Inwentaryzacja 2025 – plan, procedury i praca komisji

Przed spisem warto sprawdzić dokumentację, narzędzia i podział ról. Rzetelna inwentaryzacja to dobrze przygotowane arkusze, przeszkolone zespoły i jasne zasady działania. Od właściwej organizacji zależy, czy wszystko przebiegnie bez błędów i opóźnień. To dobry moment, aby rozpocząć prace, ponieważ inwentaryzację większości składników aktywów można przeprowadzić w ostatnim kwartale roku obrotowego, pod warunkiem że zakończy się ją najpóźniej 15 stycznia następnego roku. Jednostki mają więc jeszcze dwa miesiące

niezbędne czynności

Jakie działania podjąć przed rozpoczęciem spisu?

Problem: Prowadzę księgowość w jednostce, która planuje rozpocząć inwentaryzację zapasów i środków trwałych na początku grudnia. Aby uniknąć chaosu i błędów, zastanawiam się, jakie czynności trzeba wykonać tuż przed rozpoczęciem spisu. Jakie są zasady lub dobre praktyki dotyczące przygotowania pól spisowych, arkuszy i dokumentacji przed „dniem zero”?

Odpowiedź: Kluczowe znaczenie ma właściwe przygotowanie techniczne i organizacyjne inwentaryzacji. Przed rozpoczęciem spisu z natury należy m.in. uporządkować miejsca przechowywania składników, oznaczyć środki trwałe i zapasy, wydrukować lub aktywować arkusze spisowe, przeszkolić zespoły spisowe, zabezpieczyć dokumentację oraz ustalić dzień zamknięcia obrotu magazynowego. Te czynności decydują o płynności spisu, ograniczają ryzyko pomyłek i ułatwiają późniejsze rozliczenie różnic.

Uzasadnienie: Każda jednostka musi na dzień bilansowy przeprowadzić inwentaryzację w sposób zapewniający porównanie danych z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym. Aby ten obowiązek wykonać rzetelnie, przygotowania do spisu z natury muszą rozpocząć się przed jego formalnym terminem.

Tzw. „dzień zero” to data rozpoczęcia faktycznego spisu z natury, czyli moment, gdy zespoły przystępują do liczenia składników majątku. Zanim to nastąpi, jednostka powinna przeprowadzić wiele działań przygotowawczych, które pozwolą uniknąć błędów, opóźnień i sporów przy rozliczaniu różnic.