Interpretacja indywidualna z dnia 26 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.265.2026.1.IK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur wystawionych na Państwa rzecz przez Kontrahentów, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - faktura, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona i odebrana przez Państwa poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), oraz ustalenia czy momentem, od którego możliwe będzie odliczenie podatku VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury oraz potwierdzenia, czy termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana do KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

„Wnioskodawca” lub „Spółka” jest spółką prawa handlowego z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: “VAT”). Spółka należy do międzynarodowej grupy kapitałowej.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, której głównym przedmiotem jest produkcja, zakup oraz sprzedaż materiałów, półfabrykatów oraz wyrobów z gumy i metalu, drobnicy metalowej oraz tworzyw sztucznych, jak również produkcja części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych oraz przewodów gumowych. Klientami Spółki są (…).

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka wykonuje czynności w odniesieniu do których przysługuje jej co do zasady prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. m.in. sprzedaż towarów i świadczenie usług na terytorium Polski, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport towarów, świadczenie usług poza terytorium kraju.

Na potrzeby niniejszego wniosku Spółka zaznacza, że co do zasady przysługuje jej pełne prawo do odliczenia VAT w związku z nabywanymi towarami i usługami w ramach czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce (z ew. ograniczeniami w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającymi z regulacji Ustawy o VAT, przykładowo w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, gdzie kwotę podatku naliczonego, zgodnie z Ustawą o VAT stanowi 50%).

Prowadzona przez Wnioskodawcę działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością nabywania różnego rodzaju towarów oraz usług niezbędnych do prowadzenia ww. działalności. W związku z tym Spółka otrzymuje od swoich dostawców i usługodawców - podatników VAT zarejestrowanych na potrzeby tego podatku w Polsce (dalej: „Kontrahenci”) faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług, na których wykazywane są kwoty podatku VAT w złotych (dalej: „Faktury zakupowe”).

Wnioskodawca wskazuje, że towary i usługi nabywane od Kontrahentów są i będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Faktury zakupowe zasadniczo prawidłowo odzwierciedlają/ będą odzwierciedlać zdarzenia gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym i odnoszą się/będą odnosić się do rzeczywiście zrealizowanych czynności opodatkowanych VAT między Kontrahentem a Wnioskodawcą. W odniesieniu do tych Faktur zakupowych nie występują/nie będą występować inne negatywne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), Faktury zakupowe wystawiane na rzecz Spółki przez Kontrahentów objętych obowiązkiem stosowania KSeF powinny być wystawiane w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu tego systemu. W ramach swojej działalności Spółka współpracuje z różnymi Kontrahentami. Dla części Kontrahentów obowiązek wystawiania Faktur zakupowych w KSeF rozpoczął się 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych obowiązek ten powstanie odpowiednio z dniem 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

Jednocześnie Wnioskodawca nie może wykluczyć, że w praktyce obrotu gospodarczego część Faktur zakupowych – pomimo obowiązujących przepisów – zostanie wystawiona przez Kontrahentów poza KSeF oraz przekazana Spółce w innej formie niż faktura ustrukturyzowana.

Ww. sytuacja może wystąpić na skutek różnych przyczyn, zasadniczo niezależnych od Spółki, takich jak w szczególności:

-Kontrahent mimo ciążącego na nim obowiązku fakturowania w KSeF nie podjął działań, które umożliwiłyby mu terminowe wywiązanie się z tego obowiązku np. przedłużają się prace wdrożeniowe w systemie księgowym Kontrahenta, których celem jest umożliwienie Kontrahentowi wystawianie faktur w KSeF przy wykorzystaniu jego systemu księgowego,

-Kontrahent na skutek błędu/ pomyłki, mimo istniejącego obowiązku, wystawił fakturę poza KSeF (inną niż faktura ustrukturyzowana/ wizualizacja faktury ustrukturyzowanej),

-Kontrahent pozostawał/ pozostaje w błędzie co do istnienia po jego stronie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy wykorzystaniu KSeF (np. Kontrahent posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza Polską, nie identyfikuje posiadania w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług udokumentowanych fakturą).

W świetle powyższego, po stronie Spółki powstały wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z Faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów poza KSeF, pomimo iż Ci mieli/ będą mieli obowiązek wystawić je za pomocą tego systemu.

