Interpretacja indywidualna z dnia 10 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.177.2026.1.AWY

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie:

• nieuznania zwrotu kosztów organizacyjnych i operacyjnych poniesionych przy wykonywaniu usługi Agenta za zapłatę za świadczenie i w konsekwencji uznania, że nie zwiększa on podstawy opodatkowania VAT usługi Agenta – jest nieprawidłowe,
• braku obowiązku dokumentowania zwrotu ww. kosztów fakturą i możliwości dokumentowania ich notą księgową – jest nieprawidłowe,
• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które są wykorzystywane w celu realizacji usługi Agenta – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący:

• uznania zwrotu kosztów organizacyjnych i operacyjnych poniesionych przy wykonywaniu usługi Agenta za zapłatę za świadczenie i w konsekwencji uznania, że zwiększa on podstawę opodatkowania VAT usługi Agenta,
• obowiązku dokumentowania zwrotu ww. kosztów fakturą,
• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które są wykorzystywane w celu realizacji usługi Agenta.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca - „A.” sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Agent), czynny podatnik VAT, świadczący usługi opodatkowane VAT i wystawiający faktury VAT, zamierza realizować na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej nieruchomości przy ul. A1 w A. (dalej: Wspólnota) usługi określane jako usługi „Agenta zakupowego” na podstawie umowy pt. „Umowa świadczenia usług Agenta Zakupowego Nr (…)”. W ramach zdarzenia przyszłego Strony zamierzają posługiwać się następującymi postanowieniami kontraktowymi precyzowującymi model rozliczeń (cytaty z projektowanych zapisów):

„§ 3. Charakter nabyć realizowanych przez Agenta

• Agent dokonuje nabycia towarów i usług we własnym imieniu i na własny rachunek w celu realizacji usługi świadczonej na rzecz Wspólnoty.
• Nabywane towary i usługi stanowią element organizacyjny realizacji usługi Agenta i służą wykonywaniu przez Agenta czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług w ramach niniejszej Umowy.
• Dystrybucja, dostarczenie oraz udostępnienie towarów do miejsca ich wykorzystania, a także zapewnienie możliwości skorzystania z nabytych usług, odbywa się w interesie i na potrzeby Wspólnoty, w szczególności na terenie nieruchomości wspólnej, zgodnie z celem realizacji Umowy, przy czym Strony potwierdzają, że czynności te mają charakter organizacyjny i pomocniczy wobec usługi Agenta.

§ 4. Wynagrodzenie

• Wynagrodzenie Agenta za świadczenie usług określonych w Umowie ma charakter stałego ryczałtu w wysokości 1000 zł (słownie: tysiąc złotych) netto miesięcznie, powiększonego o należny podatek VAT. Wynagrodzenie, o którym mowa ma charakter niezależny od wartości kosztów ponoszonych przez Agenta w związku z realizacją Umowy.
• Koszty, o których mowa w § 5, nie stanowią elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia Agenta ani nie zwiększają wynagrodzenia określonego powyżej.

§ 5. Rozliczenie kosztów

• Wspólnota zobowiązuje się do zwrotu Agentowi kosztów poniesionych w związku z realizacją Umowy w zakresie niezbędnym do jej wykonania, w wysokości odpowiadającej ich rzeczywistej wartości, udokumentowanej dokumentami źródłowymi.
• Zwrot kosztów następuje na podstawie noty księgowej zawierającej zestawienie poniesionych wydatków oraz kopie dokumentów źródłowych. Nota księgowa ma charakter dokumentu rozliczeniowego i nie dokumentuje sprzedaży w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.
• Agent nie dolicza marży, prowizji ani narzutu do kosztów podlegających zwrotowi. Zwrotem kosztów objęte są wyłącznie koszty organizacyjne i operacyjne ponoszone przez Agenta przy wykonywaniu usługi na rzecz Wspólnoty, w szczególności koszty transportu, przesyłek, ubezpieczenia przesyłek, paliwa, opłat administracyjnych oraz inne koszty pomocnicze związane z wykonywaniem Umowy. Zwrot kosztów nie obejmuje odsprzedaży towarów ani refakturowania usług nabywanych na rzecz Wspólnoty jako odrębnych świadczeń.
• Zwrot kosztów nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług ani odrębnej dostawy towarów lub odrębnego świadczenia usług na rzecz Wspólnoty.”

