Interpretacja indywidualna z dnia 26 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.865.2025.2.KK
Faktura generowana w systemie księgowym z dodatkowo umieszczonym kodem QR, udostępniana zagranicznym kontrahentom w formie PDF, może stanowić wizualizację e-faktury w rozumieniu art. 106gb ust. 4 ustawy VAT, wystawionej przy użyciu KSeF, pod warunkiem braku rozbieżności z e-fakturą strukturyzowaną.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
26 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie wskazania, czy faktura generowana w systemie księgowym Spółki z dodatkowo umieszczonym na niej kodem QR, udostępniana zagranicznym kontrahentom w postaci pliku PDF załączanym do wiadomości e-mail, będzie stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizację e-faktury dokumentującej WDT, wystawionej przy użyciu KSeF. Uzupełnili go Państwo pismem z 19 grudnia 2025 r. (wpływ 23 grudnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego (ostatecznie przedstawiony w piśmie z 19 grudnia 2025 r.)
Wnioskodawca (zwany dalej Spółką) jest podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny, zarówno na potrzeby transakcji krajowych jak i na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Wnioskodawca generuje faktury sprzedaży w systemie księgowym i udostępnia je zagranicznym kontrahentom w postaci pliku PDF, załączanego do wiadomości e-mail.
Zagraniczni kontrahenci nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Faktury wystawiane przez Spółkę poza elementami spełniającymi wymogi przewidziane w art. 106e ustawy o VAT, zawierają również dodatkowe elementy. Dla przykładu, na fakturach dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów zamieszczane są m.in.:
-logo Spółki,
-numer kontrahenta nadany w systemie księgowym przez Spółkę,
-dane osoby kontaktowej ze strony Spółki (imię i nazwisko, numer telefonu, fax, adres e-mail),
-numer i data zamówienia,
-numer i data listu przewozowego,
-adnotacje dot. miejsca wysyłki towarów,
-kod taryfy celnej oraz opis towaru nawiązujący do kodu taryfy celnej,
-dodatkowe informacje dotyczące Spółki (numer telefonu, fax, adres strony internetowej, informacja o członkach zarządu Spółki, informacja o miejscu siedziby),
-informacje o rachunkach bankowych Spółki,
-warunki i termin płatności,
-warunki dostawy towaru (Incoterms),
-informacje dot. wysyłki towaru.
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą mieli obowiązek dokumentowania transakcji przy zastosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej także: KSeF).
Spółka planuje kontynuowanie dotychczasowego (opisanego powyżej) modelu wystawiania i przesyłania faktur, tj. Spółka planuje przesyłać zagranicznym kontrahentom dokument wygenerowany w jej systemie księgowym, stanowiący dotychczas fakturę (dalej także: dotychczasowa faktura). Równocześnie Spółka będzie wprowadzać do KSeF faktury sprzedaży i generować faktury elektroniczne zawierające kod QR. Wygenerowany kod QR Spółka będzie umieszczać na dotychczasowej fakturze generowanej przez system księgowy i taką fakturę w formie pdf będzie wysyłać zagranicznym kontrahentom. Za takim rozwiązaniem przemawiają też ograniczenia techniczne występujące w KSeF. W ramach testów Spółka wprowadza do KSeF faktury sprzedaży i okazało się, że w KSeF można wprowadzić cenę jednostkową z np. pięcioma miejscami po przecinku, jednak wygenerowana faktura zawiera już tylko dwa miejsca po przecinku. Taki sposób określania ceny nie będzie akceptowany przez odbiorców, stąd konieczność stosowania dotychczasowych rozwiązań, czyli przesyłania kontrahentom faktur generowanych przez system księgowy a nie przez KSeF.
Pytanie (ostatecznie sformułowane w piśmie z 19 grudnia 2025 r.)
Czy dotychczasowa faktura (dokument stanowiący fakturę generowaną w systemie księgowym Spółki) z dodatkowo umieszczonym na niej kodem QR, udostępniana zagranicznym kontrahentom w dotychczasowy sposób, tj. w postaci pliku PDF załączanego do wiadomości e-mail będzie stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wizualizację e-faktury, wystawionej przy użyciu KSeF, dokumentującej WDT?
Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w piśmie z 19 grudnia 2025 r.)
W ocenie Spółki, w stanie prawnym, który będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. dotychczasowa faktura (dokument stanowiący obecnie fakturę generowaną w systemie księgowym Spółki i udostępniany zagranicznym kontrahentom w dotychczasowy sposób, tj. w postaci pliku PDF załączanego do wiadomości e-mail) będzie stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, wizualizację e-faktury, wystawionej przy użyciu KSeF dokumentującej WDT.
