Interpretacja indywidualna z dnia 2 czerwca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.198.2026.1.IK

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe, w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, żePaństwastanowiskowsprawieocenyskutkówpodatkowychopisanegostanufaktycznego w podatku od towarów i usług jest:

- nieprawidłowe w zakresie uprawnienia do wystawiania faktur w formie elektronicznej lub papierowej,

- prawidłowe w zakresie późniejszego wysyłania do systemu KSeF danych z faktur, które zostały wystawione pomimo obowiązku poza KSeF.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Spółka wchodzi w skład międzynarodowego koncernu - (...). W ramach struktury grupowej, A. pełni rolę wyspecjalizowanego podmiotu odpowiedzialnego za dystrybucję, wsparcie techniczne oraz serwis urządzeń marki A. na rynku krajowym. Powyższe stanowi główną gałąź operacyjną Wnioskodawcy.

Od 2026 roku Spółka rozszerzyła swoją działalność o segment (…). Jest to obszar wydzielony operacyjnie, choć działający pod tą samą egidą prawną co reszta przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do pozostałego zakresu, segment (…) od początku został zaprojektowany w oparciu o nowoczesne i dedykowane rozwiązania informatyczne. Powyższe umożliwiło sprawną integrację z systemem KSeF tego konkretnego segmentu działalności.

Pozostały, główny zakres operacyjny Spółki opiera się na szeregu starszych rozwiązań systemowych, które charakteryzują się:

-Brakiem natywnej kompatybilności z nowymi standardami przesyłki danych.

-Złożonością, która uniemożliwia proste "skopiowanie" rozwiązania z segmentu (…).

-Ograniczeniami technicznymi, które stanowią realną barierę dla szybkiego wdrożenia KSeF w starych segmentach.

Łączna wartość sprzedaży Spółki wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczyła kwotę 200 000 000 zł. W związku z powyższym, na podstawie art. 145l ust. 1 ustawy o VAT, Spółka jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od dnia 1 lutego 2026 r.

W toku prac wdrożeniowych zmierzających do integracji wewnętrznego systemu finansowo-księgowego Spółki z KSeF, wystąpiły nieprzewidziane i niezależne od Spółki bariery techniczne.

Aktualnie wykorzystywane oprogramowanie nie posiada pełnej, stabilnej funkcjonalności pozwalającej na bezbłędne generowanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, który stanowi, że przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie".

Problematyka ta nie ogranicza się jedynie do braku połączenia z centralnym systemem (KSeF), lecz dotyczy samej struktury logicznej pliku. Nie jest zatem możliwe zastosowanie tzw. trybu offline24 o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT.

Wskazać również należy, że działalność Spółki charakteryzuje się generowaniem dużego wolumenu faktur. Wymagają one pozyskania danych z wewnętrznych systemów ( np. sprzedażowych, magazynowych). W procesie tym występuje wysoki stopień zagregowania danych.

Z uwagi na powyższe, rozwiązania tymczasowe, takie jak komercyjne aplikacje webowe czy darmowa "Aplikacja Podatnika KSeF", są obiektywnie nieprzydatne. Narzędzia te wymagają manualnego wprowadzania danych lub importu z prostych plików. Przy skali działalności Spółki, byłoby to działanie paraliżujące proces sprzedażowy i naruszające zasady racjonalności gospodarczej.

Manualne przenoszenie danych do zewnętrznych aplikacji webowych drastycznie zwiększa ryzyko błędów merytorycznych, co naruszałoby obowiązki Spółki wynikające z art. 106e ustawy o VAT.

Zatem, niemożność techniczna systemu Spółki oznacza w praktyce niemożność wystawienia faktury ustrukturyzowanej w ogóle, ponieważ żadna inna ścieżka nie jest dostępna w ramach prowadzonej działalności.

W związku z powyższym, Spółka nie jest obiektywnie w stanie zrealizować obowiązku fakturowania w systemie KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. bez narażenia się na ryzyko paraliżu procesu sprzedażowego oraz błędów w dokumentacji podatkowej.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że zaistniały stan ma charakter tymczasowy i Spółka nieustannie dąży do zapewnienia pełnej funkcjonaliści w zakresie możliwości generowania i przesyłania faktur w formie ustrukturyzowanej.

