Interpretacja indywidualna z dnia 6 lutego 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 października 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 29 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług.

Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 grudnia 2025 r. (wpływ 8 grudnia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Od (…) lat jestem na emeryturze, nie prowadzę działalności gospodarczej, nie posiadam nr NIP i nie jestem płatnikiem podatku VAT. Posiadam lokal użytkowy który wynajmuję za kwotę (…) zł płatnikowi podatku VAT, który prowadzi działalność (…), (…). Obecnie najemcy wystawiam fakturę (rachunek) bez VAT, bo nie jestem podatkiem tego podatku na kwotę (…) zł. Posługuję się nr PESEL, jestem płatnikiem podatku ryczałtowanego od najmu i płacę podatek w wysokości (…)%. Od Spółdzielni (…) otrzymuję fakturę dotyczącą tego lokalu użytkowego tj. opłat eksploatacyjnych, opłaty za przeglądy instalacji, legalizację liczników wodę ciepłą i zimną oraz CO.

Uzupełnienie

W piśmie z 4 grudnia 2025 r. (data wpływu 8 grudnia 2025 r.) uzupełnił Pan opis sprawy o poniższe informacje:

1)Czy aktualnie korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz.775.ze zm.) zwanej dalej ustawą?

Odp. Tak korzystam ze zwolnienia podmiotowego, ponieważ nie przekraczałem, nie przekraczam ani nie będę przekraczał kwoty 200 000,00 zł sprzedaży w poprzednim, w tym i następnym roku.

2)Czy wynajmuje Pan lokal użytkowy wyłącznie podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą (przedsiębiorcom/firmom)?

Odp. Tak lokal użytkowy wynajmuję przedsiębiorcom/firmom.

3)Czy wynajmuje Pan lokal na cele mieszkaniowe czy na inne cele? Jeżeli wynajmuje Pan ww. lokal na inne cele proszę wskazać na jakie cele.

Odp. Lokal nie wynajmuje na cele mieszkaniowe. Lokal wynajmuję firmie prowadzącej działalność gospodarczą, (…) (…).

4)Czy czynność najmu ww. lokalu dokumentuje/będzie dokumentował Pan fakturą czy też rachunkiem?

Odp. Czynność wynajmu lokalu będę dokumentował rachunkiem.

5)Czy łączna wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000,00 zł (art. 145 ustawy o VAT)?

Odp. Nie wystawiam faktur tylko rachunek, a wartość miesięczna sprzedaży nie przekracza kwoty 10 000.00 zł, a rocznie nie przekracza i nie będzie przekraczała 200 000,00 zł

6)Czy wartość sprzedaży opodatkowanej w 2025r. przekroczy kwotę 200 000,00 zł, a 2026r. kwotę 240 000,00 zł?

Odp. Wartość sprzedaży opodatkowanej w 2025 roku nie przekroczy 200 000,00 zł a w roku 2026 nie przekroczy 240 00,00 zł.

7)Czy oprócz najmu lokalu użytkowego wykonuje Pan jeszcze inne czynności opodatkowane od towarów i usług, jeśli tak to jakie?

Odp. Nie wykonuję innych czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oprócz najmu lokalu użytkowego.

Pytania

-Czy muszę i od kiedy przystąpić do KSeF?

-Czy od 01-02-2026 czy też od 01-04-2026 muszę przystąpić do KSeF czy też nie, czy też jest to dobrowolne przystąpienie do KSeF?

-Czy nie posiadając nr NIP muszę wystąpić do US o jego wydanie nie prowadząc działalności gospodarczej, obecnie posługuję się nr PESEL?

-Czy muszę być podatnikiem podatku VAT? (pytanie ostatecznie sformułowane w piśmie uzupełniającym z 4 grudnia 2025 r. (wpływ 8 grudnia 2025 r.)?

-W jaki sposób mam otrzymywać fakturę od Spółdzielni (…), w formie elektronicznej czy papierowej?

Pana stanowisko w sprawie przedstawione ostatecznie w piśmie z 4 grudnia 2025 r. (wpływ 8 grudnia 2025 r.)

