Wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 15 maja 2025 r. (sygn. akt KIO 1597/25) orzekła, że „cena ma charakter matematyczny i w wyjaśnieniach konieczne jest przedstawienie dojścia do matematycznego wyniku, czyli ceny zaoferowanej w ofercie”.

W rozpatrywanej sprawie cena wynikająca z oferty wykonawcy przystępującego do przetargu była niższa o 30% od szacunkowej wartości zamówienia. Zamawiający zastosował więc w stosunku do niego procedurę, o której mowa w art. 224 ust. 2 pkt 1 Pzp – zwrócił się o udzielenie wyjaśnień. Wykonawca złożył je w terminie. Zamawiający uznał jednak, że wyjaśnienia te nie spełniają jego wymagań i odrzucił ofertę (na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp). Zamawiający argumentował decyzję tym, że wyjaśnienia złożone przez odwołującego nie były szczegółowe, rzetelne, spójne oraz poparte dowodami. Jednocześnie zauważył, że odwołujący operuje w swych wyjaśnieniach pojęciami nieostrymi – np. „cena została skalkulowana rzetelnie w oparciu o warunki rynkowe oraz koszt podobnych robót budowlanych”, „optymalne wykorzystanie ich możliwości i wpływa korzystnie na wysokość kosztów personalnych”, „niska fluktuacja”, „najwyższym poziomie rabatów”, „obniżyć koszt realizacji prac”. Wykonawca nie przedstawił jednak żadnych kalkulacji uzasadniających te twierdzenia – dlatego zamawiający odrzucił jego ofertę. Wykonawca złożył odwołanie.

KIO w orzeczeniu doszła do przekonania, że zamawiający, odrzucając ofertę odwołującego, postąpił w sposób prawidłowy, gdyż wyjaśnienia złożone przez niego były ogólne, a twierdzenia podnoszone w ich treści – niepoparte odpowiednim materiałem dowodowym, który ukazywałby wpływ tych okoliczności na zaoferowaną cenę.

Również eksperci prawa zamówień publicznych twierdzą zgodnie, że wyjaśnienia rażąco niskiej ceny przedstawiane w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego powinny zawierać konkretne dane i informacje obrazujące wpływ indywidualnych możliwości/warunków realizacji przez konkretnego wykonawcę na możliwość obniżenia ceny. Twierdzenia zawarte w wyjaśnieniach nie mogą być abstrakcyjne. Muszą odnosić się do konkretnych okoliczności, które wpływają na cenę oferty. Przede wszystkim powinny zawierać rzetelną kalkulację kosztów realizacji zamówienia. Taka kalkulacja ma pokazać zamawiającemu, że zaoferowana cena jest realna. To wykonawca musi udowodnić, że cena nie jest rażąco niska. Dlatego wszystkie istotne okoliczności powinien przedstawić już w treści wyjaśnień. Po ich złożeniu, a także na etapie postępowania odwoławczego przed KIO, nie można składać dodatkowych wyjaśnień ani dowodów potwierdzających prawidłowość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny, nie powinni ich przyjmować bezkrytycznie. Powinni odrzucić wyjaśnienia, które nie spełniają powyższych wymagań.