ZFŚS: co sprawdzić na początku roku przed wydatkowaniem środków

Problem W naszej jednostce budżetowej działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Na początku roku chcemy rozpocząć przyznawanie świadczeń, jednak regulamin funduszu nie był od dłuższego czasu aktualizowany. Część pracowników nie złożyła nowych oświadczeń o dochodach, a stosowane dotychczas wzory wniosków i dokumentów nie były weryfikowane. Co powinniśmy teraz zrobić, aby uniknąć ryzyka zakwestionowania wydatków podczas kontroli?

Odpowiedź Jeżeli jednostka nie rozpoczęła jeszcze wydatkowania środków z ZFŚS w danym roku, w pierwszej kolejności należy zweryfikować regulamin funduszu, zebrać aktualne oświadczenia o sytuacji socjalnej pracowników, zaktualizować dokumentację i wzory wniosków, przygotować plan wydatków oraz uporządkować procedury przyznawania i kontroli świadczeń.

Pierwsze miesiące roku to właściwy moment na wprowadzenie zmian organizacyjnych i doprecyzowanie zasad funkcjonowania funduszu. Działania porządkujące powinny poprzedzać wydatkowanie środków z ZFŚS.