Kontynuując opis Wnioskodawca wskazuje, że otrzymuje wyłącznie stałe wynagrodzenie ryczałtowe: 1000 zł netto miesięcznie + VAT. Wynagrodzenie to jest dokumentowane fakturą VAT wystawianą na Wspólnotę. Wnioskodawca podkreśla, że stały ryczałt jest jedynym wynagrodzeniem za usługę Agenta, a koszty (wydatki) rozliczane zgodnie z Umową nie stanowią elementu kalkulacyjnego tego ryczałtu i nie są uzależnione od ryczałtu.

W ramach zdarzenia przyszłego:

• Wnioskodawca ponosi koszty we własnym imieniu (faktury zakupowe są wystawiane na Wnioskodawcę).
• Koszty te są ponoszone w celu należytego wykonania usługi na rzecz Wspólnoty i służą wykonywaniu czynności opodatkowanych przez Wnioskodawcę.
• Wnioskodawca nie dolicza do tych kosztów żadnego narzutu.
• Zwrot kosztów jest dokonywany na podstawie noty księgowej wraz z zestawieniem i kopiami dokumentów źródłowych.
• Nota księgowa stanowi rozliczenie kosztów ponoszonych przez Wnioskodawcę w toku wykonywania usługi i nie dokumentuje odrębnej sprzedaży/dostawy towarów/świadczenia usług.

Wnioskodawca wskazuje, że w modelu będącym przedmiotem wniosku zwrot kosztów:

• ma charakter rozliczenia wydatków poniesionych w toku wykonywania usługi, nie stanowi odrębnego świadczenia ani elementu wynagrodzenia za usługę.

Celem wniosku jest potwierdzenie, że w opisanym modelu:

1.zwrot kosztów rozliczany notą księgową nie stanowi odrębnej czynności opodatkowanej VAT i nie zwiększa podstawy opodatkowania usługi Agenta,

2.rozliczenie zwrotu kosztów może być dokumentowane notą księgową,

3.Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych dokumentujących koszty ponoszone w toku wykonywania opodatkowanej usługi.

Pytania

1.Czy kwoty otrzymywane przez Wnioskodawcę od Wspólnoty tytułem zwrotu kosztów organizacyjnych i operacyjnych poniesionych przy wykonywaniu usługi Agenta, rozliczanych notą księgową i bez narzutu, nie stanowią zapłaty za świadczenie Wnioskodawcy w rozumieniu art. 29a ust. 1 (ani kosztów dodatkowych w rozumieniu art. 29a ust. 6) i w konsekwencji nie zwiększają podstawy opodatkowania VAT usługi Agenta?

2.Jeżeli odpowiedź na pytanie 1 jest twierdząca: czy rozliczenie zwrotu kosztów w opisanym modelu nie podlega obowiązkowi fakturowania na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT i może być dokumentowane notą księgową wraz z zestawieniem kosztów oraz kopiami dokumentów źródłowych?

3.Czy w opisanym modelu Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (koszty), które są ponoszone w celu realizacji opodatkowanej usługi Agenta na rzecz Wspólnoty?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zwrot kosztów a podstawa opodatkowania VAT - stanowisko: TAK (zwrot kosztów nie zwiększa podstawy opodatkowania).

Zdaniem Wnioskodawcy, kwoty otrzymywane od Wspólnoty tytułem zwrotu kosztów poniesionych w związku z realizacją Umowy (rozliczanych notą księgową zgodnie z Umową) nie stanowią zapłaty z tytułu sprzedaży w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, a tym samym nie zwiększają podstawy opodatkowania usługi Agenta zakupowego i nie powodują powstania VAT należnego.

Uzasadnienie:

Zgodnie z Umową, jedynym wynagrodzeniem Wnioskodawcy za usługę Agenta jest stały ryczałt 1000 zł netto + VAT, niezależny od wartości kosztów ponoszonych w toku realizacji Umowy.

Zwrot kosztów, o którym mowa w Umowie jest odrębnym obowiązkiem rozliczeniowym Wspólnoty i ma charakter restytucyjny (zwrot kosztów poniesionych w celu należytego wykonania Umowy), analogiczny do zwrotu wydatków znanego konstrukcji cywilnoprawnej zlecenia. W modelu tym zwrot nie jest wynagrodzeniem, ponieważ Umowa wprost przesądza, że „Zwrot kosztów nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług ani odrębnej dostawy towarów".

Skoro zwrot kosztów nie stanowi zapłaty za świadczenie Wnioskodawcy (wynagrodzeniem jest wyłącznie ryczałt), to kwoty te nie powinny być kwalifikowane jako element podstawy opodatkowania VAT usługi Agenta w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT.

W konsekwencji, VAT należny po stronie Wnioskodawcy powstaje wyłącznie od wynagrodzenia ryczałtowego 1000 zł netto miesięcznie + VAT, natomiast zwrot kosztów nie rodzi VAT należnego. Koszty te nie są elementem ceny usługi ani nie są refakturowane/odsprzedawane; wynagrodzenie za usługę ma charakter stałego ryczałtu niezależnego od poziomu kosztów, a zwrot ma wyłącznie charakter wyrównawczy wydatków poniesionych w toku świadczenia usługi, bez narzutu i bez przysporzenia

Ad 2

Dokumentowanie zwrotu kosztów - stanowisko: TAK (nota księgowa, bez faktury VAT).

Jeżeli zwrot kosztów w opisanym modelu nie stanowi zapłaty z tytułu sprzedaży i nie rodzi VAT należnego (Ad 1), to zdaniem Wnioskodawcy:

• otrzymanie zwrotu kosztów nie stanowi „sprzedaży” ani innej czynności podlegającej obowiązkowi fakturowania w rozumieniu art. 106b ust. 1 ustawy o VAT,
• w konsekwencji Wnioskodawca nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT dokumentującej zwrot kosztów,
• dopuszczalne i prawidłowe jest dokumentowanie zwrotu kosztów notą księgową wraz z zestawieniem wydatków i kopiami dokumentów źródłowych.

Jednocześnie Wnioskodawca będzie dokumentował fakturą VAT wyłącznie wynagrodzenie ryczałtowe 1000 zł netto + VAT. W związku z tym, że zwrot nie dokumentuje sprzedaży (brak świadczenia wzajemnego), po stronie Wnioskodawcy nie powstaje obowiązek wystawienia faktury VAT na podstawie art. 106b ust. 1.

Ad 3

Prawo do odliczenia VAT naliczonego od kosztów - stanowisko: TAK (przysługuje prawo do odliczenia).

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym modelu Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących koszty ponoszone w toku realizacji opodatkowanej usługi Agenta na rzecz Wspólnoty.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W modelu opisanym we wniosku Wnioskodawca wykonuje czynności opodatkowane VAT.

Poniesione koszty (udokumentowane fakturami na Wnioskodawcę) są - zgodnie z Umową ponoszone w celu realizacji tej usługi oraz służą wykonywaniu czynności opodatkowanych.

Okoliczność, że koszty te są następnie rozliczane ze Wspólnotą w formie zwrotu (notą księgową) nie zmienia faktu, że nabycia pozostają związane z wykonywaniem przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych VAT.