Mając na uwadze zasadę racjonalności oraz interes ekonomiczny przedsiębiorstwa (konieczność zachowania ciągłości obrotu, terminowego fakturowania kontrahentów oraz realizowania terminowych płatności), Spółka zamierza wystawiać faktury w formie elektronicznej lub papierowej, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT.

Pytania

Pytanie nr 1 (Kwestia dopuszczalności formy elektronicznej lub papierowej)

Czy w opisanym stanie faktycznym, w sytuacji wystąpienia obiektywnych i niezależnych od Spółki barier technicznych uniemożliwiających wystawianie faktur ustrukturyzowanych, Spółka jest uprawniona - w celu zachowania ciągłości obrotu - do wystawiania faktur w formie elektronicznej lub papierowej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz 32 ustawy o VAT (w formie plików PDF) poza Krajowym Systemem e-Faktur, a działanie takie do 31.12.2026 nie będzie skutkowało nałożeniem na Spółkę sankcji pieniężnych przewidzianych w art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT?

Pytanie nr 2 (Brak sankcji - zależne od pytania nr 1)

W przypadku udzielenia twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, to czy wystawienie faktur elektronicznych i papierowych do 31.12.2026 będzie skutkowało nałożeniem na Spółkę sankcji pieniężnych przewidzianych w art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT?

Pytanie nr 3 (Kwestia obowiązku późniejszego przesłania do KSeF)

Czy w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej i papierowej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT, z przyczyn technicznych leżących po stronie Spółki, Spółka będzie zobowiązana do późniejszego przesłania danych z tej faktury do systemu KSeF po ustąpieniu barier technicznych (w celu nadania jej numeru identyfikującego)?

Pytanie nr 4 (Kwestia ryzyka z art. 108 ustawy o VAT - zależne od pytania nr 3)

W przypadku uznania, że Spółka ma obowiązek przesłać dane z uprzednio wystawionej faktury elektronicznej i papierowej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT do systemu KSeF, czy czynność ta (wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej o identycznej treści co wcześniej wprowadzona do obrotu faktura PDF) nie będzie skutkowała powstaniem obowiązku zapłaty podatku wykazanego na fakturze ustrukturyzowanej na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT (jako tzw. "drugiej faktury" lub "pustej faktury" z tym samym podatkiem)?

Pytanie nr 5 (Kwestia technicznego charakteru wysyłki i korekt - zależne od pytania nr 4)

W przypadku uznania, że przesłanie faktury do KSeF po jej wcześniejszym wystawieniu w formacie elektronicznym i /lub papierowym o którym mowa w art. 2 pkt 31 oraz 32 ustawy o VAT jest wymagane, a czynność ta będzie miała charakter wyłącznie techniczny (służący dopełnieniu obowiązków), to czy oznacza to, że Spółka nie będzie zobowiązana do wystawiania faktur korygujących do pierwotnych faktur elektronicznych i papierowych o których mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT ani do podejmowania innych czynności o charakterze prawno-podatkowym w celu wyeliminowania z obiegu prawnego faktury elektronicznej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz 32 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko

Ad. 1-2 (Kwestia dopuszczalności formy elektronicznej lub papierowej i braku sankcji)

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przedstawionym stanie faktycznym, Spółka jest uprawniona do wystawiania faktur w formie elektronicznej i papierowej o której mowa w art. w art. 2 pkt 31 oraz 32 ustawy o VAT (w formie plików PDF) poza Krajowym Systemem e-Faktur, a działanie takie do 31.12.2026 nie będzie skutkowało nałożeniem na Spółkę sankcji pieniężnych przewidzianych w art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT.

W pierwszej kolejności należy dokonać systematyki pojęć związanych z dokumentowaniem czynności opodatkowanych, jakie funkcjonują w ustawie o VAT. Ustawodawca przewiduje obecnie trzy równoległe formy dokumentowania transakcji, które zachowują swoją moc prawną w obrocie:

-Faktura ustrukturyzowana - zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, rozumie się przez nią „fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”.

-Faktura elektroniczna - zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, jest to „faktura w formacie elektronicznym wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”.

-Faktura papierowa - zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT jako tradycyjna forma dokumentu przekazywana fizycznie nabywcy.