W mojej ocenie nie posiadając nr NIP i nie będąc płatnikiem podatku VAT nie powinienem przystępować do KSeF, jestem podatkiem podatku ryczałtowego od wynajmu lokalu użytkowego (…) ze względu na przychód płacę podatek 8,5%. Posługuję się nr PESEL.

Pytanie drugie. Czy od 01-02-2026 czy też od 01-04-2026 muszę przystąpić do KSeF czy też nie, czy jest to dobrowolne przystąpienie do KSeF

Odp. Moim zdaniem nie powinienem przystępować do KSeF od 01-02-2026 ani od 01-04-2026 ponieważ nie przekraczam wartości sprzedaży 10 000,00 zł miesięcznie ani też 200 000,00 rocznie (nie przekroczę w 2026 roku 240 000.00 zł), nie powinienem też przystępować do KSeF dobrowolnie, bo nie jestem podatnikiem podatku VAT i nie posiadam nr NIP.

Pytanie trzecie. Czy nie posiadając nr NIP muszę wystąpić do US o jego wydanie nie prowadząc działalności gospodarczej, obecnie posługuję się nr PESEL

Odp. Nie muszę występować do US o nadanie nr NIP, ponieważ miesięczna sprzedaż nie przekracza kwoty 10 000,00 zł a tym samym nie podlegam KSeF.

Pytanie czwarte. Czy muszę być podatnikiem podatku VAT.

Odp. Nie muszę być podatnikiem podatku VAT.

Pytanie. W jaki sposób mam otrzymywać fakturę od Spółdzielni (…), w formie elektronicznej czy papierowej?

Odp. Fakturę powinienem otrzymywać ze Spółdzielni (…) w formie elektronicznej PDF lub papierowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach – rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

W przytoczonych przepisach została zrealizowana zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.).

Definicja świadczenia usług stanowi dopełnienie definicji dostawy towarów i tym samym opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wszystkie czynności odpłatnego obrotu profesjonalnego.

Przez świadczenie usług należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie, powstrzymanie się od działania (nieczynienie, bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia, jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa o podatku od towarów i usług zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 tej ustawy. Należy jednak zaznaczyć, że usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym.

W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności, przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Nie każda jednak czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usługi w rozumieniu art. 7 ust. 1 oraz art. 8 ust. 1 ustawy podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, musi być wykonana przez podatnika.

Pojęcie „podatnik” i „działalność gospodarcza” na potrzeby podatku od towarów i usług, zostały określone w art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zatem definicja działalności gospodarczej ma charakter uniwersalny, pozwalający na objęcie pojęciem „podatnik” tych wszystkich podmiotów, które prowadzą określaną działalność, występując w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Przy tym, z art. 15 ust. 2 ustawy jednoznacznie wynika, że pod pojęciem działalności gospodarczej należy rozumieć także czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. W tym przypadku decydujące znaczenie ma ciągłość wykorzystywania majątku. Wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych ma miejsce przede wszystkim poprzez oddanie ich w stosunki obligacyjne, np. w najem, dzierżawę itp. Przy czym przez ciągłość wykorzystywania składników majątku rozumieć należy także wykorzystanie majątku, które charakteryzuje się powtarzalnością lub długim okresem trwania.

Na mocy art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.):

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Zatem, najem jest umową dwustronnie zobowiązującą i wzajemną. Odpowiednikiem świadczenia wynajmującego, polegającego na oddaniu rzeczy do używania, jest świadczenie najemcy, polegające na płaceniu umówionego czynszu. Z powyższego wynika, że umówiony między stronami czynsz jest wynagrodzeniem za możliwość korzystania z cudzej rzeczy i stanowi świadczenie wzajemne należne za używanie lokalu przez jego najemcę.

Należy wskazać, że umowa najmu jest cywilnoprawną umową nakładającą na strony – zarówno wynajmującego, jak i najemcę – określone przepisami obowiązki.

Trzeba tu zaznaczyć, że w podatku VAT nie występuje pojęcie „najmu prywatnego” i „najmu w ramach działalności gospodarczej”. W świetle przepisów ustawy działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu niezależnie od tego, czy wynajmujący działalność tę zarejestrował, czy nie i niezależnie od tego, czy przedmiot najmu stanowi w jego działalności środek trwały.

