Interpretacja indywidualna z dnia 29 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT3.4011.498.2026.1.PS

Interpretacja indywidualna

 – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 czerwca 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych podlegającym w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów niezależnie od miejsca ich osiągania. Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe.

Wnioskodawca prowadzi działalność w branży budowlanej, świadcząc profesjonalne usługi w zakresie infrastruktury technicznej i budownictwa. Wnioskodawca wykonuje także roboty ziemne, stabilizację gruntu, roboty drogowe, instalacyjne, konstrukcyjne oraz wyburzeniowe, zapewniając kompleksową obsługę inwestycji od przygotowania terenu po realizację finalnych prac.

Projekty te realizowane są na podstawie umów zawierających zazwyczaj szczegółowe postanowienia co do ich przedmiotu, specyfikacji technicznej instalacji, harmonogramu prac i rozliczeń, dat fakturowania, prawa do korzystania z usług podwykonawców, odpowiedzialności czy stosowanych gwarancji (dalej "Kontrakty").

A. Rozliczanie Kontraktów - strona przychodowa

W umowach na realizację Kontraktów, wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy, podane jest w określonej kwocie. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją umowy, w szczególności koszt robocizny, materiałów, maszyn i urządzeń budowlanych, transportu, zaplecza technicznego itp. Zasadniczo wynagrodzenie może ulec zmianie w przypadku konieczności wykonania prac, których Wnioskodawca nie był w stanie przewidzieć i które nie wynikały z realizacji gwarancji lub rękojmi.

Zapłata wynagrodzenia odbywa się częściami, a warunkiem jego wypłaty jest wykonanie czynności lub zrealizowanie określonego etapu prac / wykonanie części prac wskazanych w Kontrakcie oraz potwierdzenie ich realizacji odpowiednią dokumentacją, np. protokołem odbioru. Innymi słowy, wypłata wynagrodzenia dokonywana jest w związku ze zrealizowaniem (wykonaniem) określonych prac lub czynności przez Wnioskodawcę.

B. Rozliczanie Kontraktów - proporcjonalne uwzględnienie przychodów i kosztów

Na potrzeby jak najdokładniejszego odzwierciedlenia wysokości kosztów podatkowych przyporządkowywanych bezpośrednio do przychodów, Wnioskodawca zamierza stosować niżej opisaną metodologię służącą jak najdokładniejszemu odzwierciedleniu zasady współmierności przychodów i kosztów uzyskania przychodów, dalej jako: „Metodologia”.

W celu rozliczenia Kontraktów, Wnioskodawca zamierza na gruncie prawa podatkowego zastosować metodę pozwalającą na ujmowanie kosztów do wysokości wystawionej faktury częściowej związanej ze zrealizowaniem określonego etapu prac.

W celu określenia wysokości wydatków podlegających rozpoznaniu jako koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o PIT, dalej jako: „KUP”, Wnioskodawca będzie przyporządkowywać koszty poniesione w związku z realizacją danego Kontraktu do przychodu należnego rozpoznanego z tytułu wykonania określonego etapu prac, udokumentowanego fakturą częściową.

Wnioskodawca będzie prowadzić w księgach rachunkowych odrębną ewidencję kosztów dla poszczególnych Kontraktów, która będzie pozwalać na ustalenie łącznej wartości kosztów faktycznie poniesionych w związku z realizacją danego Kontraktu. Wnioskodawca nie będzie jednak sporządzać przed rozpoczęciem realizacji Kontraktu szczegółowego kosztorysu prac w podziale na poszczególne etapy odpowiadające fakturom częściowym.

W konsekwencji Wnioskodawca nie będzie dysponować na moment rozpoczęcia budowy obiektywną podstawą pozwalającą na przyporządkowanie określonych kosztów bezpośrednich do konkretnych etapów prac, a tym samym do poszczególnych przychodów, które będzie rozpoznawane sukcesywnie na podstawie faktur częściowych. Możliwe będzie natomiast ustalenie kosztów ponoszonych w związku z Kontraktem jako całością, na podstawie prowadzonej ewidencji księgowej.

