Wycofanie z użytkowania przestarzałego programu płacowo-kadrowego

Przez wiele lat (od 1999 r.) użytkujemy program płacowo-kadrowy, który aktualizowaliśmy tylko, gdy było to niezbędne, ze względu na wysokie koszty aktualizacji (np. zmiany w wysokości naliczania składek na ubezpieczenia społeczne czy też zmiany w PIT-11). Przez to program stał się przestarzały i mało pomocny. Ponadto wykupienie serwisu kosztowałoby naszą jednostkę miesięcznie około 700 zł, co daje roczny koszt około 8400 zł. Czy możemy na podstawie opinii firmy informatycznej, która świadczy usługi na rzecz naszej jednostki, wycofać z użytkowania obecny program i dokonać zakupu drugiego (koszt zakupu drugiego programu kształtowałby się w granicach do 3500 zł, dodatkowo ponosilibyśmy koszt 1000,00 za roczny serwis, w ramach którego dokonywana byłaby aktualizacja tego programu)? Jakie dokumenty powinny zostać sporządzone w związku z wycofaniem z użytkowania starego programu?