Należy podkreślić, że wszystkie powyższe rodzaje faktur są pełnoprawnymi dokumentami wywołującymi skutki prawne. Choć dla części podmiotów faktura ustrukturyzowana staje się formą obligatoryjną, to w sytuacjach nadzwyczajnych i technicznie uzasadnionych, pozostałe definicje faktur (w tym faktura elektroniczna i papierowa) nie tracą swojego bytu prawnego ani zdolności do dokumentowania zdarzeń gospodarczych na potrzeby podatku VAT. Przykładem tutaj jest art. 106ng zgodnie z którym w przypadku, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że Spółka, mimo dołożenia należytej staranności, napotkała na bariery technologiczne uniemożliwiające generowanie plików zgodnych ze strukturą logiczną (schemą) KSeF. Wnioskodawca wskazuje, że art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT przewiduje tzw. tryb offline tj. "w przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur [...] podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej".

Jednakże w sytuacji Spółki przepis ten jest nieaplikowany. Problem nie leży bowiem po stronie systemu centralnego (KSeF), lecz po stronie wewnętrznego oprogramowania, które nie jest w stanie w ogóle wygenerować prawidłowej struktury logicznej pliku. W konsekwencji Spółka znajduje się w stanie faktycznej niemożliwości technicznej dopełnienia obowiązku w formie ustrukturyzowanej.

W obliczu kolizji między technicznym obowiązkiem korzystania z KSeF a ustawowym obowiązkiem dokumentowania sprzedaży (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT), Wnioskodawca twierdzi, że prymat musi zostać przyznany zasadzie pewności obrotu i rzetelności rozliczeń.

Skoro Spółka nie może wygenerować faktury ustrukturyzowanej, a tryb offline (wymagający tej samej struktury pliku) jest niewykonalny, jedyną racjonalną drogą pozostaje wystawienie faktury elektronicznej (np. PDF) lub papierowej, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Faktura taka:

-Precyzyjnie identyfikuje strony transakcji, przedmiot opodatkowania i kwoty (zgodnie z art. 106e ustawy o VAT).

-Pozwala nabywcy na realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego.

-Zapewnia ciągłość wpływów budżetowych z tytułu podatku należnego.

Przyjęcie stanowiska odmiennego prowadziłoby do nieakceptowalnego wniosku, że podatnik, który z przyczyn technicznych nie może skorzystać z KSeF, ma całkowity zakaz sprzedaży lub fakturowania, co naruszałoby konstytucyjną zasadę wolności gospodarczej oraz unijną zasadę neutralności VAT.

Kluczowym argumentem przemawiającym za dopuszczalnością rozwiązania tymczasowego przyjętego przez Spółkę jest analiza przepisów o sankcjach pieniężnych. Zgodnie z art. 106ni ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT „Naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze [...] za niewystawienie faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur mimo takiego obowiązku”.

Należy jednak zauważyć, że na mocy przepisów wprowadzających i nowelizujących system KSeF, stosowanie sankcji, o których mowa w art. 106ni, zostało odroczone do dnia 31 grudnia 2026 r.

Oznacza to, że ustawodawca przewidział okres przejściowy (adaptacyjny), w którym uchybienie obowiązkowi fakturowania w systemie KSeF - choć formalnie stanowi naruszenie procedury - nie jest obwarowane karami finansowymi. Pozwala to Wnioskodawcy na rozwiązanie problemów technicznych bez obawy o paraliż finansowy przedsiębiorstwa.

Dalej należy wskazać, że również pod kątem prawa do odliczenia, ustawodawca nie sankcjonuje tutaj kwestii związanej z wystawieniem faktur elektronicznych i papierowych zamiast faktur ustrukturyzowanych.

Podstawowe prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego [...]”.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Dalej zgodnie z art. 2 pkt. 31, poprzez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Tym samym ustawa nie ogranicza w tym punkcie pojęcia "faktury" wyłącznie do "faktury ustrukturyzowanej".

Katalog sytuacji, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego, został enumeratywnie wymieniony w art. 88 ustawy o VAT. Analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, że ustawodawca nie przewidział sankcji w postaci utraty prawa do odliczenia z powodu otrzymania faktury w formacie elektronicznym lub papierowym zamiast ustrukturyzowanej, jeżeli faktura ta dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

W szczególności, zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. c, prawo do odliczenia nie przysługuje, gdy wystawione faktury stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane. W opisanym stanie faktycznym faktury wystawiane przez Spółkę będą dokumentować realne transakcje, a zawarte w nich dane (zgodne z art. 106e) będą w pełni odzwierciedlać stan rzeczywisty.