W praktyce będzie to oznaczać, że w danym okresie rozliczeniowym Wnioskodawca będzie rozpoznawać w KUP tę część wydatków składających się na bazę kosztową danego Kontraktu, która będzie odpowiadać przychodowi należnemu wykazanemu na fakturze częściowej wystawionej w związku ze zrealizowaniem określonego etapu prac. Koszty te będzie rozpoznawane w dacie rozpoznania odpowiadającego im przychodu podatkowego, z zastrzeżeniem że ich wysokość nie będzie mogła przekraczać kosztów faktycznie poniesionych przez Wnioskodawcę ani wartości przychodu rozpoznanego z tytułu danego etapu prac.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym wartość kosztów poniesionych w związku z realizacją danego etapu Kontraktu będzie przekraczać wartość przychodu rozpoznanego na podstawie faktury częściowej wystawionej za ten etap, nadwyżka kosztów nie będzie rozpoznawana jednorazowo jako KUP w tym okresie, lecz będzie podlegać rozliczeniu w kolejnych okresach rozliczeniowych, wraz z rozpoznawaniem dalszych przychodów z tytułu realizacji Kontraktu.

W konsekwencji koszty dotyczące danego Kontraktu będą rozliczane sukcesywnie, do wysokości przychodów rozpoznawanych na podstawie kolejnych faktur częściowych, aż do zakończenia realizacji Kontraktu i wystawienia faktury końcowej. Dopiero na etapie końcowego rozliczenia Kontraktu Wnioskodawca będzie ustalać ostateczną wysokość przychodów należnych oraz kosztów podatkowych przypadających na dany Kontrakt. Na tej podstawie Wnioskodawca będzie dokonywać końcowego rozliczenia podatkowego Kontraktu, w tym ustalenia ewentualnej różnicy pomiędzy przychodami i kosztami oraz wynikającego z tego dochodu podatkowego albo straty podatkowej.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym na podstawie art. 22 ust. 5 ustawy o PIT, koszty bezpośrednio związane z realizacją Kontraktów powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów sukcesywnie, w powiązaniu z przychodami uzyskiwanymi z realizacji tego Kontraktu, w szczególności z przychodami wynikającymi z faktur częściowych oraz faktury końcowej.

Pana stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, zgodnie z którym na podstawie art. 22 ust. 5 ustawy o PIT, koszty bezpośrednio związane z realizacją Kontraktów powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie do odpowiadających im przychodów podatkowych w oparciu o przedstawioną metodologię.

Uzasadnienie

Jak wskazano w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Przyjmuje się, że aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien spełniać następujące warunki:

a) powinien zostać poniesiony przez podatnika,

b) powinien mieć charakter definitywny, tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

c) powinien pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) powinien zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

e) powinien zostać właściwie udokumentowany,

f) nie powinien znajdować się w katalogu wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wnioskodawca wskazuje, że wydatki opisane we wniosku spełniają powyższe przesłanki i jako takie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Przedmiotem niniejszego wniosku nie jest zatem sama możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, lecz wyłącznie określenie prawidłowego momentu ich potrącalności na gruncie ustawy o PIT.

Na gruncie ustawy o PIT podstawowym kryterium wpływającym na moment rozpoznania kosztów uzyskania przychodów jest sposób ich powiązania z uzyskiwanymi przychodami. W tym zakresie wyróżnia się:

1. koszty bezpośrednio związane z przychodami, oraz

2. koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, określane jako koszty pośrednie.

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym przedmiotem wniosku są koszty bezpośrednio związane z przychodami, tj. koszty ponoszone w związku z realizacją konkretnych Kontraktów, z których Wnioskodawca uzyskują przychody podatkowe. Koszty te pozostają w bezpośrednim związku z przychodami osiąganymi z tytułu wykonania danych Kontraktów.

Moment potrącalności kosztów bezpośrednich został uregulowany w art. 22 ust. 5–5b ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy o PIT, u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

Natomiast stosownie do art. 22 ust. 5a ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1.sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania — jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2.złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania — jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

— są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Z kolei zgodnie z art. 22 ust. 5b ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w art. 22 ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe albo składane zeznanie.

Z powyższych regulacji wynika, że zasadą ogólną podatkowego rozliczania kosztów bezpośrednich jest ich potrącanie w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Innymi słowy, koszt bezpośredni powinien zostać rozpoznany podatkowo w powiązaniu z przychodem, którego uzyskaniu służy.

Jednocześnie ustawa o PIT nie określa szczegółowej metody rozliczania kosztów bezpośrednich w przypadku kontraktów realizowanych etapami, w których przychody rozpoznawane są sukcesywnie, na podstawie faktur częściowych wystawianych za wykonanie określonych etapów prac, natomiast podatnik nie dysponuje kosztorysem pozwalającym na przypisanie przed rozpoczęciem budowy konkretnych kosztów do poszczególnych etapów realizacji Kontraktu.

