Faktura korygująca "in minus" w KSeF - nowe zasady rozliczania korekty

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF - od 1 lutego 2026 r. - zmieniło zasady rozliczania faktur korygujących in minus. Obok daty wystawienia faktury, istotne znaczenie w nowym systemie zyskała data doręczenia faktury, automatycznie nadawana jej w momencie przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Nowe zasady wpłyną na sposób planowania płynności finansowej oraz strategię rozliczania podatku VAT w firmach.

ksef faktury firmy

Rozliczenie korekty in minus przez sprzedawcę

Zgodnie z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego w przypadku faktur korygujących obniżających wystawionych w postaci faktury ustrukturyzowanej (w trybie online) dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Jednocześnie fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. A zatem zasadą obowiązującą w przypadku faktur korygujących in minus wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej w tzw. trybie online jest rozliczanie ich przez sprzedawców w okresie rozliczeniowym przesłania tych faktur do KSeF.

Powyższa zasada dotyczy również faktur korygujących in minus wystawionych:

1. w tzw. trybie offline24 oraz w okresie trwania niedostępności KSeF na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2–6 ustawy o VAT (np. na rzecz nabywcy będącego podmiotem nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju), jeżeli faktury te zostały udostępnione nabywcy poza KSeF,

2. w okresie trwania awarii KSeF (wystawianie faktur w tym trybie określają przepisy art. 106nf ustawy o VAT), jeżeli faktury te zostały udostępnione nabywcy poza KSeF,

3. w tzw. trybie offline24, w okresie trwania niedostępności KSeF lub w okresie trwania awarii KSeF, jeżeli faktury te zostały udostępnione nabywcy przy użyciu KSeF.

W dwóch pierwszych przypadkach, gdy podatnik wcześniej uzyska potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, korekta może nastąpić w okresie rozliczeniowym otrzymania tego potwierdzenia (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.833.2025.1.KM).

Faktury korygujące inne niż wystawione w trybie online lub trybach offline podlegają co do zasady rozliczeniu w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik uzyskał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (zob. art. 29a ust. 13a ustawy o VAT).

Rozliczenie korekty in minus przez nabywcę

W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku, nabywca towaru lub usługi ma obowiązek odpowiednio zmniejszyć kwotę podatku naliczonego.

Od 1 lutego 2026 r. zasady te uległy zmianie. Z nowego brzmienia art. 86 ust. 19a ustawy o VAT wynika, że nabywca powinien ująć obniżenie podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał fakturę korygującą. Przepis ten obejmuje wszystkie faktury korygujące obniżające – również te wystawione poza KSeF – pod warunkiem, że zostały wystawione od 1 lutego 2026 r.

W praktyce oznacza to, że kluczowy dla rozliczenia korekt in minus jest obecnie moment otrzymania faktury korygującej. Jednocześnie, dla faktur korygujących ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF, za datę ich otrzymania uznaje się dzień nadania numeru identyfikacyjnego (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

Nie zawsze jednak dzień przydzielenia fakturze korygującej numeru identyfikacyjnego w KSeF wyznacza datę jej otrzymania. Niekiedy za datę otrzymania faktury korygującej uznaje się datę jej faktycznego otrzymania. Jest tak, gdy:

• faktura korygująca ustrukturyzowana jest udostępniana podmiotowi zagranicznemu, który nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, w sposób inny niż przy użyciu KSeF (art. 106na ust. 4 ustawy o VAT),
• faktura korygująca wystawiona w trybie offline24, w trakcie awarii KSeF albo w okresie niedostępności KSeF jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
• faktura korygująca jest wystawiona w okresie trwania awarii systemu i udostępniana w KSeF; przy czym w przypadku gdy data otrzymania takiej faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru (art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT).

Z przepisów nie wynika natomiast data otrzymania „zwykłej” faktury korygującej (tj. faktury korygującej innej niż faktura korygująca ustrukturyzowana). Należy uznać, że datą otrzymania takiej faktury korygującej jest data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.

Jeżeli na moment otrzymania faktury korygującej podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której dotyczy korekta, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, to zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia (art. 86 ust. 19a zdanie drugie ustawy o VAT).

W praktyce oznacza to, że jeśli podatnik w momencie otrzymania faktury korygującej nie dokonał jeszcze obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury pierwotnej, to od razu uwzględnia odliczenie w wartości pomniejszonej o wartość korekty wynikającą z uzgodnienia i spełnienia uzgodnionych warunków korekty.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX