Nowe zasady składania wniosków o zasiłek opiekuńczy – co zmieni się dla płatników składek
24 marca 2026 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, która wprowadza pełną elektronizację wniosków o przyznanie i wypłatę zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Nowe przepisy umożliwią płatnikom składek oraz biurom rachunkowym przekazywanie wniosków do ZUS w formie elektronicznej.
Obecnie postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku wszczyna się na wniosek, który może być złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Można to także zrobić z podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS. Do wniosku dołącza się dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku.
Jednak w przypadku płatników składek dokumenty, które zwykle przekazywane są jako komplet stanowiący podstawę do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, muszą być przekazywane oddzielnie.
Gdy pracodawcy zgłaszają powyżej 20 ubezpieczonych (tzw. duży płatnik) – ubezpieczeni nie mogą przekazywać im wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej, tylko papierowe z własnoręcznym podpisem.
Obowiązujące przepisy nie przewidują zatem, żeby wniosek o zasiłek opiekuńczy można było złożyć drogą elektroniczną w formie skanu.
Jak zmienią się zasady składania wniosków o zasiłki
Nowe przepisy ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa uzależniają sposób przekazywania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego – od tego, kto wypłaca świadczenie:
- gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca (płatnik składek) – wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Umożliwia to korzystanie z firmowych narzędzi, takich jak poczta elektroniczna, systemy HR/kadry‑płace, a także przesyłanie skanów dokumentów.
- gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS – postępowanie wszczyna się na podstawie wniosku w postaci papierowej (zastępując pojęcie „forma pisemna”) lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo przesłanego za pośrednictwem systemu PUE ZUS/eZUS.
Istotnym ułatwieniem dla płatników składek niebędących płatnikami zasiłków (tzw. małych płatników) będzie nadanie elektronicznym kopiom dokumentów przekazywanym przez eZUS statusu równoważnego oryginałom. Pracodawca, przesyłając wniosek pracownika (np. skan wniosku Z-15A) jako załącznik do dokumentu elektronicznego na eZUS, nie będzie już miał obowiązku dostarczania drogą pocztową papierowego oryginału z odręcznym podpisem ubezpieczonego.
Efektem zmian będzie również częściowe odciążenie płatników składek od konieczności archiwizowania dokumentów składanych dotychczas papierowo.
Przepisy przejściowe
Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Na podstawie przepisów przejściowych regulacje znajdą zastosowanie również do postępowań w sprawie zasiłków, które zostały wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia ustawy w życie.
Ustawa z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
Oprac. Katarzyna Bogucka
REDAKCJA INFORLEX
Zobacz również: Nowe zasady ubiegania się o zasiłki w razie choroby i macierzyństwa »
POTRZEBUJESZ POMOCY?