PKPiR 2026 - co się zmieniło od 1 stycznia 2026 r.?

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które wprowadziło między innymi nowy wzór PKPiR. Nowe przepisy dostosowują zasady prowadzenia PKPiR do struktury JPK oraz obowiązku korzystania z KSeF. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na większą cyfryzację rozliczeń, a biura rachunkowe – na wdrożenie nowych procedur i obsługę klientów zgodnie z nowymi wymogami..

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy PIT zobowiązani do przesyłania JPK_V7M muszą prowadzić pkpir elektronicznie. Po zakończeniu każdego roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego za ten rok, muszą przesyłać pkpir w strukturze JPK_PKPIR. Plik ten trzeba przesyłać do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca:

• zamieszkania – w przypadku osób fizycznych,

• prowadzenia działalności – w przypadku spółki niebędącej osobą prawną. Jeżeli spółka prowadziła działalność w więcej niż jednym miejscu, plik trzeba będzie przesłać naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według jej siedziby. Jeśli nie będzie możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego, właściwość tę ustali się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.

Pozostali podatnicy PIT będą zobowiązani do prowadzenia pkpir elektronicznie i przesyłania jej w strukturze JPK_PKPIR od 1 stycznia 2027 r.

W związku z wprowadzonymi zmianami Minister Finansów i Gospodarki 6 września 2025 r. wydał nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie w sprawie pkpir wprowadziło nowy wzór pkpir oraz zmieniło niektóre zasady jej prowadzenia.

Nowy wzór PKPiR

Po zmianach - od 1 stycznia 2026 r. - podatnicy muszą prowadzić pkpir na nowym wzorze. Został on określony w załączniku do nowego rozporządzenia w sprawie pkpir. Wzór zawiera 19 kolumn, w tym dwie zupełnie nowe.

Nowe kolumny służą do wpisywania:

• numeru identyfikującego fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (numer KSeF faktury). Numer ten trzeba wpisywać w kolumnie nr 3. W poprzednim wzorze pkpir kolumna ta służyła do wpisywania numeru dowodu księgowego. Numer KSeF faktury nie zastąpił numeru faktury nadawanego przez podatnika.

W związku z tym podatnik wystawiający faktury w KSeF musi wpisywać w pkpir:

– numer KSeF faktury w kolumnie 3 „Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur” oraz

– numer faktury nadany przez niego samego w kolumnie 4 pkpir „Numer dowodu księgowego”;

• identyfikatora podatkowego kontrahenta. Identyfikator ten obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora. Trzeba go wpisywać w kolumnie nr 5. W poprzednim wzorze pkpir kolumna ta służyła do wpisywania adresu. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie nr 5 pkpir identyfikator podatkowy kontrahenta, to w kolumnach 6 i 7 nie wpisuje jego pozostałych danych (zob. pkt 5 objaśnień do rozporządzenia w sprawie pkpir).

W wyniku wprowadzonych zmian przenumerowaniu uległy pozostałe kolumny pkpir.

Likwidacja uproszczonej PKPiR dla rolników

Rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudniania w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, u których łączny przychód z tej działalności nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym, utracili prawo prowadzenia pkpir według uproszczonego wzoru. Od początku 2026 r. tacy rolnicy muszą prowadzić pkpir według wzoru wprowadzonego przez nowe rozporządzenie w sprawie pkpir.

Likwidacja dziennych i miesięcznych zestawień sprzedaży

Podatnicy wystawiający w danym dniu wiele faktur, którzy nie prowadzą ewidencji na kasie fiskalnej, nie mogą już sporządzać dziennych zestawień tych faktur w celu zaksięgowania ich w pkpir jednym zbiorczym zapisem. Tego rodzaju zestawienia nie są już uznawane za dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisów w pkpir. W związku z tym tacy podatnicy muszą dokonywać zapisów w pkpir na podstawie poszczególnych faktur, a nie ich dziennych zestawień.

Została również zlikwidowana możliwość dokonywania zapisów w pkpir na podstawie miesięcznego zestawienia sprzedaży sporządzanego na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT.

Paragon bez danych nabywcy nie wystarczy

Podatnicy utracili możliwość dokumentowania:

• paragonami – zakupu materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego,
• dowodami wewnętrznymi – zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego.

Podatnicy mogą dokumentować takie zakupy fakturami uproszczonymi, czyli paragonami z NIP.

Terminy dokonywania wpisów w PKPiR

Wyjątkiem jest ewidencjonowanie przychodu na podstawie dowodu wewnętrznego, kiedy to zapisu należy dokonać raz dziennie po zakończeniu dnia. W praktyce w tym samym terminie należy dokonywać zapisów po stronie kosztowej, z uwzględnieniem zasad potrącania kosztów określonych w ustawie o PIT.

Podpisywanie spisu z natury

Od 1 stycznia 2026 r. został zlikwidowany obowiązek podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis jest podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Do pkpir należy wpisywać wyłącznie wartość spisu.

Możliwość przechowywania PKPiR w dowolnym miejscu

W rozporządzeniu w sprawie pkpir zrezygnowano z przepisu wskazującego wprost, gdzie musi być przechowywana pkpir oraz dowody, na podstawie których dokonywano w niej wpisów, w przypadku gdy podatnik prowadzi pkpir samodzielnie, a także wtedy, gdy zlecił jej prowadzenie biuru rachunkowemu. Brak takiej regulacji nie zwalnia podatników z obowiązku przechowywania pkpir oraz ww. dowodów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mogą to robić w dowolnie wybranym przez siebie miejscu. Nie musi to już być np. ich siedziba.