Skoro zatem faktura elektroniczna spełnia definicję faktury w rozumieniu ustawy (art. 2 pkt 32), a transakcja faktycznie miała miejsce, to brak jest podstawy prawnej do zakwestionowania prawa kontrahenta do odliczenia VAT.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) oraz krajowych sądów administracyjnych, prawo do odliczenia VAT jest fundamentalnym prawem podatnika wynikającym z zasady neutralności podatku.

Ewentualne uchybienia o charakterze formalnym (takie jak postać pliku czy kanał jego przesłania np. poczta tradycyjna lub elektroniczna) nie mogą pozbawiać podatnika prawa do odliczenia, jeżeli spełnione są przesłanki materialne (towar/usługa zostały dostarczone i służą działalności opodatkowanej). Uzależnienie prawa nabywcy do odliczenia od technicznej sprawności systemów informatycznych dostawcy (Spółki) byłoby rażącym naruszeniem zasady proporcjonalności i neutralności.

Jak wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1, ustawodawca zdecydował o odroczeniu stosowania sankcji pieniężnych za naruszenie obowiązków związanych z KSeF do dnia 31 grudnia 2026 r. (art. 106ni).

Logiczna wykładnia tego przepisu prowadzi do wniosku, że skoro ustawodawca rezygnuje z nakładania kar na wystawcę za błędną formę fakturowania w okresie przejściowym, to tym bardziej nie może karać odbiorcy faktury poprzez pozbawienie go prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sankcja w postaci utraty prawa do odliczenia byłaby dla kontrahentów Spółki znacznie dotkliwsza niż jakiekolwiek sankcje administracyjne i prowadziłaby do nieuzasadnionego pogorszenia ich sytuacji ekonomicznej z przyczyn od nich niezależnych.

Powyższe potwierdza linia interpretacyjna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (np. interpretacja indywidualna z dnia 10 grudnia 2025 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR, zgodnie z którą nabywca nie traci prawa do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF, jeśli transakcja faktycznie miała miejsce. Co niezwykle istotne podatnik nie jest zobowiązany do weryfikowania, czy faktura została wystawiona prawidłowo w kontekście obowiązku KSeF.

W przytoczonej interpretacji wskazano, że "(…)Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

Innymi słowy, jeżeli ustawodawca w żadnym zakresie nie przewidział braku możliwości odliczenia VAT z tytułu otrzymania faktury poza KSeF, ergo faktury wystawione w tym trybie mają pełną sprawczość i należy je traktować jako pełnoprawny dokument.

Ad. 3 (Kwestia obowiązku późniejszego przesłania do KSeF)

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że nie ma on obowiązku przesyłania faktur do KSeF w następstwie wystawienia faktur w formie elektronicznej lub papierowej.

W systemie KSeF ustawodawca przewidział mechanizmy następczej cyfryzacji faktur wyłącznie w dwóch, ściśle zdefiniowanych przypadkach: awarii systemu KSeF (art. 106ng) oraz trybu offline (art. 106nda). Oba te tryby zakładają, że podatnik wystawia fakturę "zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej" (w formacie XML), a jedynie przesyła ją do systemu w terminie późniejszym.

W opisanym stanie faktycznym mamy do czynienia z trzecią kategorią sytuacji, nieuregulowaną wprost w procedurach awaryjnych KSeF tj. z obiektywną niemożnością techniczną wygenerowania struktury logicznej pliku. Bariera ta ma charakter fundamentalny - system wewnętrzny nie jest w stanie wygenerować pliku XML. W konsekwencji Spółka wystawia fakturę elektroniczną na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT lub fakturę papierową na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT.

Skoro Spółka nie wystawia "faktury ustrukturyzowanej" (bo nie jest w stanie stworzyć pliku XML zgodnego ze schemą), to nie może do niej znaleźć zastosowania obowiązek "dosyłania" określony dla faktur ustrukturyzowanych wystawianych w trybach awaryjnych.

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W momencie doręczenia kontrahentowi takiej faktury, proces dokumentowania transakcji zostaje prawnie zakończony.

Zdaniem Wnioskodawcy, analiza przepisów prowadzi do wniosku, że w polskim systemie prawnym nie istnieje przepis, który nakazywałby "konwertowanie" wystawionej już i wprowadzonej do obrotu faktury papierowej bądź elektronicznej na fakturę ustrukturyzowaną w terminie późniejszym.