Wnioskodawca zapewni prowadzenie ewidencji i dokumentacji pozwalającej wykazać związek tych nabyć z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

W konsekwencji Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych dokumentujących koszty ponoszone w celu realizacji opodatkowanej usługi. Wnioskodawca wskazuje końcowo, że zwrot kosztów w opisanym modelu nie jest kwalifikowany jako zwrot wydatków, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, lecz jako rozliczenie wyrównawcze kosztów poniesionych przez Wnioskodawcę przy wykonywaniu opodatkowanej usługi. W konsekwencji nie zachodzą przesłanki wyłączenia prawa do odliczenia odnoszone do reżimu art. 29a ust. 7 pkt 3.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie:

• nieuznania zwrotu kosztów organizacyjnych i operacyjnych poniesionych przy wykonywaniu usługi Agenta za zapłatę za świadczenie i w konsekwencji uznania, że nie zwiększa on podstawy opodatkowania VAT usługi Agenta – jest nieprawidłowe,
• braku obowiązku dokumentowania zwrotu ww. kosztów fakturą i możliwości dokumentowania ich notą księgową – jest nieprawidłowe,
• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które są wykorzystywane w celu realizacji usługi Agenta – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

Zakres tych czynności sformułowany został odpowiednio w art. 7 i w art. 8 ustawy.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Natomiast art. 8 ust. 1 ustawy stanowi, że:

Definicja świadczenia usług ma charakter dopełniający definicję dostawy towarów i jest wyrazem realizacji powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji wykonywanych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej.

Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa o podatku od towarów i usług zalicza do grona usług każde świadczenie niebędące dostawą towarów.

Pod pojęciem usługi należy zatem rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą towarów w myśl art. 7 ustawy. Każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi zatem co do zasady usługę w rozumieniu ustawy, niemniej jednak muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

• w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, nabywca jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,
• świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy podkreślić, że oba ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby świadczenie podlegało jako usługa, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy. Przy czym z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie (z wyjątkiem przypadków ściśle określonych w art. 7 ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy). Aby uznać dane świadczenie za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

W dorobku orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (np. wyrok z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council przeciwko Commissioners of Customs and Excise), przyjmuje się, że odpłatność ma miejsce wtedy, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem, przy czym wynagrodzenie jakkolwiek musi być wyrażone w pieniądzu, to jednak nie musi być w tej formie dokonane. Należy podkreślić, że na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług bez znaczenia pozostaje to, czy kwota uzyskanego wynagrodzenia (cena) została skalkulowana tak, że stanowi tylko koszt wytworzenia towaru lub wykonania usługi, czy została powiększona także o zysk sprzedającego.

Jednocześnie, skoro przepisy nie określają formy zapłaty za świadczoną usługę, należy uznać, że zobowiązanie usługobiorcy może mieć postać świadczenia nie tylko określonej sumy pieniędzy, ale także świadczenie innej usługi (usługi wzajemnej). Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść na rzecz świadczącego usługę. Ponadto, aby dana czynność (świadczenie) podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym pomiędzy świadczoną usługą a świadczeniem wzajemnym. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia.

Odpłatność określana jest przez strony umowy i jeśli strony ustalą zapłatę, wówczas wykonane świadczenie staje się odpłatne. W przypadku istnienia świadczenia wzajemnego otrzymanego przez świadczącego usługę, należy uznać czynności wykonywane w ramach zawartej umowy za odpłatne świadczenie usług określone w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Zatem za czynność podlegającą opodatkowaniu VAT uważane mogą być takie sytuacje, w których:

• istnieje związek prawny między usługodawcą i usługobiorcą, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne,
• wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za usługi świadczone na rzecz usługobiorcy,
• istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi,
• odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem,
• istnieje możliwość wyrażenia w pieniądzu wartości tego świadczenia wzajemnego.

Zatem, dostawa towarów lub świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wtedy, gdy są wykonane odpłatnie, oraz gdy pomiędzy dostawcą towaru lub świadczącym usługę i ich beneficjentem (odbiorcą) istnieje jawny lub dorozumiany stosunek prawny (umowa), w ramach którego spełniane są świadczenia wzajemne.

