Pilna potrzeba w zamówieniach publicznych – jak skrócić terminy przetargu
Pilna potrzeba udzielenia zamówienia pozwala zamawiającemu skrócić terminy składania ofert nawet o kilkanaście dni w stosunku do terminów podstawowych. Prawo zamówień publicznych przewiduje też szybsze tryby konkurencyjne oraz zamówienie z wolnej ręki, każdy z innymi warunkami zastosowania.
Próbka w postępowaniu zamówieniowym »
Kiedy zamawiający może powołać się na pilną potrzebę
Skrócenie terminów w przetargu nieograniczonym, ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem wymaga spełnienia łącznie dwóch warunków. Po pierwsze, musi zachodzić pilna potrzeba udzielenia zamówienia – np. dostawa leków do szpitala czy zapewnienie ciągłości dostaw energii. Nie ma znaczenia, czy pilność wynika z błędu ludzkiego, czy z okoliczności niemożliwych do przewidzenia. Po drugie, samo skrócenie terminu musi być uzasadnione obiektywnymi względami – zwykle interesem publicznym, który mógłby ucierpieć przy zwłoce.
Pojęcie „pilnej potrzeby" nie jest tożsame z „natychmiastową potrzebą" znaną z zamówienia z wolnej ręki – to rozróżnienie ma praktyczne znaczenie przy wyborze trybu.
Przepisy nie narzucają, gdzie umieścić uzasadnienie decyzji o skróceniu terminów – może ono trafić do dokumentacji wewnętrznej, analizy potrzeb i wymagań lub do specyfikacji warunków zamówienia. Dobra praktyka to jednak ujęcie choć krótkiej wzmianki o tym w SWZ – ułatwia to późniejszą kontrolę zasadności zastosowanej procedury.
O ile można skrócić terminy w przetargu nieograniczonym i ograniczonym
Skala możliwego skrócenia terminów zależy od zastosowanego trybu postępowania. Wartości progowe dla poszczególnych procedur są następujące:
- w przetargu nieograniczonym podstawowy termin 35 dni od przekazania ogłoszenia do UPUE może zejść do 15 dni;
- w przetargu ograniczonym termin składania wniosków (30 dni) skraca się do 15 dni, a termin składania ofert (30 dni) – do 10 dni;
- analogicznie w negocjacjach z ogłoszeniem termin na oferty wstępne spada z 30 do 10 dni.
Skróceniu ulegają też terminy poboczne. Standardowo wyjaśnień treści SWZ udziela się nie później niż 6 dni przed terminem składania ofert – przy pilnej potrzebie termin ten skraca się do 4 dni, pod warunkiem że wniosek wpłynął odpowiednio wcześniej.
Negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki – szybsze alternatywy
Gdy nawet skrócone terminy nie wystarczą, w grę wchodzi tryb negocjacji bez ogłoszenia. Wymaga on łącznego spełnienia czterech przesłanek: pilnej potrzeby niewynikającej z zaniedbań zamawiającego, niemożności jej wcześniejszego przewidzenia oraz braku możliwości dochowania terminów standardowych. Tryb ten pozwala też zrezygnować z formularza JEDZ i podpisać umowę bez czekania na standardowe terminy zawiadomienia o wyborze oferty.
Najdalej idącym rozwiązaniem jest zamówienie z wolnej ręki – tu konieczne jest już nie „pilne", a „natychmiastowe" wykonanie zamówienia, wynikające z wyjątkowej, nieprzewidywalnej sytuacji niezależnej od zamawiającego. Zakres takiego zamówienia musi być ograniczony do niezbędnego minimum, a po ustaniu wyjątkowych okoliczności zamawiający powinien wrócić do trybów standardowych.
Oprac. Agata Wróbel
na podstawie artykułu "Ekspresowe postępowanie zamówieniowe – kiedy to możliwe"
POTRZEBUJESZ POMOCY?