Wymóg późniejszego "dosyłania" danych, które zostały już rzetelnie rozliczone na podstawie faktur elektronicznych i papierowych, stanowiłby dla Spółki nadmierne obciążenie administracyjne, nie niosąc przy tym żadnej dodatkowej wartości dla szczelności systemu podatkowego. Dane o transakcjach i tak trafią do organów podatkowych za pośrednictwem plików JPK_V7M.

Należy również podnieść, że skoro ustawodawca (na mocy przepisów wprowadzających) zawiesił stosowanie sankcji z art. 106ni ust. 1 do dnia 31 grudnia 2026 r., to uznał tym samym, że w okresie przejściowym uchybienia w zakresie formy wystawiania faktur nie są traktowane jako ciężkie naruszenie dyscypliny podatkowej wynikającej z przepisów ustawy o VAT.

Tym samym, skoro przepisy nie przewidują sankcji za wystawienie faktury elektronicznej lub papierowej zamiast ustrukturyzowanej do końca 2026 r., to tym bardziej nie mogą nakładać obowiązku późniejszej swoistej "naprawy" tego stanu rzeczy poprzez dosłanie danych do KSeF. Tym bardziej, jeśli ustawa nie zawiera wyraźnego przepisu nakazującego taką czynność w przypadkach innych niż awaria, niedostępność czy tryby offline.

Ad. 4 (Kwestia ryzyka z art. 108 ustawy o VAT - zależne od pytania nr 3)

W przypadku uznania, że Spółka ma obowiązek przesłać dane z uprzednio wystawionej faktury elektronicznej lub papierowej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT do systemu KSeF, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że czynność ta (wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej o identycznej treści co wcześniej wprowadzona do obrotu faktura PDF) nie będzie skutkowała powstaniem obowiązku zapłaty podatku wykazanego na fakturze ustrukturyzowanej na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT (jako tzw. "drugiej faktury" lub "pustej faktury" z tym samym podatkiem).

Wnioskodawca podkreśla, że art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, nie ma na celu generowania dodatkowych dochodów budżetowych z tytułu błędów technicznych, lecz pełni funkcję "bezpiecznika" systemu VAT. Jego zadaniem jest wyeliminowanie ryzyka uszczuplenia wpływów podatkowych poprzez wystawianie faktur niedokumentujących rzeczywistych zdarzeń gospodarczych (tzw. pustych faktur), które mogłyby posłużyć do nieuprawnionego odliczenia podatku naliczonego.

W sytuacji opisanej przez Spółkę, przesłanie danych do KSeF po uprzednim wystawieniu faktury elektronicznej lub papierowej dokumentuje tę samą, realną transakcję. Nie dochodzi zatem do kreacji "nowego" podatku, lecz jedynie do powielenia zapisu o tym samym zobowiązaniu w innym formacie technologicznym.

TSUE w wyroku z dnia 29 września 2022 r. w sprawie C-643/20 wskazał jednoznacznie zasady stosowania sankcyjnego obowiązku zapłaty podatku z faktury, tj.: "Art. 203 dyrektywy 2006/112 należy interpretować w ten sposób, że [...] przepis ten nie znajduje zastosowania, gdy podatnik działający w dobrej wierze, wystawiając fakturę z wykazanym błędnie podatkiem, wyeliminował w odpowiednim czasie ryzyko utraty wpływów podatkowych.”

Mimo że wyrok ten zapadł w kontekście błędnej stawki VAT, jego teza ma charakter uniwersalny dla art. 108 ustawy o VAT. W opisanym stanie faktycznym Spółka działa w celu dopełnienia obowiązków ustawowych w obliczu problemów technicznych. Dodatkowo podatek należny zostaje rozliczony i zapłacony na podstawie faktury elektronicznej lub papierowej. Kontrahent nie dokonuje podwójnego odliczenia.

Dodatkowo, warto przywołać wyrok TSUE z dnia 8 grudnia 2022 r. w sprawie C-378/21 w którym Trybunał orzekł, że w sytuacji, gdy nie ma ryzyka utraty wpływów podatkowych, państwo członkowskie nie może wymagać zapłaty podatku z faktury na podstawie art. 203 Dyrektywy, jeśli byłoby to sprzeczne z zasadą neutralności.

Stanowisko to znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego. Przykładowo, w wyroku NSA z dnia 14 stycznia 2020 r. (sygn. akt I FSK 1530/17) Sąd wskazał, że „Art. 108 ust. 1 ustawy o VAT nie powinien mieć zastosowania do faktur, które nie niosą ze sobą ryzyka uszczuplenia dochodów podatkowych. Jeżeli podatnik wystawił kilka dokumentów do tej samej transakcji, ale rozliczył podatek tylko raz i nie stworzył warunków do wyłudzenia podatku przez inne podmioty, nakładanie na niego obowiązku podwójnej zapłaty podatku narusza zasadę proporcjonalności”.

W realiach roku 2026, proces wdrażania KSeF wiąże się z licznymi wyzwaniami technicznymi. Nałożenie na Wnioskodawcę obowiązku zapłaty podatku z art. 108 ustawy o VAT w sytuacji "wtórnego" raportowania danych do KSeF (tzw. dublowania technicznego) byłoby sprzeczne z zasadą neutralności i proporcjonalności.

Ad. 5 (Kwestia technicznego charakteru wysyłki i korekt - zależne od pytania nr 4)

W przypadku uznania, że przesłanie faktury do KSeF po jej wcześniejszym wystawieniu w formacie elektronicznym lub papierowym o którym mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT jest wymagane, to Wnioskodawca stoi na stanowisku, że czynność ta będzie miała charakter wyłącznie techniczny (służący dopełnieniu obowiązków), co oznacza, że Spółka nie będzie zobowiązana do wystawiania faktur korygujących do pierwotnych faktur elektronicznych i papierowych o których mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT ani do podejmowania innych czynności o charakterze prawno-podatkowym w celu wyeliminowania z obiegu prawnego faktury elektronicznej i papierowej o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT.

W przypadku uznania, że na Spółce spoczywa obowiązek przesłania danych do systemu KSeF (mimo wcześniejszego wystawienia faktur w formacie elektronicznej lub papierowej), kluczowe jest zdefiniowanie charakteru tej czynności. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że czynność ta stanowi wyłącznie realizację technicznego obowiązku raportowego, a nie nowe zdarzenie o charakterze materialnoprawnym.

Przesłanie danych do KSeF w tym trybie nie jest "wystawieniem faktury" w sensie kreowania nowego dowodu księgowego, lecz "zasileniem bazy danych" systemu centralnego informacją o transakcji, która została już skutecznie i ostatecznie udokumentowana. W tym kontekście, faktura elektroniczna stanowi pierwotny i trwały dowód transakcji, podczas gdy późniejsze ewentualne raportowanie do KSeF miałoby charakter wyłącznie ewidencyjny.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, fakturę korygującą wystawia się w ściśle określonych przypadkach, takich jak udzielenie obniżki ceny, zwrot towarów lub stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. W opisanym stanie faktycznym, faktura pierwotna w formacie elektronicznym i w formacie papierowym jest merytorycznie poprawna - odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji, właściwe stawki i kwoty.

Późniejsze przesłanie tych samych danych do KSeF nie jest wynikiem wykrycia błędu merytorycznego na fakturze, lecz jedynie dążeniem do wypełnienia technicznych wymogów formy. Wystawienie faktury korygującej "do zera" dla faktury elektronicznej i papierowej tylko po to, by "zastąpić" ją fakturą z KSeF, byłoby działaniem sprzecznym z art. 106j ustawy o VAT, gdyż brak jest materialnej przesłanki do korekty, a transakcja nie uległa zmianie. Ponadto, takie działanie wprowadzałoby w błąd, sugerując, że pierwotna sprzedaż nie miała miejsca lub została anulowana, co jest niezgodne ze stanem faktycznym.

Wymóg korygowania faktur wystawionych poza KSeF i zastępowania ich dokumentami z KSeF prowadziłby do nieakceptowalnego chaosu administracyjnego. Przy dużej skali działalności Spółki, operacja ta oznaczałaby konieczność wygenerowania setek zbędnych dokumentów korygujących. Formalizm podatkowy nie może być celem samym w sobie. Jeśli cel ustawy, jakim jest poinformowanie organów o transakcji poprzez KSeF, zostanie osiągnięty przez następcze przesłanie danych, to nakładanie dodatkowych obowiązków w postaci "czyszczenia" obiegu prawnego z faktur PDF jest prawnie bezzasadne, technicznie szkodliwe oraz naraża kontrahentów na ryzyko błędnego rozliczenia korekt.