Wnioskodawca wskazuje, że prowadzi w księgach rachunkowych odrębną ewidencję kosztów dla poszczególnych Kontraktów. Ewidencja ta pozwala na ustalenie łącznej wartości kosztów faktycznie poniesionych w związku z realizacją danego Kontraktu. Wnioskodawca nie sporządza jednak przed rozpoczęciem budowy szczegółowego kosztorysu prac w podziale na etapy odpowiadające fakturom częściowym. W konsekwencji, na moment rozpoczęcia realizacji Kontraktu, Wnioskodawca nie dysponuje obiektywną podstawą pozwalającą na przyporządkowanie określonych kosztów bezpośrednich do konkretnych etapów prac, a tym samym do poszczególnych przychodów rozpoznawanych sukcesywnie na podstawie faktur częściowych.

Koszty bezpośrednie są więc identyfikowane i ewidencjonowane na poziomie danego Kontraktu jako całości. Nie są natomiast z góry przypisywane do poszczególnych etapów rozliczeniowych ani do konkretnych faktur częściowych.

W ocenie Wnioskodawcy, w takim modelu realizacji Kontraktów uzasadnione jest przyjęcie metody polegającej na rozpoznawaniu kosztów bezpośrednich podatkowo w sposób zapewniający ich współmierność z przychodami rozpoznawanymi sukcesywnie z tytułu realizacji danego Kontraktu.

W praktyce oznacza to, że w danym okresie rozliczeniowym Wnioskodawca rozpozna w kosztach uzyskania przychodów tę część kosztów bezpośrednich poniesionych w związku z realizacją danego Kontraktu, która odpowiada przychodowi należnemu rozpoznanemu na podstawie faktury częściowej wystawionej za wykonany etap prac. Koszty te są rozpoznawane do wysokości przychodu wynikającego z danej faktury częściowej, nie więcej jednak niż do wysokości kosztów faktycznie poniesionych i nieujętych uprzednio jako koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym wartość kosztów faktycznie poniesionych w związku z realizacją Kontraktu przekracza wartość przychodu rozpoznanego na podstawie faktury częściowej za dany etap, nadwyżka tych kosztów nie jest rozpoznawana jako koszt uzyskania przychodów w tym okresie. Nadwyżka ta podlega rozliczeniu w kolejnych okresach rozliczeniowych, wraz z rozpoznawaniem dalszych przychodów z tytułu realizacji Kontraktu, aż do zakończenia inwestycji i wystawienia faktury końcowej.

Po zakończeniu realizacji Kontraktu i wystawieniu faktury końcowej Wnioskodawca ustala ostateczną wartość przychodów należnych z danego Kontraktu oraz łączną wartość kosztów podatkowych związanych z jego realizacją. Na tej podstawie dokonywane jest końcowe rozliczenie podatkowe Kontraktu, w tym ustalenie różnicy pomiędzy przychodami i kosztami oraz ewentualnego dochodu do opodatkowania albo straty podatkowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, taka metoda rozliczania kosztów bezpośrednich realizuje dyspozycję art. 22 ust. 5 ustawy o PIT, ponieważ prowadzi do potrącania kosztów bezpośrednich w powiązaniu z odpowiadającymi im przychodami. Jednocześnie metoda ta zapobiega sytuacji, w której w początkowych okresach realizacji Kontraktu rozpoznawane byłyby podatkowo koszty w wysokości istotnie przekraczającej przychody z tego Kontraktu, mimo że Kontrakt jako całość będzie generował przychody sukcesywnie, w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Należy mieć na uwadze, że Kontrakty realizowane przez Wnioskodawcę mogą być wykonywane na przestrzeni wielu okresów rozliczeniowych, w tym na przełomie lat podatkowych. Przychody z tych Kontraktów są rozpoznawane sukcesywnie, w związku z wykonaniem określonych etapów prac, dokumentowanych fakturami częściowymi. W takich okolicznościach jednorazowe rozpoznanie wszystkich kosztów faktycznie poniesionych w danym okresie mogłoby prowadzić do zaburzenia współmierności przychodów i kosztów podatkowych.

Przyjęta przez Wnioskodawcę metoda pozwala natomiast na powiązanie momentu rozpoznania kosztów bezpośrednich z momentem rozpoznania odpowiadających im przychodów. Koszty są rozliczane sukcesywnie, wraz z rozpoznawaniem kolejnych przychodów z danego Kontraktu, przy czym ich wysokość nie przekracza kosztów faktycznie poniesionych i nieujętych uprzednio w kosztach uzyskania przychodów.