W konsekwencji, najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Należy zauważyć, że ustawodawca przewidział m.in. zwolnienie od podatku VAT sprzedaży dokonywanej przez podatników, a regulacje w tym zakresie zawarte zostały w art. 113 ustawy.

Zwolnienie wynikające z art. 113 ustawy jest zwolnieniem podmiotowym, co oznacza, że jest związane bezpośrednio z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, która w standardowych warunkach podlegałaby opodatkowaniu. Zwolnienie to odnosi się do konkretnego limitu wynikającego ze sprzedaży (odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług) danego podatnika.

Jak wynika z art. 113 ust. 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r.:

Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

Stosownie natomiast do art. 113 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.:

Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł.

Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług zmianie ulega art. 113 ust. 1 ustawy, w którym podwyższono limit sprzedaży uprawniający do korzystania ze zwolnienia podmiotowego, z kwoty 200 000 zł do kwoty 240 000 zł.

Tym samym, począwszy od tej daty, podatnik będzie miał prawo do zastosowania zwolnienia, jeżeli wartość sprzedaży – nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 240 000 zł oraz nie przekroczy tego limitu w roku bieżącym.

Zgodnie z art. 113 ust. 2 ustawy:

Do wartości sprzedaży, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się:

1)wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;

1a) sprzedaży na odległość towarów importowanych, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju;

2)odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:

a) transakcji związanych z nieruchomościami,

b) usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,

c) usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych

– jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych;

3)odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

W myśl art. 113 ust. 5 ustawy:

Jeżeli wartość sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie ust. 1 przekroczy kwotę, o której mowa w ust. 1, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.

Stosownie do art. 113 ust. 9 ustawy:

Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty określonej w ust. 1.

Zgodnie z art. 113 ust. 10 ustawy:

Jeżeli faktyczna wartość sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie ust. 9, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę określoną w ust. 1, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.

Stosownie do art. 113 ust. 13 ustawy:

Zwolnień, o których mowa w ust. 1 i 9, nie stosuje się do podatników:

1)dokonujących dostaw:

a) towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,

b) towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:

- energii elektrycznej (CN 2716 00 00),

- wyrobów tytoniowych,

- samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,

c) budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,

d) terenów budowlanych,

e) nowych środków transportu,

f) następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie:

- preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1),

- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),

- urządzeń elektrycznych (PKWiU 27),

- maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),

g) hurtowych i detalicznych części i akcesoriów do:

- pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli (PKWiU 45.3),

- motocykli (PKWiU ex 45.4);

2)świadczących usługi:

a) prawnicze,

b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,

c) jubilerskie,

d) ściągania długów, w tym factoringu;

3)(uchylony).

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z treścią art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

W myśl art. 106b ust. 2 ustawy:

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,

b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2)sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076), wprowadzono zmiany do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) w zakresie utworzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Jak wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 106ga ust. 2 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Stosownie do art. 106ga ust. 3 i 4 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W tym miejscu należy również wskazać, że zgodnie z art. 145l ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Na mocy art. 145m ust. 1 i 2 ustawy o VAT, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

2.Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan na emeryturze i nie prowadzi Pan działalności gospodarczej. Wynajmuje Pan lokal użytkowy dla przedsiębiorców (…). Nie posiada Pan numeru NIP, nie jest Pan płatnikiem podatku VAT. Wystawia Pan dla najemcy fakturę (rachunek) bez VAT. Korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług, ponieważ nie przekraczał i nie przekracza Pan kwoty sprzedaży 200 000 tys. zł w tym roku ani poprzednim oraz nie będzie Pan przekraczał w roku 2026 r.

Nie wynajmuje Pan lokalu na cele mieszkalne.

Wynajmuje Pan lokal użytkowy firmom/przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą.

Czynność wynajmu lokalu dokumentuje i będzie dokumentował Pan rachunkiem.

Nie wystawia Pan faktur tylko rachunek, a wartość miesięczna sprzedaży nie przekracza 10 000 zł, a rocznie nie przekracza i nie będzie przekraczała kwoty 200 000 tys. zł

Pana wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą kwestii czy i od kiedy musi Pan przystąpić do KSeF od 01.02.2026 czy też od 01.04.2026. (kolejno pierwsze i drugie pytanie).