Należy podkreślić, że faktura elektroniczna i faktura papierowa, o której mowa w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT, w momencie wprowadzenia do obrotu stała się pełnoprawnym dokumentem podatkowym. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że obie formy dokumentu, czyli PDF dostarczony nabywcy oraz XML przesłany później do KSeF, stanowią w istocie ten sam dokument występujący w dwóch różnych formatach zapisu. Skoro jest to ten sam dokument, to logicznie niemożliwe jest korygowanie jednego drugim. Przesłanie danych do KSeF należy zatem traktować jako czynność techniczno- sprawdzającą, która sankcjonuje brak terminowego raportowania, ale nie unieważnia fizycznego dokumentu PDF i formatu papierowego, który był podstawą rozliczeń.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest w części prawidłowe, w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy o VAT:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na mocy art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Stosownie do art. 106gb ust. 1 i ust. 8 ustawy o VAT:

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

8. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Natomiast zgodnie z art. 106 nd ust. 2 pkt 4-7 ustawy o VAT:

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

4) wystawiania faktur ustrukturyzowanych;

5) dostępu do faktur ustrukturyzowanych;

6) otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;

7) przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, który wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r.

1. Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1) nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2) w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3 , albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4 , albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1 , wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3) nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 , art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1

- naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

2. Wpływy z kary pieniężnej stanowią dochód budżetu państwa.

3. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

4. W przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku, o którym mowa w art. 106ga ust. 1, art. 106nda ust. 2 , art. 106nf ust. 4 lub art. 106nh ust. 2 , nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

5. W zakresie nieuregulowanym do nakładania kary pieniężnej stosuje się przepisy działu IVA ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 572).

6. Do postępowania w sprawie nakładania kary pieniężnej stosuje się odpowiednio przepisy działu IV Ordynacji podatkowej.

7. Do nakładania kary pieniężnej nie stosuje się przepisu art. 21a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

W myśl art. 145l ustawy o VAT:

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Zgodnie z art. 145m ww. ustawy:

1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

2. Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

Stosownie do art. 145n ww. ustawy:

1. W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;

2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

2. Wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie wlicza się do łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku, o której mowa w art. 87 ust. 6e pkt 1 i 2.

3. Do faktur i paragonów fiskalnych, o których mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisu art. 106h ust. 1.

4. Faktury, o których mowa w ust. 1 pkt 1, w przypadku których wartość sprzedaży oraz podatek należny zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej, ujmuje się w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 , w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 5, 6, 7 i 11 ustawy o VAT:

1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

5. W przypadku, gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

11. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

3. W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.

Zgodnie z art. 106nf ust. 1, 2, 3, 4 i 10 ustawy o VAT:

1. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 (awaria KSeF ogłoszona w BIP), podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

2. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

3. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

4. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

10. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Zgodnie z art. 106ng ustawy o VAT:

W przypadku, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

Z treści art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem od towarów i usług. Nie są Państwo w stanie zrealizować obowiązku fakturowania w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r., bez narażania się na ryzyko paraliżu procesu sprzedażowego oraz błędów dokumentacji podatkowej. Taki stan ma charakter tymczasowy, dążą Państwo nieustannie do zapewnienia pełnej funkcjonalności w zakresie możliwości generowania i przesyłania faktur w formie ustrukturyzowanej. Mając na uwadze zasadę racjonalności oraz interes ekonomiczny przedsiębiorstwa, zamierzają Państwo wystawiać faktury w formie elektronicznej lub papierowej, zgodnie z definicja zawartą w art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT.

Państwa wątpliwości dotyczą m.in. kwestii, czy w sytuacji opisanej we wniosku są Państwo uprawnieni do wystawiania faktur w formie elektronicznej i papierowej

W tym miejscu należy wskazać, że, co do zasady, od 1 lutego 2026 r. podatnicy zobowiązani są dokumentować transakcję fakturami ustrukturyzowanymi. W ustawie o VAT przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Jednakże niemożność techniczna systemu nie należy do nich.

Z opisu sprawy wynika, że od 1 lutego 2026 r. są Państwo zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF z uwagi na fakt, że łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r., przekroczyła kwotę 200 000 000 zł.