Co istotne, metoda ta nie prowadzi do rozpoznania kosztów podatkowych w wysokości wyższej niż rzeczywiście poniesione wydatki. Wnioskodawca rozpoznaje jako koszty uzyskania przychodów wyłącznie koszty faktycznie poniesione, właściwie udokumentowane i ujęte w ewidencji księgowej danego Kontraktu. Ograniczenie rozpoznania KUP w poszczególnych okresach do wysokości przychodów wynikających z faktur częściowych ma na celu zapewnienie współmierności podatkowej oraz uniknięcie sztucznego zaniżania podstawy opodatkowania w początkowych okresach realizacji Kontraktu.

Warto również podkreślić, że w toku realizacji Kontraktu Wnioskodawca nie zamierza rozpoznawać w danym okresie rozliczeniowym kosztów uzyskania przychodów w wysokości wyższej niż przychód rozpoznany na podstawie faktury częściowej dotyczącej danego etapu. Jeżeli wartość kosztów faktycznie poniesionych na danym etapie przewyższy wartość przychodu rozpoznanego w tym okresie, nadwyżka kosztów zostanie przeniesiona do rozliczenia w kolejnych okresach, wraz z dalszymi przychodami z danego Kontraktu. Dopiero po zakończeniu inwestycji i wystawieniu faktury końcowej nastąpi końcowe ustalenie łącznej wartości przychodów i kosztów dotyczących danego Kontraktu oraz ostateczne rozliczenie podatkowe.

W opinii Wnioskodawcy, opisana metodologia jest zgodna z zasadą współmierności przychodów i kosztów oraz z art. 22 ust. 5 ustawy o PIT. Skoro koszty bezpośrednie powinny być potrącane w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, to w przypadku Kontraktów rozliczanych etapami uzasadnione jest sukcesywne rozpoznawanie tych kosztów wraz z przychodami wynikającymi z kolejnych faktur częściowych.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych, co prawda w podatku CIT, ale przepisy do ustawy o PIT w tym zakresie są tożsame, w której akceptuje się rozliczanie kosztów bezpośrednich kontraktów długoterminowych proporcjonalnie do sukcesywnie osiąganych przychodów z tytułu realizacji poszczególnych etapów prac, z zastrzeżeniem że koszty te nie mogą przekraczać wartości kosztów faktycznie poniesionych.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 6 marca 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.4.2024.1.AN, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że generalną zasadą podatkowego rozliczania kosztów bezpośrednich jest ich ujęcie w rachunku podatkowym w roku, w którym rozpoznany został odpowiadający im przychód. Organ zaakceptował stanowisko, zgodnie z którym wydatki poniesione w związku z realizacją kontraktów należy rozpoznawać jako bezpośrednie koszty uzyskania przychodów współmiernie do przychodów, tj. proporcjonalnie do osiąganych sukcesywnie przychodów z tytułu realizacji poszczególnych zakończonych etapów kontraktów.

Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 5 kwietnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.73.2024.1.AND, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że bezpośrednie koszty uzyskania przychodów poniesione w związku z realizacją kontraktu długoterminowego powinny być rozliczane stosownie do art. 15 ust. 4 ustawy o CIT, czyli proporcjonalnie do uzyskanych przychodów z tytułu realizacji tego kontraktu, przy czym tak ustalona wartość kosztów nie powinna przekraczać wartości faktycznie poniesionych kosztów.

Jak również w interpretacji indywidualnej z dnia 15 stycznia 2026 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.646.2025.1.KW, w której organ potwierdził, że koszty uzyskania przychodów poniesione bezpośrednio w związku z realizacją kontraktów długoterminowych (z wyłączeniem kosztów pracowniczych) powinny być rozliczane zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o CIT - tj. proporcjonalnie do uzyskanych przychodów z tytułu realizacji danego Kontraktu.