Pytania

1.Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy przysługuje/ będzie przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów poza KSeF, pomimo że spoczywał na nich obowiązek wystawienia wskazanych faktur w KSeF?

2.Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, gdy Faktura zakupowa na rzecz Wnioskodawcy wystawiona została/zostanie - wbrew obowiązkowi - poza KSeF, momentem, od którego możliwe będzie odliczenie VAT naliczonego (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków odliczenia VAT) jest/będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury?

3.Czy odpowiedzi na pytania 1 i 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy Kontrahent ostatecznie prześle do KSeF fakturę, zawierającą dane, które umieszczone były na Fakturze zakupowej, o której mowa w pytaniach 1 i 2 (dokumentującą tą samą transakcję co Faktura zakupowa, o której mowa w pytaniach 1 i 2)?

Państwa stanowisko w sprawie

1. W opisanym stanie faktycznym/ zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy przysługuje/ będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów poza KSeF, pomimo że na Kontrahentach ciążył obowiązek wystawienia wskazanych faktur w KSeF.

2. W opisanym stanie faktycznym/ zdarzeniu przyszłym, gdy Faktura zakupowa na rzecz Wnioskodawcy została/zostanie wystawiona – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, momentem, od którego możliwe jest/będzie odliczenie VAT naliczonego (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia VAT) będzie chwila (dzień) faktycznego otrzymania tej faktury.

3. Odpowiedzi na pytania nr 1 i 2 nie ulegną zmianie w przypadku, Kontrahent ostatecznie prześle do KSeF fakturę, zawierającą dane, które umieszczone były na Fakturze zakupowej, o której mowa w pytaniach 1 i 2 (dokumentującą tą samą transakcję co faktura, o której mowa w pytaniach 1 i 2).

Uzasadnienie stanowiska wnioskodawcy

Pytanie nr 1:

Analizując kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego, warto wskazać przede wszystkim na regulacje przewidziane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”). Zgodnie z tym przepisem, w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy. Warto podkreślić, że art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT rozszerza ww. prawo do odliczenia również na przypadki, gdy towary i usługi wykorzystywane są do czynności wykonywanych poza terytorium kraju, o ile prawo do odliczenia zaistniałoby w przypadku ich wykonywania w kraju.

Tym samym, ustawodawca przewidział, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego uzależnione jest od zaistnienia określonych przesłanek pozytywnych tj.:

-obniżenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz

-towary i usługi nabyte przez tego podatnika wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych/ dających prawo odliczenia VAT (wykluczona jest możliwość odliczenia w przypadku wykorzystywania nabytych towarów i usług do czynności zwolnionych z VAT lub niepodlegających temu podatkowi).

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyrażone w art. 86 ust. 1 ustawy, składa się na jeden z podstawowych elementów konstrukcyjnych VAT i stanowi realizację zasady neutralności tego podatku wobec jego podatnika. Stąd, wszelkie formy jego ograniczenia wymagają bezpośredniego wskazania w przepisach, co na gruncie ustawy o VAT realizuje art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje enumeratywnie sytuacje, w których podatnik VAT pozbawiony zostaje prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zamknięty katalog przewidziany w art. 88 ustawy obejmuje m.in. przypadki tzw. „pustych faktur”, faktur wystawionych przez podmiot nieistniejący, określone nabycia usług noclegowych i gastronomicznych itp. Wśród rozpatrywanych wyjątków nie znajduje się natomiast przypadek, w którym faktura dokumentująca rzeczywistą transakcję została wystawiona poza KSeF, mimo że wystawca miał ustawowy obowiązek wystawić ją jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.

Jednocześnie, na podstawie art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z m.in. tytułu nabycia towarów i usług.

Warto podkreślić, że art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT odnosi się do (…) kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika (…).

Zgodnie z art. 2 pkt 31) pod pojęciem faktury rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei, według art. 2 pkt 32) jako fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Odrębna definicję przewidziano również dla pojęcia faktury ustrukturyzowanej, którą jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a) ustawy o VAT).

