Jawność wynagrodzeń: nowe obowiązki pracodawcy podczas rekrutacji

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 24 grudnia 2025 r., znacząco zmieniła zasady prowadzenia rekrutacji, wzmacniając transparentność wynagrodzeń i ochronę kandydatów. Nowe regulacje wprowadziły również konkretne obowiązki informacyjne dla pracodawców, w tym obowiązek ujawnienia warunków płacowych oraz zakaz zadawania pytań o wcześniejsze zarobki.

Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu

Osoby ubiegające się o zatrudnienie od 24 grudnia 2025 r. uzyskały prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy konkretnych informacji na temat warunków finansowych przewidzianych dla danego stanowiska w następującym zakresie:

• wysokość wynagrodzenia lub jego przedział (widełki płacowe) – pracodawca musi podać wysokość początkowego wynagrodzenia (tj. wynagrodzenia, które oferuje np. podczas okresu próbnego, albo najniższego wynagrodzenia, jakiego może domagać się pracownik na danym stanowisku) lub jego przedział (czyli najniższą i najwyższą stawkę przewidzianą dla stanowiska),

• kryteriów wynagradzania – podana stawka wynagrodzenia lub przedział muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach pod względem płci,

• regulacji wewnętrznych – kandydat musi otrzymać informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do stanowiska, na którym jest prowadzona rekrutacja.

Informację można podać w ogłoszeniu o naborze, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed zawarciem umowy o pracę - z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome negocjacje. Przekazanie następuje w postaci papierowej lub elektronicznej (np. e-mail).

Zakaz pytania o historię wynagrodzenia

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może również zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy, ani w poprzednich stosunkach pracy. Celem tej zmiany jest przerwanie procesu utrwalania się tzw. luki płacowej ze względu na płeć. Opieranie nowej oferty wynagrodzenia wyłącznie na dotychczasowych zarobkach kandydata utrwala nierówności, ignorując realną wartość pracy na nowym stanowisku. Nadal dopuszczalne jest pytanie kandydata, który otrzymał informację o wysokości początkowej wynagrodzenia lub przedziale tego wynagrodzenia, o jego oczekiwania finansowe.

Neutralność płciowa w nazwach stanowisk i ogłoszeniach o pracę

Pracodawcy są zobowiązani zapewnić, aby ogłoszenia o wakatach oraz nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminacyjny (art. 133ca § 3 k.p.). W praktyce oznacza to konieczność stosowania podwójnej formy nazwy stanowiska (np. kierownik/kierowniczka) lub używania neutralnych nazw opisowych albo formy bezosobowej (np. obsługa administracyjna, obsługa w zakresie zarządzania, osoba do obsługi).

Należy też zwrócić uwagę, że neutralność płciowa i zasada niedyskryminacji muszą być zachowane nie tylko w samej nazwie stanowiska, ale i w całej treści ogłoszenia rekrutacyjnego.

Nowelizacja nie zawiera żadnych przepisów przejściowych. Nie wskazano w nich również, czy zasada neutralności w procesie rekrutacji, przekłada się także na konieczność dostosowania dokumentacji wewnętrznej pracodawcy oraz umów o pracę zatrudnionych już pracowników. Wskazówką w zakresie stosowania nowych przepisów jest stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które 8 grudnia 2025 r., w odpowiedzi na pytanie naszego wydawnictwa, przekazał Wydział Prasowy resortu pracy.

Zobacz: Neutralność płciowa w ogłoszeniach o pracę – stanowiska PIP i resortu pracy »

Nieprzestrzeganie wymogów dotyczących transparentności wynagrodzeń w rekrutacji, w tym niepodanie widełek płacowych lub złamanie zakazu pytania o historię płac, może wiązać się z nałożeniem na pracodawcę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca musi też liczyć się z możliwością kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz roszczeniami kandydatów. Zatem uporządkowanie dokumentacji i procedur będzie stanowić tarczę ochronną.

Jawność wynagrodzeń staje się już elementem strategii biznesowej i budowania marki pracodawcy. Ci z nich, którzy są transparentni, mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku pracy i przyciągać najlepsze talenty. Natomiast brak transparentności i ujawnienie nieuzasadnionych różnic płacowych może prowadzić do utraty zaufania kandydatów do pracy i pracowników, co negatywnie wpływa na wizerunek firmy.

Oprac. Katarzyna Bogucka