Od 1 lutego 2026 r. podmioty mające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej będą zobligowane do wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF, dokumentujących dokonywane przez nich transakcje, w tym m.in. WDT. Jednak w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju) na podatnikach dokonujących dostaw wewnątrzwspólnotowych nie będzie ciążył obowiązek udostępniania tych e-faktur przez KSeF, będą bowiem mogli je udostępnić nabywcom w sposób z nimi uzgodniony (dalej: wizualizacja). Wizualizacja takiej e-faktury powinna być oznaczana kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Wobec powyższego, w ocenie Spółki, dotychczasowa faktura która:
-zostanie wygenerowana w systemie księgowym Spółki, zgodnie ze stosowanym przez Spółkę dotychczas wzorem, w uzgodnionej z klientem wersji językowej (angielskiej albo niemieckiej),
-będzie zawierała dodatkowe informacje niewpływające na kwestie prawidłowego rozliczenia VAT,
-będzie zawierała dane odpowiadające informacjom zawartym na e-fakturze wystawionej w KSeF, z kodem QR włącznie,
będzie mogła stanowić wizualizację e-faktury wystawionej w KSeF.
W konsekwencji, Spółka nie będzie zobowiązana do udostępniania zagranicznym kontrahentom dokumentu wygenerowanego z KSeF.
W tym przypadku nie dojdzie również do podwójnego zafakturowania/udokumentowania jednej transakcji, bowiem zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e- Faktur. Dotychczasowa faktura udostępniona zagranicznemu kontrahentowi poza KSeF będzie stanowić natomiast jedynie wizualizację e-faktury, do wygenerowania której Spółka będzie zobowiązana przepisami ustawy o VAT (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), a nie odrębną samodzielną fakturę wystawioną poza KSeF.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają:
1)odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2)eksport towarów;
3)import towarów na terytorium kraju;
4)wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5)wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Z powyższego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie, z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają określone czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia (określanym na podstawie przepisów ustawy) jest terytorium kraju.
Według art. 2 pkt 1 ustawy:
Przez terytorium kraju rozumie się terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.
Jak stanowi art. 2 pkt 4 ustawy:
Przez terytorium państwa członkowskiego rozumie się terytorium państwa wchodzące w skład terytorium Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.
Na podstawie art. 2 pkt 5 ustawy:
Przez terytorium państwa trzeciego rozumie się terytorium państwa niewchodzącego w skład terytorium Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem art. 2a ust. 1 i 3.
W myśl art. 2 pkt 6 ustawy:
Przez towary rozumie są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.
Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:
Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Według art. 13 ust. 1 ustawy:
Przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
W myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
W myśl art. 106a ustawy:
Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do:
1)sprzedaży, z wyjątkiem:
a)przypadków, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 1a, w których usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego i faktura dokumentująca te transakcje nie jest wystawiana przez usługobiorcę lub nabywcę towarów w imieniu i na rzecz usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów,
b)czynności rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tych rozdziałów jest państwo członkowskie inne niż Rzeczpospolita Polska;
2)dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:
a)państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
b)państwa trzeciego;
3)dostawy towarów i świadczenia usług rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7, przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tych procedur, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tych rozdziałów jest Rzeczpospolita Polska;
4)sprzedaży na odległość towarów importowanych, rozliczanej w procedurze szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 9, przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tej procedury, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tego rozdziału jest Rzeczpospolita Polska.
Według art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1)datę wystawienia;
2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6)datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7)nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8)miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9)cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12)stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14)kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15)kwotę należności ogółem.
Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.
Należy także wskazać, że ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zmianami wynikającymi z Dz. U. z 2024 r. poz. 852 i Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
W myśl art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.
Zgodnie z art. 106nc ust. 1 i ust. 3 ustawy:
1.Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
3.Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
W świetle art. 106gb ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:
1.Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2.Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
3.Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
4.W przypadku gdy:
1)miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2)nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3)nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4)nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5)nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
6)nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
-faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
5.Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
1)udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2)użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
5a)Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem, o którym mowa w ust. 5, jest obowiązany również podmiot inny niż podatnik – w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
6.W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
7.Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.
8.Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ust. 1 ustawy:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
W myśl art. 106ne ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty dotyczące niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.
W świetle art. 106m ust. 1a ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka generuje faktury sprzedaży w systemie księgowym i udostępnia je zagranicznym kontrahentom w postaci pliku PDF, załączanego do wiadomości e-mail. Zagraniczni kontrahenci nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Faktury wystawiane przez Spółkę poza elementami spełniającymi wymogi przewidziane w art. 106e ustawy, zawierają również dodatkowe elementy. Spółka planuje kontynuowanie dotychczasowego (opisanego powyżej) modelu wystawiania i przesyłania faktur, tj. Spółka planuje przesyłać zagranicznym kontrahentom dokument wygenerowany w jej systemie księgowym, stanowiący dotychczas fakturę (dalej także: dotychczasowa faktura). Równocześnie Spółka będzie wprowadzać do KSeF faktury sprzedaży i generować faktury elektroniczne zawierające kod QR. Wygenerowany kod QR Spółka będzie umieszczać na dotychczasowej fakturze generowanej przez system księgowy i taką fakturę w formie pdf będzie wysyłać zagranicznym kontrahentom. Ponadto z wniosku wynika, że faktury w formacie PDF, będą zawierały dane odpowiadające informacjom zawartym na e-fakturze wystawionej w KSeF, z kodem QR włącznie.
Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy faktura generowana w systemie księgowym Spółki z dodatkowo umieszczonym na niej kodem QR, udostępniana zagranicznym kontrahentom w postaci pliku PDF załączanym do wiadomości e-mail będzie stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizację e-faktury dokumentującej WDT, wystawionej przy użyciu KSeF.
Odnosząc się do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy, obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, nie dotyczy podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Zatem, Państwa zagraniczni kontrahenci nie posiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, nie będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.
Należy także podkreślić, że jak wynika wprost z art. 106gb ust. 5 ustawy, w przypadku wystawienia faktury kontrahentowi zagranicznemu, który jest wyłączony z obowiązku korzystania z KSeF, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Podkreślić należy, że przepisy ustawy, nie wskazują konkretnego sposobu udostępniania faktury nabywcy, może to być przykładowo przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w formacie PDF.
Ponadto, wskazać należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Co istotne, poza danymi znajdującymi się w pliku XML wizualizacja faktury może zawierać także np. informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży. Istotne jest jednakże, aby informacje ujęte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Wobec tego, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja ta nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.
Co istotne, struktura logiczna faktury umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. W celu ujęcia dodatkowych informacji na fakturze ustrukturyzowanej, można wykorzystać pola „DodatkowyOpis” lub pole „StopkaFaktury”.
Wskazali Państwo, że faktury wystawiane przez Spółkę poza elementami spełniającymi wymogi przewidziane w art. 106e ustawy o VAT, zawierają również dodatkowe elementy. Dla przykładu, na fakturach dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów zamieszczane są m.in.:
-logo Spółki,
-numer kontrahenta nadany w systemie księgowym przez Spółkę,
-dane osoby kontaktowej ze strony Spółki (imię i nazwisko, numer telefonu, fax, adres e-mail),
-numer i data zamówienia,
-numer i data listu przewozowego,
-adnotacje dot. miejsca wysyłki towarów,
-kod taryfy celnej oraz opis towaru nawiązujący do kodu taryfy celnej,
-dodatkowe informacje dotyczące Spółki (numer telefonu, fax, adres strony internetowej, informacja o członkach zarządu Spółki, informacja o miejscu siedziby),
-informacje o rachunkach bankowych Spółki,
-warunki i termin płatności,
-warunki dostawy towaru (Incoterms),
-informacje dot. wysyłki towaru.
Należy ponownie zaznaczyć, że w kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Przekazywany przez Państwa plik w formacie PDF, musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur. Wizualizacja powinna także zawierać te elementy, które zawierałyby faktury wystawione przy użyciu KSeF, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku xml. Warto podkreślić, że w przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku xml) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji.
Tym samym, jeżeli wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF.
Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy wskazać, że w analizowanej sprawie, skoro nie występują sprzeczności pomiędzy zawartością przekazywanej nabywcy wizualizacji faktury a zawartością wystawionej w KSeF faktury w formacie XML oraz jeżeli informacje zawarte w wizualizacji nie będą zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu, to udostępniane nabywcom dokumenty w formacie PDF z umieszczonym na nich kodem QR będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF.
W konsekwencji,stwierdzić należy, że faktura generowana w systemie księgowym Spółki z dodatkowo umieszczonym na niej kodem QR, udostępniana zagranicznym kontrahentom w postaci pliku PDF załączanym do wiadomości e-mail, będzie stanowić na gruncie art. 106gb ust. 4 ustawy, wizualizację e-faktury dokumentującej WDT wystawionej przy użyciu KSeF.
Tym samym Państwa stanowiskojest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Ponadto interpretacja została wydana na podstawie przepisów, które mają wejść w życie z dniem 1 lutego 2026 r. zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) zmienioną ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 852) oraz ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) i traci ważność w przypadku ich zmiany lub uchylenia.
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:
Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Ponadto Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, bądź własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności kwestii przesyłania faktur generowanych przez system księgowy a nie przez KSeF innym Kontrahentom niż podmioty zagraniczne nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?