Jak już zostało wskazane, najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Zatem, w rozpatrywanej sprawie, z tytułu najmu lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorców na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług jest Pan – podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. Jednocześnie, na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego, wskazał Pan we wniosku, że nie przekraczał i nie przekracza Pan kwoty sprzedaży 200 000,00 zł w 2025r. oraz nie przekroczy Pan w roku 2026 r. kwoty 240 000 zł.

Z treści art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (obowiązującego od 1 lutego 2026 r.) wynika, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie w ust. 2 art. 106ga ustawy o VAT wskazano na przypadki, których nie dotyczy obowiązek wystawienia faktur za pośrednictwem KSeF. Wśród tych przypadków nie została wymieniona sprzedaż dokonywana przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ustawy o VAT jako wyłączona z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Zatem obowiązek wystawiania od 1 lutego 2026 r. faktur ustrukturyzowanych dotyczy nie tylko podatników VAT czynnych, ale również podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT. Z tym, że konieczne jest w przypadku tych podatników uwzględnienie zacytowanych powyżej regulacji zawartych w przepisach epizodycznych dotyczących faktur, tj. art. 145l oraz art. 145m ustawy o VAT. Przepisy te przewidują bowiem w okresie przejściowym możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przez niektórych podatników. W tym okresie podatnicy, do których odwołuje się art. 145l i art. 145m ustawy o VAT, nie są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W przepisie art. 145l ustawy o VAT jest mowa o podatnikach, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł (podatnicy ci mogą nie wystawiać faktur ustrukturyzowanych w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r.). Natomiast w art. 145m ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca daje możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych, a tym samym nie nakłada obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, pod warunkiem że u podatników obowiązanych do wystawiania faktur przy użyciu KSeF łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Tacy podatnicy będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub w postaci papierowej w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r.

Obliczając natomiast wartość sprzedaży w danym miesiącu dla progu 10 000 zł należy zsumować wszystkie kwoty brutto z faktur, które podatnik byłby zobowiązany wystawić w KSeF. Do wartości sprzedaży w ramach przewidzianego progu 10 000 zł nie są więc wliczane wartości sprzedaży z:

·faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

·faktur wymienionych w art. 145n ust. 1 ustawy o VAT, tj. z faktur z kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznawanych za faktury,

·faktur w przypadkach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT, np. z biletów kolejowych.

Zatem do limitu 10 000 zł, określonego w art. 145m ust. 1 ustawy o VAT, wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że nie przekroczył Pan w 2024 r., 2025 r. i nie przekroczy Pan w 2026 r. kwoty sprzedaży w wysokości 200 000 zł. Tym samym znajdzie do Pana zastosowanie art. 145l ustawy o VAT, a więc w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. będzie mógł Pan wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Nie będzie więc Pan w tym okresie obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Natomiast w odniesieniu do limitu określonego w art. 145m ust. 1 ustawy o VAT w odpowiedzi na wezwanie wskazał Pan, że wartość miesięczna sprzedaży nie przekracza 10 000 zł.

W tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że będąc podatnikiem podatku VAT korzystającym ze zwolnienia podmiotowego, do dokumentowania transakcji związanych z najmem lokalu użytkowego na żądanie swojego kontrahenta (przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą) powinien Pan stosować przepisy ustawy o VAT, czyli wystawiać faktury. Transakcje związane z najmem lokalu użytkowego dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkiem, jak wskazuje Pan w opisie sprawy. W tym przypadku bowiem dla potrzeb udokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT wystawiana jest faktura w oparciu o regulacje wynikające z ustawy o VAT. Ta zasada dotyczy nie tylko samego czynszu z tytułu najmu lokalu, ale również opłat eksploatacyjnych, w sytuacji gdy obciąża Pan nimi swojego kontrahenta.

Tym samym – jeżeli łączna wartość sprzedaży na rzecz ww. kontrahenta udokumentowana fakturą wystawioną przez Pana w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10 000 zł, to nie będzie Pan miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie do końca 2026 r. Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych w takim przypadku wystąpi od 1 stycznia 2027 r.