Tym samym ww. art. 86 ust. 2 pkt. 1 ustawy nie uzależnia prawa do odliczenia jedynie do przypadku pozyskania od dostawcy faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

W konsekwencji, podatek może zostać odliczony z każdego dokumentu, który spełnia definicję faktury wskazaną w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (lub art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – faktura elektroniczna) i która zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, a nie tylko z faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Jeżeli dokument wystawiony przez Kontrahenta poza KSeF zawiera wymagane przepisami elementy, dokumentuje rzeczywiście wykonaną transakcję i został wystawiony przez podatnika zobowiązanego do rozliczenia podatku należnego, to dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT. Samo uchybienie po stronie wystawcy, polegające na pominięciu KSeF jako kanału wystawienia faktury, nie jest równoznaczne ani z brakiem faktury w rozumieniu ustawy, ani z zaistnieniem którejkolwiek z przesłanek z art. 88 ustawy o VAT, które wyłączałyby prawo do odliczenia VAT.

Mając na uwadze powyższe, w sytuacji, gdy Wnioskodawca otrzymuje od Kontrahenta fakturę dokumentującą czynność opodatkowaną VAT, na której wykazano kwotę VAT i:

-jest czynnym podatnikiem VAT, a towary i usługi nabywane przez niego są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do realizacji czynności opodatkowanych VAT (spełnienie przesłanek pozytywnych przewidzianych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT);

-nie zaistnieją przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT;

sama okoliczność, że Kontrahent – wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi – wystawi Fakturę zakupową poza KSeF, stanowi jedynie uchybienie formalne i nie może stanowić samodzielnej podstawy do pozbawienia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku z takiej faktury. Sam fakt wadliwego wystawienia Faktury zakupowej przez Kontrahenta (w wadliwym formacie) nie niweczy bowiem prawa Wnioskodawcy do odliczenia podatku związanego z przeprowadzoną transakcją w postaci nabycia towaru lub usługi, gdyż kluczowe dla zaistnienia prawa do odliczenia pozostaje spełnienie przesłanek materialnych takiego odliczenia. Tym samym, odmowa prawa do odliczenia podatku VAT z powodu naruszenia wymagań formalnych (jak np. obowiązek wystawienia faktury w KSeF), pomimo spełnienia warunków materialnych dla skorzystania z tego prawa, w ocenie Wnioskodawcy, stanowi faktycznie naruszenie zasady neutralności VAT.

Wskazane podejście znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: TSUE), który przykładowo w wyroku z dnia 15 września 2016 r. w sprawie C-516/14 Barlis, wskazał, że:

„(…) podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że spełnione są przesłanki materialne, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (zob. podobnie wyroki: z dnia 21 października 2010 r., Nidera Handelscompagnie, C‑385/09, EU:C:2010:627, pkt 42; z dnia 1 marca 2012 r., Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz, C‑280/10, EU:C:2012:107, pkt 43; z dnia 9 lipca 2015 r., Salomie i Oltean, C‑183/14, EU:C:2015:454, pkt 58, 59 i przytoczone tam orzecznictwo). (…)”

Wynika z tego, że organy podatkowe nie mogą odmówić prawa do odliczenia podatku VAT tylko na tej podstawie, że faktura nie spełnia przesłanek wymaganych w art. 226 pkt 6 i 7 dyrektywy 2006/112, jeżeli dysponują one wszystkimi informacjami do zbadania, że spełnione są przesłanki materialne dotyczące tego prawa.

Warto również wskazać na wyrok Sądu UE (izba prejudycjalna) z dnia 11 lutego 2026 r. wydany w polskiej sprawie T-689/24 dotyczącej prawa do odliczenia VAT. Sąd podkreśla w nim wiodącą rolę materialnych przesłanek odliczenia VAT, podnosząc miedzy innymi, że:

„Przesłankami materialnymi prawa do odliczenia są przesłanki regulujące samą podstawę i zakres tego prawa (…) I tak zgodnie z art. 168 lit. a) dyrektywy VAT towary, w odniesieniu do których podatnik zamierza skorzystać z prawa do odliczenia, muszą zostać nabyte przez owego podatnika działającego w tym charakterze w chwili nabycia. Ponadto towary te powinny być wykorzystywane przez podatnika na późniejszym etapie obrotu na potrzeby jego własnych opodatkowanych transakcji oraz powinny być dostarczone przez innego podatnika na wcześniejszym etapie obrotu (…) Przesłanki formalne prawa do odliczenia regulują szczegółowe zasady i kontrolę jego wykonywania, a także prawidłowe funkcjonowanie systemu VAT, takie jak obowiązki dotyczące rachunkowości, wystawiania faktur i składania deklaracji (…) To rozróżnienie między regulującymi prawo do odliczenia przesłankami materialnymi a przesłankami formalnymi jest o tyle istotne, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem podstawowe zasady neutralności VAT i proporcjonalności wymagają, aby odliczenie naliczonego VAT zostało przyznane, jeżeli spełniono wymogi materialne, nawet wówczas, gdy podatnicy pominęli niektóre wymogi formalne (…) powstanie prawa do odliczenia może być uzależnione wyłącznie od warunków materialnych, które są przewidziane w dyrektywie VAT (…).”