Przy czym nie każda czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usługi w rozumieniu art. 7 ust. 1 oraz art. 8 ust. 1 ustawy podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, musi być wykonana przez podatnika.

Na mocy art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:

W kwestii ustalenia podstawy opodatkowania należy przywołać art. 29a ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Stosownie natomiast do art. 29a ust. 6 ustawy:

W myśl art. 29a ust. 7 ustawy:

Z treści art. 29a ust. 1 ustawy, wynika, że podstawę opodatkowania w podatku od towarów i usług stanowi wynagrodzenie, które dostawca lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu dostawy towarów albo świadczenia usług. Wynagrodzenie to oznacza wartość rzeczywiście otrzymaną (lub która ma być otrzymana) w konkretnym przypadku.

Zgodnie z ustawą podstawa opodatkowania w VAT obejmuje podatki, cła, opłaty i inne należności o pokrewnym charakterze pomniejszone o wartość podatku oraz koszty dodatkowe, takie jak choćby prowizje, koszty pakowania i transportu czy ubezpieczenie. Podczas jej wyliczania nie uwzględnia się natomiast obniżek cen, jakie zostały uwzględnione w momencie sprzedaży czy rabatów przysługujących z tytułu wcześniejszej zapłaty. Ustawodawca wyłączył z niej także wszystkie te kwoty otrzymane od nabywcy, które stanowiły zwrot poniesionych przez przedsiębiorcę wydatków.

Zgodnie z powyższymi przepisami, każdy koszt bezpośrednio związany z dostawą towarów lub świadczeniem usług, którym dostawca lub usługodawca obciążył nabywcę lub osobę trzecią, a który zwiększa łączną kwotę należną (wynagrodzenie) z tytułu transakcji – powinien być włączony do podstawy opodatkowania. Zasada włączenia tych świadczeń do podstawy opodatkowania oznacza, że wartości tego typu kosztów, których ciężar przerzucany jest na nabywcę (lub osobę trzecią), nie wykazuje się jako odrębnego świadczenia, lecz traktuje jako element świadczenia zasadniczego.

Należy zauważyć, iż uregulowanie wynikające z art. 29a ust. 1 ustawy, stanowi odpowiednik art. 73 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11 grudnia 2006 str. 1 ze zm., zwanej dalej Dyrektywą), zgodnie z którym:

W myśl art. 78 Dyrektywy:

Art. 78 Dyrektywy dotyczy kosztów bezpośrednio związanych z zasadniczą dostawą towarów lub usług, które zwiększają łączną kwotę należną z tytułu transakcji. Zgodnie z tą regulacją, każdy koszt bezpośrednio związany z dostawą towarów lub świadczeniem usług, którym dostawca obciążył nabywcę lub klienta, powinien być włączony do podstawy opodatkowania. Zasada włączenia tych świadczeń do podstawy opodatkowania oznacza, że wartości tego typu kosztów, których ciężar przerzucany jest na nabywcę, nie wykazuje się jako odrębnego świadczenia, lecz traktuje, jako element świadczenia zasadniczego, z zastosowaniem stawki podatku właściwej dla świadczenia zasadniczego.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i zamierzają Państwo świadczyć na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej usługi określane jako usługi „Agenta zakupowego” na podstawie umowy pt. „Umowa świadczenia usług Agenta Zakupowego Nr (…)”.

Zgodnie z Umową, Państwa wynagrodzenie za świadczenie usług określonych w Umowie ma charakter stałego ryczałtu w wysokości 1000 zł netto miesięcznie, powiększonego o należny podatek VAT. Ww. wynagrodzenie ma charakter niezależny od wartości kosztów ponoszonych przez Państwa w związku z realizacją Umowy. Wynagrodzenie to jest dokumentowane fakturą wystawianą na Wspólnotę.