Natomiast jeśli łączna wartość sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur przekroczy kwotę 10 000 zł, to będzie Pan miał obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Zatem odpowiadając na pytanie nr 1 – nie będzie Pan zobowiązany do przystąpienia do KSeF, tj. nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych na żądanie swojego kontrahenta, od 1 lutego 2026 r. Jeżeli faktycznie, łączna wartość miesięczna sprzedaży na rzecz ww. kontrahenta udokumentowana fakturą wystawioną przez Pana w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10 000 zł, to nie będzie Pan miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie do końca 2026r. Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych wystąpi u Pana od 1 stycznia 2027 r.

Zatem, oceniając Pana stanowisko, w zakresie pierwszego i drugiego w kolejności pytania, że nie powinien Pan przystępować do KSeF od 01-02-2026 ani od 01-04-2026, ponieważ nie przekracza wartości sprzedaży 10 000,00 zł miesięcznie ani też 200 000,00 rocznie (nie przekroczy Pan w 2026 roku 240 000.00 zł), nie powinien Pan też przystępować do KSeF dobrowolnie, bo nie jest podatnikiem podatku VAT i nie posiada nr NIP, stwierdzam, że z uwagi na uzasadnienie, jest ono nieprawidłowe.

Kolejne Pana wątpliwości dotyczą kwestii czy musi Pan wystąpić o nadanie numeru NIP – jeśli nie prowadzi Pan działalności gospodarczej, a posługuje się numerem PESEL i nie jest Pan płatnikiem podatku VAT (trzecie pytanie w kolejności).

Udzielając odpowiedzi na Pana ww. pytanie, odnoszące się do obowiązku wystąpienia przez Pana o nadanie numeru NIP, trzeba wziąć pod uwagę treść obowiązującego od 1 lutego 2026 r. § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że:

Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a-g.

Punkt 1 lit. ca) § 3 do którego odsyła przywołany § 3 pkt 3 rozporządzenia, wskazano, że:

w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej podatnika.

Z przepisu tego wynika zatem, że faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a-g. W punkcie 1 lit. ca) z kolei wskazano, że elementem obowiązkowym faktury dokumentującej sprzedaż zwolnioną od podatku w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej podatnika.

Co do zasady najem prywatny, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT.

Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na prowadzoną działalność mogą być zobowiązane do wystawienia faktury w KSeF. W takich przypadkach podmioty te, jeśli nie posługują się identyfikatorem podatkowym NIP, będą zobowiązane do wystąpienia o ten numer do organu podatkowego.

Należy dodatkowo zaznaczyć, że obowiązek wystąpienia o NIP u tych podmiotów wystąpi zasadniczo dopiero 1 stycznia 2027 r., ponieważ podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Zgodnie bowiem z art. 145m ust. 1 ustawy w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przepis ten jest dedykowany co do zasady najmniejszym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż o niewielkiej wartości.

Podsumowując, posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.

Zatem faktury, co do których podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek ich wystawienia w KSeF, powinny zawierać numer NIP ich wystawcy.

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur wprowadziła bowiem obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury korzystającego ze zwolnienia od podatku w przypadku, gdy podlega ona wystawieniu w KSeF. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podatników zwolnionych wpływa na konieczność posługiwania się numerem NIP przez podatnika na wystawionych fakturach. Obowiązuje więc zasada, że jeżeli podatnik zwolniony od podatku będzie wystawiał fakturę w KSeF, to będzie on obowiązany do podania NIP. Aby zatem spełnić obowiązki wynikające z obligatoryjnego KSeF, podatnik zwolniony z VAT (jako wystawca faktury) powinien wystąpić o nadanie numeru NIP do organu podatkowego (jeżeli nie posiada identyfikatora podatkowego w postaci NIP).

Jak zostało wcześniej wyjaśnione, najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Zatem, w rozpatrywanej sprawie, z tytułu najmu lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorcy, na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług jest Pan – podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. Jednocześnie, jak wynika z Pana wniosku, na podstawie art. 113 ust. 1 korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego.

Jeżeli najemca zażąda od Pana wystawienia faktury jest Pan zobowiązany udokumentować tą usługę fakturą.

W związku z wejściem w życie przepisów w zakresie wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur podatnicy zwolnieni podmiotowo od podatku VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF i wystawiana faktur ustrukturyzowanych, których obligatoryjnym elementem jest m.in. NIP sprzedawcy. Zatem ww. podatnicy będą zobowiązani do uzyskania jako identyfikatora podatkowego numeru NIP.

Skoro będzie miał Pan obowiązek wystawiania ww. faktur przy użyciu KSeF od 1 stycznia 2027 r., to do wystawiania faktur w KSeF niezbędne będzie posiadanie przez Pana identyfikatora podatkowego w postaci numeru NIP. Tym samym w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie Pan zobowiązany do wystąpienia do organu podatkowego o nadanie numeru NIP. Nie można więc zgodzić się z Panem, że nie musi Pan wystąpić o nadanie numeru NIP. Nie można też przyjąć, że wynajmując kontrahentowi lokal użytkowy, nie prowadzi Pan działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Podsumowując, w sytuacji gdy będzie Pan zobligowany od 1 stycznia 2027r. do wystawienia na rzecz najemcy lokalu użytkowego faktury ustrukturyzowanej w KSeF, której obligatoryjnym elementem jest m.in. numer NIP sprzedawcy czyli Pana, to skoro – jak wynika za opisu sprawy – nie posiada Pan numeru NIP, będzie Pan zobowiązany do wystąpienia do organu podatkowego o nadanie numeru NIP.

Zatem, oceniając całościowo Pana stanowisko w zakresie trzeciego w kolejności pytania stwierdzam, że jest ono nieprawidłowe.

Kolejne Pana wątpliwości dotyczą ustalenia, czy musi Pan być podatnikiem podatku VAT (pojęcie „podatnik” zostało przez Pana ostatecznie doprecyzowane w piśmie z 4 grudnia 2025 r. (wpływ 8 grudnia 2025 r.) i zajął Pan stanowisko w powyższym zakresie (we wniosku zostało użyte pojęcie „płatnik”).

Pojęcie podatnika zostało sformułowane w art. 7 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). W myśl tego artykułu:

Podatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.

Natomiast pojęcie podatnika podatku od towarów i usług, wynika z treści – zacytowanego już wcześniej – art. 15 ust. 1 ustawy o VAT.

Wynajmuje Pan lokal użytkowy dla przedsiębiorcy, prowadzącego działalność (…) (…). Jak wskazano wcześniej, najem stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Wskazał Pan, że wartość sprzedaży opodatkowanej w 2025 roku nie przekroczy 200 000,00 zł a w roku 2026 nie przekroczy 240 00,00 zł. Nie wykonuje Pan innych czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Zatem w opisanej przez Pana sytuacji, na gruncie przepisów podatku od towarów i usług jest Pan podatnikiem podatku VAT w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy prowadzącym działalność gospodarczą zdefiniowaną w art. 15 ust 2 ustawy, korzystającym ze zwolnienia wynikającego art. 113 ust. 1 ustawy, które – jak już wcześniej wyjaśniono – jest zwolnieniem podmiotowym, co oznacza, że jest związane bezpośrednio z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, która w standardowych warunkach podlegałaby opodatkowaniu. Zwolnienie to odnosi się do konkretnego limitu wynikającego ze sprzedaży (odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług) danego podatnika, który w myśl ust. 1 ww. artykułu w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r. wynosi 200 000 zł, natomiast w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. wynosi 240 000 zł.

Zatem, jeżeli łączna wartość sprzedaży opodatkowanej w 2025 roku nie przekroczy u Pana 200 000,00 zł a w roku 2026 nie przekroczy 240 000,00 zł i nie wykonuje, i nie będzie Pan wykonywał innych czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, jak również nie będzie Pan dokonywał dostaw towarów i świadczenia usług, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy, będzie Pan podatnikiem podatku VAT korzystającym ze zwolnienia podmiotowego.

Przy czym, w momencie przekroczenia przez Pana limitu zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, powodującego utratę zwolnienia, usługa najmu lokalu użytkowego, stanowić będzie czynność opodatkowaną podatkiem VAT i będzie Pan zobowiązany do odprowadzania podatku VAT wg stawki właściwej w terminach i kwotach wynikających z ustawy.

