Kiedy faktura korygująca może być wystawiona lub doręczona poza KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. oznacza, że co do zasady korekta faktury powinna trafić do systemu w tym samym trybie co faktura pierwotna. Jednak ustawa o VAT oraz przepisy wykonawcze przewidują wyjątki, w których faktura korygująca może pozostać poza systemem.

Kiedy faktura korygująca może być wystawiona lub doręczona poza KSeF

Jeżeli dana transakcja podlegała obowiązkowi dokumentowania w KSeF, to również jej korekta powinna zostać dokonana w systemie. Wyjątki mają charakter ściśle określony i nie powinny być interpretowane rozszerzająco. W praktyce, oznacza to konieczność każdorazowej analizy statusu transakcji oraz podatnika przed wyborem trybu wystawienia faktury korygującej.

Faktura korygująca może być wystawiona lub doręczona poza KSeF wyłącznie w sytuacjach, gdy:

• podatnik nie podlega obowiązkowi stosowania KSeF (np. podmiot bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce),

• transakcja jest objęta szczególną procedurą VAT, dla której przewidziano wyłączenie obowiązku stosowania KSeF,

• faktura została wystawiona na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności,

• zastosowanie znajdują przepisy szczególne lub zwolnienia.

Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy podatników, którzy nie posiadają na terytorium Polski ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Podmioty zagraniczne dokonujące czynności opodatkowanych w Polsce mogą wystawiać faktury – w tym faktury korygujące – poza systemem KSeF, np. w formie elektronicznej lub papierowej.

Podobna sytuacja dotyczy podatników, którzy co prawda posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale miejsce to nie uczestniczy w danej transakcji. W takim przypadku – zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT – również nie powstaje obowiązek korzystania z KSeF. W praktyce oznacza to, że faktura korygująca dotycząca transakcji realizowanej poza zakresem działalności polskiego „fixed establishment” może być wystawiona poza systemem.

• Zobacz również: Fakturowanie sprzedaży na rzecz podmiotów zagranicznych i przez podmioty zagraniczne w KSeF »

Faktury wystawiane przez podatników korzystających z procedur szczególnych

Kolejna grupa wyjątków dotyczy podatników, którzy rozliczają VAT korzystając ze szczególnych procedur, o których mowa w dziale XII ustawy o VAT, tj.:

• nieunijnej OSS,
• IOSS,
• w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

Dokumentując czynności rozliczane w tych procedurach, podatnicy nie wystawiają faktur w KSeF. W konsekwencji również faktury korygujące dotyczące takich transakcji wystawiane są poza systemem. Inaczej, niż w przypadku podatników zagranicznych rozliczających VAT na zasadach ogólnych, nie mogą dobrowolnie wystawiać tych faktur w KSeF.

To samo dotyczy podatników korzystających ze szczególnego zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME). Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 6 ustawy o VAT są oni wyłączeni z KSeF i mogą wystawiać faktury w formie papierowej albo zwykłej elektronicznej.

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej

Szczególne znaczenie ma również wyłączenie dotyczące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie obejmuje faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W tych przypadkach ustawodawca dopuszcza również możliwość stosowania KSeF fakultatywnie. Oznacza to, że wybór trybu wystawienia faktury pierwotnej determinuje również sposób jej korekty. Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona w KSeF, to co do zasady również faktura korygująca powinna być wystawiona w tym systemie, nawet jeśli przepisy dopuszczały alternatywne rozwiązanie.

W praktyce mogą wystąpić sytuacje mieszane, w których faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF, a podatnik rozważa wystawienie korekty w systemie. Co do zasady dopuszczalne jest wystawienie faktury korygującej w KSeF nawet do faktury pierwotnej wystawionej poza systemem, jednak wymaga to zachowania spójności danych oraz odpowiedniego powiązania dokumentów. W praktyce rekomendowane jest zachowanie jednolitego trybu dokumentowania.

• Zobacz również: Korekty faktur ustrukturyzowanych oraz faktur offline »

Transakcje dokumentowane poza KSeF ze względów technicznych lub organizacyjnych

Kolejną kategorię wyłączeń określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1740). Dotyczą one szczególnych sytuacji, w których – ze względów technicznych lub organizacyjnych – transakcje dokumentowane są poza KSeF. Również korekty tych faktur wystawiane są poza systemem.

Nie dokumentujemy fakturami wystawionymi w KSeF:

1. świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie

2. świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie

3. świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej

4. świadczenia usług finansowych zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT

5. dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP)

6. dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP)

Faktury korygujące do faktur wystawionych przy zastosowaniu kas rejestrujących

Do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących i nie muszą ich wysyłać do KSeF. To samo dotyczy paragonów do 450 zł uznanych za faktury uproszczone. Natomiast faktury korygujące do tych faktur wystawiamy już w KSeF, chyba że podatnik może korzystać w 2026 r. ze zwolnienia z tego obowiązku ze względu na limit sprzedaży fakturowanej 10 000 zł.

W otrzymanej z Ministerstwa Finansów odpowiedzi na pytanie, czy faktury korygujące do faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących wystawiamy w 2026 r. przy użyciu KSeF, resort wyjaśnił, że: "(..) W przypadkach, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, do faktur uproszczonych, w tym do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone mają zastosowanie przepisy dotyczące korekt faktur. Faktury korygujące do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone wystawiane są poza systemem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W związku z powyższym tego typu faktury podlegają obowiązkowemu wystawieniu w KSeF i wyłączenie wynikające z treści art. 145n ustawy o VAT nie ma w tym przypadku zastosowania."

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX