Jak sporządzić i wysłać w programie Płatnik formularz ZUS RIA

Płatnicy składek, którzy zdecydują się na skrócenie okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat, muszą w pierwszej kolejności złożyć w ZUS oświadczenie ZUS OSW. Następnie w ciągu 12 miesięcy od daty złożenia tego oświadczenia należy złożyć raporty ZUS RIA za ubezpieczonych (pracowników i zleceniobiorców), zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od 1 stycznia1999 r. do 31 grudnia2018 r. Obecna wersja programu Płatnik (10.02.002) umożliwia obsługę formularzy obowiązujących od 1 stycznia 2019 r., m.in. ZUS OSW i ZUS RIA. A zatem płatnicy składek mogą przygotować i wysłać stosowne formularze bezpośrednio z programu Płatnik.

Płatnicy składek, którzy zamierzają skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, powinni złożyć do ZUS stosowne dokumenty. Chodzi o:

• oświadczenie płatnika ZUS OSW oraz
• raporty ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę zatrudnionych w latach 1999-2018,
• raporty ZUS RIA składane na bieżąco wraz z wyrejestrowaniem pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych (ZUS ZWUA). Dotyczy to tych osób, które zostały lub zostaną zwolnione już po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW.

Program Płatnik w wersji 10.02.002 umożliwia obsługę tych formularzy, w tym wysyłkę ZUS RIA drogą elektroniczną.

Jak potwierdzić kartotekę ubezpieczonego w ZUS

Aby przygotować ZUS RIA dla wyrejestrowanych ubezpieczonych, w pierwszej kolejności należy sprawdzić ich kartoteki. Jeżeli są one „niepotwierdzone w ZUS”, należy je najpierw potwierdzić. W przypadku pominięcia potwierdzenia kartoteki, nie będzie możliwe wysłanie przygotowanego raportu ZUS RIA. Po weryfikacji pojawi się błąd krytyczny informujący o tym, że dana osoba ma niepotwierdzone dane w ZUS. Przypomnijmy, że niepotwierdzone kartoteki mogą mieć m.in. osoby, które zostały wyrejestrowane przez płatnika składek, a od ich wyrejestrowania upłynęło co najmniej 6 miesięcy. A zatem potwierdzenie kartoteki ubezpieczonego jest konieczne, aby płatnik składek mógł przesłać ZUS RIA drogą elektroniczną.

Aby potwierdzić kartotekę ubezpieczonego, należy:

Krok 1. Otworzyć niepotwierdzoną kartotekę, następnie wejść w opcje, wybrać narzędzia i zaznaczyć „oznacz do potwierdzenia w ZUS” (rys. 1). W kolejnym etapie należy zweryfikować, zapisać i zamknąć kartotekę.

Rys. 1

Czynność należy powtórzyć dla każdego ubezpieczonego, za którego płatnik składek będzie wysyłał raport ZUS RIA.

Krok 2. Pobrać aktualizację do programu Płatnik. W tym celu należy wybrać zakładkę „administracja”, następnie wybrać polecenie „aktualizuj komponenty i dane Płatnika” (rys. 2).

Rys. 2

Po pobraniu aktualizacji należy postępować analogicznie jak w przypadku wysyłki dokumentów do ZUS, tj. zaznaczyć oświadczenie płatnika składek i podpisać je bezpiecznym podpisem elektronicznym (rys. 3).

Rys. 3

Po wykonaniu tych czynności, kartoteki wybranych ubezpieczonych zostaną oznaczone jako „potwierdzone w ZUS” (rys. 4). Oznacza to, że nie można jej oznaczyć do potwierdzenia w ZUS ponownie.

Rys. 4

Jak przygotować raport ZUS RIA w programie Płatnik

Aby sporządzić raport ZUS RIA bezpośrednio w Płatniku, należy przejść do paska ikon po lewej stronie, następnie wybrać zakładkę dokumenty i wyszukać ikonę ZUS RIA (rys. 5).

Rys. 5

Po wciśnięciu ikony ZUS RIA, otwiera się okno podzielone na kolumny z danymi:

• samego dokumentu (tj. rodzaj dokumentu, data wypełnienia, status, status weryfikacji oraz status w ZUS),
• osoby ubezpieczonej (tj. nazwisko, imię, typ identyfikatora i identyfikator).

UWAGA!

Jeżeli płatnik składek nie sporządzał dotychczas raportu ZUS RIA, okno będzie puste.

Po wybraniu na pasku odpowiedniej ikony (rys. 6) i wybraniu z listy ubezpieczonych osoby, dla której będzie tworzony raport, można rozpocząć wypełnianie formularza.

Rys. 6

Wypełnić należy tylko te bloki, które dotyczą konkretnej osoby. Po wypełnieniu ZUS RIA należy go zweryfikować i zamknąć. Dokument pojawi się w oknie (rys. 7).

Rys. 7

Powyższe czynności należy powtórzyć dla każdego ubezpieczonego odrębnie.

Jak wczytać raporty ZUS RIA z programu kadrowo-płacowego do programu Płatnik

Po przygotowaniu raportów ZUS RIA w programie kadrowo-płacowym, płatnik składek może je zaimportować do programu Płatnik w analogiczny sposób, jak dokumenty rozliczeniowe. W tym celu należy przejść do zakładki „narzędzia” i wybrać polecenie „importuj dokumenty” (analogicznie do importu dokumentów rozliczeniowych). W kolejnym kroku należy wybrać plik wygenerowany z programu kadrowo-płacowego i wczytać dokumenty do Płatnika (rys. 8). Kolejnym krokiem jest weryfikacja raportów ZUS RIA.

Rys. 8

Jak przygotować zestaw raportów ZUS RIA do wysyłki

W zakładce „zestawy wprowadzone” należy utworzyć nowy zestaw, nazwać go, a następnie wybrać przygotowane wcześniej raporty ZUS RIA (rys. 9). Po zweryfikowaniu zestaw jest gotowy do wysyłki. Wysłanie zestawu odbywa się w identyczny sposób jak w przypadku dokumentacji zgłoszeniowej czy rozliczeniowej.

Rys. 9

Po wysłaniu dokumentów można je wydrukować. Przy czym warto wspomnieć, że raporty ZUS RIA drukowane są w PDF. Każdy dokument otwiera się jako osobna zakładka, nie ma możliwości przygotowania wydruku zbiorczego tak jak w przypadku dokumentów rozliczeniowych.

Jak przygotować korektę raportu ZUS RIA

Może się zdarzyć, że wysłany raport ZUS RIA należy poprawić z powodu błędnego wypełnienia. Wówczas płatnik składek może przygotować korektę raportu z kodem 2 i wypełnić go od początku, a następnie wysłać. Prostszym sposobem jest skopiowanie błędnego raportu (rys. 10), oznaczenie go w bloku. I jako korekty, poprawienie danych (w blokach, które dotyczą danej osoby) oraz aktualizacja daty wypełnienia dokumentu w ostatnim XII bloku (rys. 11). Tak przygotowana korekta raportu ZUS RIA jest gotowa do wysyłki i wydruku.

Rys. 10

Rys. 11

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 3, art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357),

• § 1-2, załącznik 22 i 24 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495).

Agata Pinzuł

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych, były pracownik ZUS oraz działów kadrowo-płacowych