Zatem, oceniając całościowo Pana stanowisko w zakresie czwartego w kolejności pytania stwierdzam, że jest ono nieprawidłowe.

Końcowo Pana wątpliwości (wyrażone w pytaniu piątym w kolejności) dotyczą kwestii w jaki sposób może Pan otrzymywać fakturę ze Spółdzielni (…) – czy w formie elektronicznej przez KSeF, czy w formie papierowej.

We własnym stanowisku stwierdził Pan, że w Pana w ocenie powinien Pan otrzymywać te faktury w formie elektronicznej w PDF lub w formie papierowej (czyli poza systemem KSeF).

Kierując się brzmieniem art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT obowiązującego od 1 lutego 2026 r. co do zasady:

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Natomiast art. 106gb ust. 4 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. stanowi, że

W przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2)nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zatem w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W ustępie tym w punkcie 5 wskazano na przekazywanie faktury w ten sposób w sytuacji, gdy nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6.

Trzeba również zwrócić uwagę na brzmienie art. 106ba ustawy o VAT obowiązującego od 1 lutego 2026 r., zgodnie z którym:

W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności.

Z powyższego zatem wynika, że otrzymywanie (odbieranie) faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF jest dla nabywców - podatników zasadniczo obowiązkowe od 1 lutego 2026 r., poza przypadkami wskazanymi w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (m.in. w punkcie 5), w ramach których faktura wystawiona w KSeF zostaje przekazana w sposób uzgodniony pomiędzy kontrahentami.

Tym samym od 1 lutego 2026 r. nabywcy będący podatnikami, którzy posługują się numerem NIP, będą zobowiązani do odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Jak zostało wyżej wskazane nie będzie Pan zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r. (ze względu na limit sprzedaży, o którym mowa w art. 145l ustawy o VAT). Nie będzie Pan też zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. (ze względu na wartość sprzedaży w danym miesiącu, o której mowa w art. 145m ustawy o VAT), jeżeli faktycznie, łączna wartość miesięczna sprzedaży na rzecz kontrahenta udokumentowana fakturą wystawioną przez Pana w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10 000 zł. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wystąpi u Pana od 1 stycznia 2027r. Nie będzie Pan więc zobowiązany do posiadania od 1 lutego 2026 r. identyfikatora podatkowego w postaci numeru NIP. Zatem będzie Pan nabywcą, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT. Faktury ustrukturyzowane będą więc do czasu, kiedy nie będzie Pan zobowiązany do posługiwania się numerem NIP, przekazywane w sposób z Panem uzgodniony, np. w formie elektronicznej w postaci PDF lub w formie papierowej – przy założeniu, że Spółdzielnia (…) będzie wystawiała od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane.

Podsumowując, w sytuacji, gdy Spółdzielnia (…) będzie objęta systemem KSeF, a Pan będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 stycznia 2027 r., to wówczas faktury ustrukturyzowane wystawione przez Spółdzielnię (…) na Pana rzecz, będą odbierane (do końca grudnia 2026 r.) w sposób uzgodniony z Panem, tj. np. w formie elektronicznej w postaci PDF lub w formie papierowej.

Zatem nie można uznać Pana stanowiska odnoszącego się do piątego w kolejności pytania całościowo za prawidłowe. Stanowisko w jego zakresie sformułował Pan bowiem w sposób otwarty nie ograniczając go żadnym terminem, a wskazując tylko, że „Fakturę powonieniem otrzymywać ze Spółdzielni (…) w formie elektronicznej PDF lub papierowej”.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Podkreślić należy, że z uwagi na indywidualny charakter interpretacji przepisów prawa podatkowego - niniejsza interpretacja skierowana jest wyłącznie do Pana (Wnioskodawcy) i nie wywołuje skutków prawnych dla Pana kontrahenta Spółdzielni (…). Jeśli Spółdzielnia (…) jest zainteresowana uzyskaniem interpretacji indywidualnej może złożyć odrębny wniosek.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (pytań). Inne kwestie przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego bądź we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.