Jak należy ustalić wysokość dodatku motywacyjnego gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim

PROBLEM

1. Jak należy ustalić wysokość dodatku motywacyjnego w pomocy społecznej w sytuacji, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc luty 2026 r. (od 01.02.2026 do 28.02.2026)? 2. Jak należy ustalić wysokość dodatku motywacyjnego w przypadku, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 02.02.2026 do 28.02.2026 (27 dni), a w lutym nie przepracował ani jednego dnia, ponieważ dniem nieobjętym zwolnieniem lekarskim była niedziela, a pracownik pracuje w podstawowym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku? 3. Jak należy ustalić wysokość dodatku motywacyjnego w sytuacji, gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 01.02.2026 do 27.02.2026, czyli w lutym nie przepracował ani jednego dnia, a pracuje w równoważnym systemie czasu pracy? 4. W jaki sposób wyliczyć dodatek przy zatrudnieniu w trakcie miesiąca? 5. Czy zawsze przy wyliczeniu stawki dziennej za okres choroby należy podzielić kwotę dodatku przez 30 dni, co daje 33,33 zł za jeden dzień, niezależnie od liczby dni w miesiącu?

RADA

Aktualna linia MRPiPS i regionalnych izb obrachunkowych jest w zasadzie jednolita: dodatek motywacyjny 1 000 zł nie przysługuje za okres zwolnienia lekarskiego (ma być pomniejszany za czas choroby), ale jako składnik wynagrodzenia podlegający składkom musi być wliczany do podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego. Kontrowersje wynikają głównie z błędnej, zbyt szerokiej lektury zapisów programu przez część JST oraz z kolizji tych zapisów z ustawą zasiłkową i zasadą równego traktowania, natomiast orzecznictwo sądów pracy dotyczące wprost odmowy tego konkretnego dodatku za L4 dopiero się kształtuje. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Problem dotyczy dwóch, powiązanych, ale odrębnych kwestii:

1. czy pracodawca może (a nawet powinien) nie wypłacać dodatku motywacyjnego za okres zwolnienia lekarskiego (czasowej niezdolności do pracy) oraz proporcjonalnie go pomniejszać;
2. czy fakt, że dodatek nie przysługuje za okres choroby oznacza, że nie wchodzi on do podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego.

Kontrowersje w praktyce samorządowej dotyczyły głównie pkt 2 – część jednostek powoływała się na zapis w uchwale Rady Ministrów i wytycznych programu, że dodatek „nie stanowi podstawy naliczania świadczeń, odszkodowań i innych wypłat z odrębnych przepisów”, próbując na tej podstawie wyłączyć dodatek z podstawy zasiłków chorobowych. MRPiPS oraz RIO konsekwentnie uznają takie podejście za sprzeczne z ustawą zasiłkową. Jednocześnie program wprost przewiduje, że dodatek przysługuje za okres faktycznie wykonywanej pracy, z wyłączeniem okresów czasowej niezdolności do pracy, co uzasadnia odmowę wypłaty za czas L4.

Ad 1.

Za luty 2026 r. pracownikowi nie przysługuje dodatek motywacyjny (0 zł), ponieważ przez cały miesiąc nie wykonywał pracy, a dodatek – zgodnie z programem – przysługuje wyłącznie za okres faktycznie wykonywanej pracy, za który przysługuje wynagrodzenie, z wyłączeniem okresów czasowej niezdolności do pracy.

Ad 2.

W opisanym przypadku – pracownik nie świadczy pracy w lutym i nie ma żadnego dnia, za który przysługiwałoby mu wynagrodzenie za pracę (dzień 01.02 nie jest dniem pracy w obowiązującym rozkładzie), dlatego dodatek motywacyjny za luty 2026 również nie przysługuje (0 zł).

Ad 3.

System równoważny czasu pracy nie zmienia zasady, że dodatek motywacyjny przysługuje za faktyczne wykonywanie pracy w danym miesiącu; skoro w lutym 2026 r. nie przepracowano ani jednego dnia, dodatek motywacyjny za ten miesiąc nie przysługuje (0 zł).

Ad 4.

Przy zatrudnieniu w trakcie miesiąca dodatek motywacyjny ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i faktycznego wykonywania pracy: co do zasady dzieli się 1 000 zł przez 30 (ustalenie stawki dziennej), a następnie mnoży przez liczbę dni, za które przysługuje wynagrodzenie za pracę w danym miesiącu (uwzględniając wymiar etatu).

Ad 5.

Tak. Przy ustalaniu stawki dziennej dodatku motywacyjnego (zarówno do pomniejszania go o okres choroby, jak i do wyliczania należnej części przy niepełnym miesiącu) przyjmuje się stały mianownik 30 dni, niezależnie od tego, czy miesiąc ma 28, 29, 30 czy 31 dni; stawka dzienna dla dodatku 1 000 zł wynosi więc co do zasady 33,33 zł. To wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy z dnia 29 maja 1996 r. (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 927). § 11 stanowi:

1. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Piotr Wieczorek

księgowy i trener z międzynarodową akredytacją BTI, prezes zarządu ASPEKT PW Sp. z o.o.