Oznacza to tym samym, że skoro zostali Państwo na mocy przepisów (art. 145l ustawy o VAT) zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r., to wystawienie faktury w postaci elektronicznej bądź papierowej, w okolicznościach przedstawionych we wniosku, będzie działaniem nieprawidłowym. Należy zauważyć, że z opisu sprawy nie wynika, aby wystawienie faktur w postaci innej, aniżeli ustrukturyzowana wynikało ze szczególnego trybu przewidzianego w ustawie o podatku od towarów i usług, z opisu sprawy nie wynika też aby zachodziły okoliczności wskazane w art. 106ga ustawy o VAT umożliwiające wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych – dlatego też należy przyjąć, że Wnioskodawca wystawiając faktury z pominięciem KSeF działa w tym przypadku niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ustawa o VAT przewidziała okoliczności, w których możliwe jest w przypadku:

1. trybu offline24 wystawienie faktury w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;

2. trybu offline – niedostępność KSeF wystawienie faktury w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;

3. trybu awaryjnego – wystawienie faktury elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;

4. awarii całkowitej – wystawienie faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej.

Należy jednakże mieć na względzie, że niezależnie od powyższych trybów faktury elektroniczne muszą być zgodne ze strukturą logiczną FA (za wyłączeniem przypadku awarii całkowitej) oraz każdorazowo muszą one zostać przesłane do KSeF (w przypadku awarii całkowitej faktury nie przesyła się do KSeF). Odpowiednio w przypadku: tryb offline24 – fakturę przesyła się do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia; tryb offline – niedostępność KSeF – fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności; trybu awaryjnego – fakturę przesyła się w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF.

Skoro zatem są Państwo zobligowani do wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej i nie zachodzą okoliczności wskazane w przepisach umożliwiające wystawianie faktur w innej postaci– ustawa o VAT zawęziła możliwość stosowania faktur elektronicznych oraz faktur papierowych do ściśle określonych przypadków – działanie Państwa uznać należy za nieprawidłowe.

W konsekwencji Państwa stanowisko, że Spółka jest uprawniona do wystawienia faktur w formie elektronicznej i papierowej, poza Krajowym Systemem e-Faktur jest nieprawidłowe.

Jeżeli chodzi o kwestie późniejszego wysyłania do systemu KSeF danych z faktur, które zostały wystawione pomimo obowiązku poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 3), wskazać należy, że:

Z treści cytowanego wyżej art. 106nd ust. 2 pkt 4-7 ustawy o VAT oraz przepisów o trybach szczególnych wynika, że Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, który służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie do raportowania o wystawionych fakturach. Celem systemu jest umożliwienie bieżącego wystawiania faktur ustrukturyzowanych zaś obowiązek dosłania faktur do KSeF odnosi się do faktur wystawionych podczas awarii lub w trybach offline, przy czym w takich sytuacjach podatnik wystawia je w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem określonym na podstawie art. 106gb ust. 8.

Natomiast z przedstawionego przez Państwa stanu faktycznego wynika, że będą Państwo wystawiali faktury papierowe lub elektroniczne, które nie zostały wystawione zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT.

Faktury w postaci elektronicznej, bądź papierowej jako takie nigdy nie zostaną przesłane do KSeF, bo nie spełniają one wymogów technicznych – tzn. nie są wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołany stan prawny stwierdzić należy, że w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej i papierowej, o której mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT, z przyczyn technicznych leżących po Państwa stronie, nie będą Państwo zobowiązani do późniejszego przesłania danych z tej faktury do systemu KSeF po ustąpieniu barier technicznych (w celu nadania jej numeru identyfikującego).

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie obowiązku późniejszego przesłania faktur do KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 3) jest prawidłowe.

Z uwagi na powyższe rozstrzygnięcie oraz warunkowy charakter pytań oznaczonych we wniosku nr 4 i 5 nie udziela się odpowiedzi na pytania 4 i 5.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie uprawnienia do wystawiania faktur w formie elektronicznej lub papierowej oraz w zakresie późniejszego wysyłania do systemu KSeF danych z faktur, które zostały wystawione pomimo obowiązku poza KSeF (część pytania nr 1 oraz pytanie nr 3). Ocena prawna Państwa stanowiska w zakresie sankcji przewidzianych w art. 106 ni ustawy o VAT (część pytania nr 1 oraz pytanie nr 2) została zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.