Ponadto, zgodnie z ww. Umową, dokonują Państwo nabycia towarów i usług we własnym imieniu i na własny rachunek w celu realizacji usługi świadczonej na rzecz Wspólnoty. Wspólnota zobowiązuje się do zwrotu Państwu kosztów poniesionych w związku z realizacją Umowy. Zwrotem kosztów objęte są wyłącznie koszty organizacyjne i operacyjne ponoszone przez Państwa przy wykonywaniu usługi na rzecz Wspólnoty, w szczególności koszty transportu, przesyłek, ubezpieczenia przesyłek, paliwa, opłat administracyjnych oraz inne koszty pomocnicze związane z wykonywaniem Umowy.

Państwa wątpliwości dotyczą w pierwszej kolejności ustalenia, czy kwoty otrzymywane przez Państwa od Wspólnoty tytułem zwrotu kosztów organizacyjnych i operacyjnych poniesionych przy wykonywaniu usługi Agenta stanowią zapłatę za Państwa świadczenie w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy i w konsekwencji zwiększają podstawę opodatkowania Państwa usług.

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika. Kluczowa dla zrozumienia konstrukcji podstawy opodatkowania jest zatem analiza pojęcia wynagrodzenia rozumianego jako wszystko, co stanowi zapłatę otrzymaną lub którą dostawca lub usługodawca otrzyma w zamian za dostawę towarów lub świadczenie usług.

W orzeczeniu C-427/98 (Komisja Europejska v. Republika Federalna Niemiec) Trybunał Sprawiedliwości UE wskazał, że wynagrodzenie (kwota należna w rozumieniu art. 29 ust. 1 ustawy) jest wartością subiektywną, a więc wartością faktycznie otrzymaną w danym przypadku. W szczególności, niedopuszczalna jest sytuacja, gdy podstawa opodatkowania byłaby wyższa od kwoty, którą podatnik ostatecznie otrzymuje.

Pojęcie kwoty należnej z tytułu sprzedaży łączy się ściśle z pojęciem „wynagrodzenie”, które jest sprzedawcy należne z tytułu jego świadczenia na rzecz nabywcy. O wynagrodzeniu w ramach danej sprzedaży można mówić, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem będącym świadczeniem wzajemnym. Dostawcę towarów lub usługodawcę musi łączyć z odbiorcą stosunek prawny, z którego wynika obowiązek dostawy towarów lub świadczenia usług oraz wysokość wynagrodzenia (świadczenia wzajemnego). Za dokonanie tych czynności, wynagrodzenie musi być wyrażalne w pieniądzu, co jednak nie oznacza, że musi mieć ono postać pieniężną, gdyż wynagrodzenie (odpłatność) jako świadczenie wzajemne może również przybrać postać rzeczową (zapłatą za towar lub usługę może być inny towar lub usługa), albo mieszaną (zapłata w części pieniężna, a w części rzeczowa). Innymi słowy, musi istnieć możliwość określenia ceny wyrażonej w pieniądzu w stosunku do świadczenia wzajemnego stanowiącego wynagrodzenie za dostawę towarów lub świadczenie usług.

Analiza przedstawionego zdarzenia przyszłego oraz treści powołanych przepisów prawa prowadzi do stwierdzenia, że otrzymany przez Państwa zwrot wydatków, poniesionych w celu realizacji usługi na podstawie Umowy, jest ściśle związany z wykonywaną przez Państwa usługą Agenta zakupowego na rzecz Wspólnoty. Zatem otrzymany zwrot kosztów organizacyjnych i operacyjnych stanowi element kalkulacyjny otrzymanego wynagrodzenia (część odpłatności za usługę). Wydatki te składają się na całość zapłaty za świadczoną przez Państwa usługę i zwiększają podstawę opodatkowania wynagrodzenia za świadczoną jako Agent zakupowy usługę. Kwota stanowiąca zwrot ww. kosztów nie stanowi samoistnej kwoty, która nie byłaby związana ze świadczeniem przez Państwa usług Agenta zakupowego na rzecz Wspólnoty. Zwrot kosztów należy zatem uznać za zwiększenie wartości wynagrodzenia należnego Państwu z tytułu wykonywania usług Agenta zakupowego zgodnie z zawartą Umową.