Powyższa linia interpretacyjna potwierdza, że w przypadku kontraktów realizowanych etapami, w których przychody są rozpoznawane sukcesywnie, dopuszczalne jest podatkowe rozliczanie kosztów bezpośrednich w sposób zapewniający ich współmierność z rozpoznawanymi przychodami. Metoda stosowana przez Wnioskodawcę realizuje ten cel, ponieważ koszty są przypisywane do przychodów wynikających z faktur częściowych, a ewentualna nadwyżka kosztów nierozliczona w danym okresie jest przenoszona do rozliczenia w kolejnych okresach, aż do zakończenia Kontraktu.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że na gruncie ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów poniesione w związku z realizacją danego Kontraktu powinny być rozliczane zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy o PIT, tj. sukcesywnie, w powiązaniu z przychodami uzyskiwanymi z realizacji tego Kontraktu, w szczególności z przychodami wynikającymi z faktur częściowych oraz faktury końcowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

·być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie może być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·być właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawa o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są więc racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Należy również podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Jak wynika z wniosku, prowadzi Pan działalność w branży budowlanej, świadcząc profesjonalne usługi w zakresie infrastruktury technicznej i budownictwa. Wykonuje Pan także roboty ziemne, stabilizację gruntu, roboty drogowe, instalacyjne, konstrukcyjne oraz wyburzeniowe, zapewniając kompleksową obsługę inwestycji od przygotowania terenu po realizację finalnych prac.

Projekty te realizowane są na podstawie umów zawierających zazwyczaj szczegółowe postanowienia co do ich przedmiotu, specyfikacji technicznej instalacji, harmonogramu prac i rozliczeń, dat fakturowania, prawa do korzystania z usług podwykonawców, odpowiedzialności czy stosowanych gwarancji (dalej "Kontrakty").

W umowach na realizację Kontraktów, wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy, podane jest w określonej kwocie. Zapłata wynagrodzenia odbywa się częściami, a warunkiem jego wypłaty jest wykonanie czynności lub zrealizowanie określonego etapu prac / wykonanie części prac wskazanych w Kontrakcie oraz potwierdzenie ich realizacji odpowiednią dokumentacją, np. protokołem odbioru. Innymi słowy, wypłata wynagrodzenia dokonywana jest w związku ze zrealizowaniem (wykonaniem) określonych prac lub czynności przez Wnioskodawcę.

W celu określenia wysokości wydatków podlegających rozpoznaniu jako koszt uzyskania przychodu przyporządkowuje Pan koszty poniesione w związku z realizacją danego Kontraktu do przychodu należnego rozpoznanego z tytułu wykonania określonego etapu prac, udokumentowanego fakturą częściową. Jak wynika z wniosku prowadzi Pan w księgach rachunkowych odrębną ewidencję kosztów dla poszczególnych Kontraktów, która pozwala na ustalenie łącznej wartości kosztów faktycznie poniesionych w związku z realizacją danego Kontraktu. Możliwe będzie więc ustalenie kosztów ponoszonych w związku z Kontraktem jako całością, na podstawie prowadzonej ewidencji księgowej.

Przedmiotem Pana wątpliwości jest wyłącznie moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków bezpośrednio związanych z realizacją Kontraktów.

W tym miejscu wskazuję, że ogólna zasada rozliczania kosztów uzyskania przychodów wyrażona została w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a–5, 6 i 10 .

Stosownie do art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

W myśl art. 22 ust. 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1)sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2)złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Zgodnie z art. 22 ust. 5b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.

Koszty bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód), potrącane są, co do zasady, w roku podatkowym w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Reguła ta została ograniczona w sytuacji, gdy stan faktyczny sprawy, będzie odpowiadał przepisom zastrzeżonym tj. w cyt. powyżej art. 22 ust. 5a i 5b ustawy. Zatem w przypadku, gdy koszt bezpośredni został poniesiony po dniu sporządzenia sprawozdania finansowego po zakończonym roku podatkowym (nie późniejszym jednak niż termin określony do złożenia zeznania podatkowego) - w takim przypadku jest on potrącalny w roku podatkowym następującym po roku, którego dotyczy.

Odnosząc wyżej cytowane przepisy do opisu sprawy stwierdzić należy, że wydatki ponoszone w związku z realizacją danego kontraktu stanowiące koszty bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, rozpoznawanymi na podstawie faktur częściowych dokumentujących zakończone etapy prac potwierdzone np. protokołem odbioru, należy rozpoznać współmiernie do przychodów, to znaczy proporcjonalnie do osiąganych sukcesywnie przychodów z tytułu realizacji poszczególnych, zakończonych etapów tego kontraktu.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy zgodzić się z Pana stanowiskiem, w świetle którego koszty uzyskania przychodów poniesione w związku z realizacją danego kontraktu powinny być rozliczane zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy, tj. sukcesywnie, w powiązaniu z przychodami uzyskiwanymi z realizacji tego kontraktu, w szczególności z przychodami wynikającymi z faktur częściowych oraz faktury końcowej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Pana i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie zaznaczam, że interpretację tę wydałem w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawyz dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.