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie polskich sądów administracyjnych (patrz przykładowo: wyrok NSA z dnia 29 października 2021 o sygn. I FSK 1656/21).

W konsekwencji, jeśli Faktura zakupowa otrzymana przez Wnioskodawcę dokumentować będzie rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych i spełnione zostały materialne przesłanki prawa do odliczenia, to po stronie Wnioskodawcy powstanie prawo do odliczenia nawet jeżeli otrzyma Fakturę zakupową wystawioną poza KSeF. Przyjęcie odmiennego podejścia w zakresie prawa do odliczenia skutkowałoby nie tylko naruszeniem zasady neutralności, ale w rezultacie stanowiło również bezpodstawną sankcję wobec Wnioskodawcy za uchybienie, którego dopuścił się jego Kontrahent.

Naruszenie obowiązku korzystania z KSeF skutkuje sankcjami administracyjnymi opisanymi w art. 106ni ustawy o VAT. Przepisy te nie wprowadzają jednak żadnej dodatkowej sankcji po stronie nabywcy, która skutkowałaby utratą prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy faktura została wystawiona poza KSeF, ale prawidłowo dokumentuje rzeczywistą dostawę towarów lub świadczenie usług.

W ocenie Wnioskodawcy, gdyby intencją ustawodawcy było automatyczne pozbawianie nabywcy prawa do odliczenia w takiej sytuacji, przesłanka ta zostałaby niewątpliwie przewidziana w art. 88 ustawy o VAT – czego jednak ustawodawca nie dokonał.

Żaden przepis nie nakazuje przy tym adresatowi faktury dokonywania jakiejkolwiek weryfikacji zasadności wystawienia przez sprzedającego faktury poza KSeF np. pod kątem posiadania przez niego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo zaistnienia innych niż awaria okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury bez użycia KSeF. Na potwierdzenie powyższego wskazać należy, że w objaśnieniach podatkowych z dnia 28 stycznia 2026 roku dotyczących zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, Minister Finansów wskazał przykładowo, że: Podatnicy z siedzibą na terytorium Polski, nabywający towary lub usługi od podatników z siedzibą za granicą, dla celów stosowania KSeF nie są zobowiązani do dokonywania weryfikacji, czy taki zagraniczny podatnik posiada SMDP w Polsce.

Reasumując, w analizowanej sytuacji, w związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF, począwszy od dnia 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. (w zależności od przypadku konkretnego Kontrahenta) Kontrahenci są/będą zobowiązani do wystawiania na rzecz Wnioskodawcy Faktur zakupowych w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że w praktyce obrotu gospodarczego niektóre z Faktur zakupowych dokumentujących czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce i na których zgodnie z przepisami ustawy o VAT zostanie naliczony podatek VAT są/będą wystawione przez Kontrahentów wbrew obowiązującym regulacjom Ustawy o VAT poza KSeF, w innej formie niż faktura ustrukturyzowana (faktura papierowa przesłana pocztą/ doręczona osobiście, faktura elektroniczna przesłana np. w formacie PDF na adres e-mail). Niezależnie od tego Faktury zakupowe zasadniczo prawidłowo odzwierciedlają/ będą odzwierciedlały zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym i odnoszą się/ będą odnosiły się do rzeczywiście zrealizowanych czynności opodatkowanych VAT między Kontrahentem a Wnioskodawcą.

Ww. sytuacja może wystąpić na skutek różnych przyczyn, zasadniczo niezależnych od Spółki, takich jak w szczególności: Kontrahent mimo ciążącego na nim obowiązku fakturowania w KSeF nie podjął działań, które umożliwiłyby mu terminowe wywiązanie się z tego obowiązku np. przedłużają się prace wdrożeniowe w systemie księgowym Kontrahenta, których celem jest umożliwienie mu wystawiania faktur w KSeF przy wykorzystaniu jego systemu księgowego, Kontrahent na skutek błędu/ pomyłki, mimo istniejącego obowiązku, wystawił/wystawi fakturę poza KSeF (inną niż faktura ustrukturyzowana/ wizualizacja faktury ustrukturyzowanej), Kontrahent pozostawał/ pozostaje w błędzie co do istnienia po jego stronie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy wykorzystaniu KSeF (np. Kontrahent posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza Polską, nie identyfikuje posiadania w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług udokumentowanych fakturą).

Jak zaznaczono w treści opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego niniejszego wniosku Spółka zaznacza, że co do zasady przysługuje jej pełne prawo do odliczenia VAT w związku z nabywanymi towarami i usługami w ramach czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce (z ew. ograniczeniami w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającymi z regulacji Ustawy o VAT, przykładowo w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, gdzie kwotę podatku naliczonego, zgodnie z ustawą o VAT stanowi 50%).

Wnioskodawca wskazał także dodatkowo, że w odniesieniu do tych Faktur zakupowych opisywanych w niniejszym wniosku nie będą występować inne negatywne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, odnosząc do powyższych okoliczności całość argumentacji przedstawionej w uzasadnieniu niniejszego wniosku, należy stwierdzić, że przemawia ona za prawidłowością stanowiska Wnioskodawcy, zgodnie z którym przysługiwać będzie mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów pozaKSeF, pomimo że na Kontrahentach ciążył obowiązek udokumentowania danej transakcji w KSeF.

Prezentowane stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KlS). Przykładowo:

- w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2026 r. (znak: 0114-KDIP1-1.4012.979.2025.1.MŻ) Dyrektor KIS wskazał, że: (...) że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e- Faktur (...) Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego.

- W interpretacji indywidualnej z dnia 26 stycznia 2026 roku (znak: 0111 -KDIB3-1.4012.930.2025.2.KO) Dyrektor KIS wskazał, że: (...) Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Tym samym, odpowiadając wprost na Państwa pytanie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur(...)

- W interpretacji indywidualnej z dnia21 stycznia 2026 roku (znak: 0114-KDIP1- 1.4012.1022.2025.1.ESZ) Dyrektor KIS zauważył, że: (...) jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Analogiczne stanowisko zaprezentowane zostało również w innych, licznych interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS. W tym przykładowo w interpretacjach indywidualnych z dnia:

• 20 stycznia 2026 roku (znak: 0114-KDIP1-1.4012.1014.2025.1.MKA);

• 20 stycznia 2026 roku (znak: 0114-KDIP1-3.4012.896.2025.1.JG);

• 22 stycznia 2026 roku (znak: 0113-KDIPT1-2.4012.1158.2025.1.AJB);

• 21 stycznia 2026 roku (znak: 0114-KDIP1-3.4012.900.2025.2.KAB);

• 21 stycznia 2026 roku (znak: 0114-KDIP1-3.4012.893.2025.1.KAB) czy

• z dnia 21 stycznia 2026 roku (znak: 0114-KDIP1-3.4012.894.2025.1.PRM).

Powyższe podtrzymuje również Ministerstwo Finansów, które w Podręczniku KSeF 2.0 (dostępnym na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i- otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf), wskazuje że: (...) W zakresie realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które pomimo obowiązku fakturowania w KSeF zostaną wystawione z jego pominięciem (czyli w sytuacji, gdy zachodzą nieprawidłowości w działaniu po stronie wystawcy faktury) prawo to będzie nadal zapewnione, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych odliczenia, o których mowa w art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych zgodnie z art. 88 ustawy.

Pytanie nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Przy czym w przypadku faktur ustrukturyzowanych, zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT będą one uznane za otrzymane w dniu przydzielenia im w KSeF numeru identyfikującego daną fakturę ustrukturyzowaną.

Mając na uwadze powyższe, w przypadku faktur, o których mowa w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jak też w przypadku faktur elektronicznych z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, nie przewidziano szczególnych regulacji definiujących moment otrzymania tych faktur. Stąd, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji, gdy Kontrahenci, pomimo spoczywającego na nich obowiązku, nie wystawią faktur ustrukturyzowanych w KSeF, a udokumentują transakcję poza KSeF np. poprzez przesłanie ich drogą e-mail (w formie elektronicznej) lub poprzez wysyłkę kurierem (w formie papierowej), momentem, od którego możliwe będzie odliczenie podatku naliczonego z takich Faktur zakupowych, będzie faktyczne otrzymanie tych faktur przez nabywcę. Tym samym, chwilą od której przysługuje/ będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego (zakładając, że pozostałe warunki odliczenie są spełnione) będzie wpływ tych dokumentów do nabywcy np. odbiór e-mail'a zawierającego fakturę.

Stanowisko to znalazło potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 22 stycznia 2026 roku, znak: 0113-KDIPT1-2.4012.1158.2025.1.AJB (…) będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Kontrahentów – wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, to tym samym należy uznać, że datą powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur będzie data ich faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. (patrz również interpretacja Dyrektora KIS z dnia 21 stycznia 2026 roku, znak: 0114-KDIP1- 3.4012.894.2025.1.PRM czy interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 22 stycznia 2026 roku, znak: 0114-KDIP4-1.4012.667.2025.1.PS).

Podobnie, we wspomnianym już powyżej Podręczniku KSeF 2.0 wskazano, że: (…) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstawać będzie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W przypadku faktur wystawionych poza KSeF moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Pytanie nr 3

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Kontrahent ostatecznie prześle do KSeF fakturę, zawierającą dane umieszczone już wcześniej na Fakturze zakupowej wystawionej poza KSeF, o której mowa w pytaniach 1 i 2, nie będzie to rzutować na prawo i moment odliczenia podatku naliczonego wykazanego na ww. fakturach wystawionych poza ww. KSeF.

Prawo powstanie bowiem zgodnie z zasadami przedstawionymi w pyt. 1 i 2 powyżej. Prawo do odliczenia VAT w przypadku Faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów poza KSeF powstanie zgodnie z przytoczonym już wcześniej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT tj. już przed momentem, w którym Kontrahent następczo wystawi fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.

Tym samym okoliczność, że w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wskazano, że dniem otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest dzień, w którym przydzielony jej został numer KSeF nie powinien mieć przełożenia na rozpatrywaną sytuację.

Z powyższym zgodził się Dyrektor KIS, który w interpretacji z dnia 22 stycznia 2026 roku, znak: 0114- KDIP4-1.4012.667.2025.1.PS wskazał, że: (…) W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana do KSeF. (patrz również interpretacja Dyrektora KIS z dnia 21 stycznia 2026 roku, znak: 0114-KDIP1-3.4012.894.2025.1.PRM czy interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 22 stycznia 2026 roku, znak: 0113-KDIPT1-2.4012.1158.2025.1.AJB).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)(uchylona)

2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)(uchylony)

4)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5)faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)(uchylony)

7)wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1.Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3.W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

1.Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2.(uchylony)

3.Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Są Państwo spółką zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT w Polsce, należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej. W związku z prowadzona działalnością, wykonują Państwo czynności w odniesieniu do których przysługuje Państwu, co do zasady, prawo do odliczenia VAT naliczonego. W ramach prowadzonej działalności nabywają Państwo towary i usługi od Kontrahentów będących czynnymi podatnikami VAT w Polsce, otrzymując faktury dokumentujące te transakcje, które zasadniczo prawidłowo odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze.

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Kontrahenci są i będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nie mogą jednak Państwo wykluczyć sytuacji, w których – z przyczyn niezależnych od Spółki (np. błędy, opóźnienia wdrożeniowe, brak świadomości obowiązku) – faktury zostaną wystawione poza KSeF, np. w formie papierowej lub elektronicznej (PDF).

Wskazują Państwo, że co do zasady przysługuje Państwu pełne prawo do odliczenia VAT (z ustawowymi ograniczeniami, np. w zakresie wydatków związanych z pojazdami), a w odniesieniu do opisanych faktur nie będą występować inne przesłanki wyłączające to prawo, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT

Państwa wątpliwości dotyczą w pierwszej kolejności kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych przez Kontrahentów wyłącznie poza KSeF pomimo, że mieli taki obowiązek.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje/będzie przysługiwać Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, przysługuje/będzie przysługiwać Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia czy momentem, od którego możliwe będzie odliczenie podatku VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków, będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury oraz potwierdzenia, czy termin ten nie zmieni się gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana do KSeF.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

- powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

- doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

- podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

•w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

•za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

•przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy – faktury ustrukturyzowane są uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wystawienie, przesłanie w systemie KSeF.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana/wystawiona w KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który przedstawili Państwo we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz.622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.