamiętaj, że jest to jedynie forma prezentacji danych zawartych w pliku XML, który został lub będzie wysłany do KSeF. Dlatego kluczowe jest zachowanie spójności między wizualizacją a danymi przesłanymi do KSeF.