Sprzedaż w procedurze VAT marża - zasady dokumentowania po wprowadzeniu KSeF

Sprzedaż rozliczana w procedurze VAT marża podlega szczególnym zasadom dokumentowania i ewidencjonowania. Nie została jednak wyłączona z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza, że co do zasady stosuje się do niej takie same reguły jak do pozostałych transakcji. W artykule omawiamy, kiedy faktury VAT marża trzeba wystawiać w KSeF, jakie wyjątki i limity mogą mieć zastosowanie oraz jak prawidłowo dokumentować i oznaczać tego typu sprzedaż w systemie.

Zasady dokumentowania sprzedaży VAT marża po wprowadzeniu KSeF

Towary używane, dzieła sztuki, antyki, przedmioty kolekcjonerskie – procedura VAT marża »

Gdy sprzedaży VAT marża dokonuje podatnik z polskim NIP na rzecz innego podatnika, zasadniczo ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF, jeżeli posiada w Polsce:

• siedzibę działalności gospodarczej albo
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Kiedy sprzedaż VAT marża nie musi być dokumentowana w KSeF

Tak jak przy „normalnej” sprzedaży również sprzedaż VAT marża nie musi być dokumentowana fakturą, gdy nabywca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności. Od podatnika zależy, w jakiej formie wystawi mu fakturę. Zasada ta ma zastosowanie zarówno gdy tego zażąda nabywca lub jeśli podatnik całą sprzedaż, niezależnie od statusu, nabywcy dokumentuje fakturą.

Do końca 2026 r. nie musimy wystawiać faktur w KSeF, jeżeli korzystamy z drukarek fiskalnych oraz jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami nie przekroczyła w żadnym miesiącu – od kwietnia do grudnia 2026 r. – kwoty 10 000 zł brutto. Do tego limitu nie wliczamy kwot wynikających z faktur wystawionych:

• konsumentom,
• przy użyciu drukarek fiskalnych oraz
• paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone (do 450 zł).

Do limitu wliczamy całą należność z faktury, a nie tylko kwotę marży brutto. O tym, kiedy wliczamy fakturę do limitu, decyduje data jej wystawienia.

Udostępnianie faktur VAT marża poza KSeF - co powinna zawierać wizualizacja

Jeżeli sprzedawca zdecyduje się wystawiać faktury VAT marża w KSeF dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, powinien uzgodnić z nabywcą sposób ich przekazania. Przepisy nie narzucają konkretnej formy przekazywania takich faktur. Oznacza to, że mogą one być udostępniane w różny sposób – jako pliki elektroniczne (np. PDF), w formie papierowej lub bezpośrednio przez KSeF – w zależności od ustaleń między stronami.

Z kolei gdy faktura udostępniana jest poprzez KSeF, sprzedawca ma obowiązek zapewnić odbiorcy możliwość jej odczytania. W praktyce oznacza to przekazanie kodu QR oraz danych pozwalających na identyfikację faktury w systemie – tak, aby możliwy był dostęp bez konieczności logowania się do KSeF. Ministerstwo Finansów dopuszcza również sytuacje, w których technicznie nie da się umieścić kodu QR bezpośrednio na fakturze (np. przy przesyłaniu danych w formacie ustrukturyzowanym). W takich przypadkach kod weryfikujący może zostać przekazany oddzielnie – np. jako link lub element graficzny dołączony do faktury.

Faktura VAT marża w KSeF - oznaczenie w strukturze FA(3)

Konstrukcja struktury FA(3) umożliwia wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną w ramach procedury VAT marża, dotyczących:

• świadczenia usług turystyki,
• dostawy towarów używanych,
• dostawy dzieł sztuki,
• dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

W strukturze logicznej FA(3) procedura ta została odzwierciedlona w sposób bardzo precyzyjny – poprzez odpowiednie oznaczenia (flagi) w części Adnotacje oraz poprzez wyłączenie standardowych pól sprzedażowych (np. klasycznych podstaw opodatkowania i VAT). W praktyce oznacza to, że poprawne oznaczenie procedury marży w KSeF ma kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowości faktury, jak i dla jej późniejszego ujęcia w ewidencji VAT oraz JPK.

Kluczowym elementem jest to, że oznaczenie procedury marży odbywa się wyłącznie poprzez pola typu „znacznik” (flagowe) – nie ma osobnych pól na marżę jako kwotę. Struktura FA(3) nie przewiduje prezentowania marży wprost jako podstawy opodatkowania, co wynika z charakteru tej procedury.

Z punktu widzenia praktyki księgowej poprawne oznaczenie procedury marży w KSeF ma kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowości faktury, jak i dla jej późniejszego ujęcia w ewidencji VAT oraz JPK.

Oprac. Katarzyna Bogucka

Redakcja INFORLEX