Zapisy Umowy nie mogą wpływać na charakter otrzymywanego zwrotu kosztów jako należności za wykonywane usługi Agenta na rzecz Wspólnoty. Zasada swobody umów nie może być stosowana w przypadku umów, które naruszają przepisy podatkowe, zatem zapisy podjęte przez Państwa i Wspólnotę w § 4 Umowy, dotyczące ustalenia, że ww. koszty „nie stanowią elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia Agenta”, nie mogą przesądzać o kwalifikacji rozliczeń jako niestanowiących podstawy opodatkowania wynagrodzenia należnego Państwu od Wspólnoty.

Tym samym, wszystkie elementy wynagrodzenia z tytułu świadczenia przez Państwa usług na rzecz Wspólnoty należy traktować jako elementy wynagrodzenia z tytułu świadczenia usługi Agenta zakupowego, opodatkowanej podatkiem od towarów i usług.

Podsumowując, wynagrodzenie należne Państwu od Wspólnoty za świadczone usługi Agenta zakupowego jest w całości opodatkowane podatkiem VAT. W szczególności, opodatkowana podatkiem VAT jest również ta część wynagrodzenia, która stanowi zwrot poniesionych przez Państwa kosztów organizacyjnych i operacyjnych.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że zwrot kosztów organizacyjnych i operacyjnych przez Wspólnotę na Państwa rzecz należy traktować jako część (zwiększenie) wynagrodzenia z tytułu wykonywania przez Państwa usług na rzecz Wspólnoty zgodnie z Umową, która podwyższa podstawę opodatkowania podatkiem VAT świadczonych przez Państwa ww. usług.

Tym samym, Państwa stanowisko do pytania nr 1 jest nieprawidłowe.

Odnosząc się do sposobu dokumentowania zwrotu kosztów przez Wspólnotę, należy wskazać art. 106b ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Ponadto, wskazać należy, że na mocy art. 2 pkt 22 ustawy:

Jako podatnik podatku VAT są Państwo zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika.

Zwrot kosztów ponoszonych przez Państwa w celu należytego wykonania usługi na rzecz Wspólnoty – jak wskazano powyżej – stanowi element wynagrodzenia za usługę, którą Państwo wykonują na rzecz Wspólnoty i wchodzi w skład podstawy opodatkowania tej usługi, a zatem powinien być opodatkowany stawką podatku VAT właściwą dla tej usługi. Oznacza to, że powinien zostać udokumentowany fakturą.

Tym samym, faktury, które wystawiają Państwo na rzecz Wspólnoty z tytułu świadczenia usług Agenta zakupowego, powinny obejmować zarówno stałe wynagrodzenie ustalone w Umowie, jak i kwotę kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem ww. usług, która zostanie Państwu zwrócona przez Wspólnotę.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko do pytania nr 2, zgodnie z którym mogą Państwo dokumentować zwrot kosztów notą księgową – uznaję za nieprawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również kwestii prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które są ponoszone w celu realizacji opodatkowanej usługi Agenta na rzecz Wspólnoty.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jak wskazali Państwo we wniosku, ponoszone przez Państwa koszty organizacyjne i operacyjne mają na celu należyte wykonanie usługi na rzecz Wspólnoty i służą wykonywaniu czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Faktury zakupowe dokumentujące ww. koszty są wystawiane na Państwa.

Mając na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, należy stwierdzić, że mają Państwo prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach dokumentujących koszty poniesione w toku wykonywania usług Agenta, z uwagi na ich związek z Państwa działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Podsumowując, koszty ponoszone w celu wykonania usługi Agenta zakupowego, udokumentowane fakturami, uprawniają Państwa – jako zarejestrowanego czynnego podatnika podatku VAT – do dokonania odliczenia podatku naliczonego z tych faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, bowiem występuje związek pomiędzy ponoszonymi wydatkami a działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem Państwa stanowisko do pytania nr 3 jestprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.