Zastępca burmistrza powinien używać pieczęci podpisowej „Z upoważnienia Burmistrza” tylko przy podpisywaniu pism szczególnie ważnych

Pieczęci „Z upoważnienia Burmistrza“ zastępca burmistrza powinien używać tylko wtedy, gdy podpisuje korespondencję na podstawie udzielonego mu przez burmistrza upoważnienia do podpisywania ściśle określonego rodzaju pism. Dotyczy to najczęściej głównie korespondencji: o charakterze reprezentacyjnym, kierowanej do organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty, organów innych gmin oraz organów związków międzygminnych; organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu; odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników; protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne czy wystąpienia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Kwestie dotyczące wzorów pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu w organach samorządu gminy reguluje załącznik nr 6 pkt III ppkt. 6 i 7 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin:

Pieczęć nagłówkowa oraz pieczęć podpisowa w sprawach należących do kompetencji zastępców burmistrza:

1) nagłówkowe:

ZASTĘPCA BURMISTRZA ZATORA

(adres)

2) podpisowe:

ZASTĘPCA BURMISTRZA

imię i nazwisko

Pieczęć nagłówkowa oraz pieczęć podpisowa w sprawach załatwianych z upoważnienia burmistrza:

1) nagłówkowe:

BURMISTRZ ZATORA

(adres)

2) podpisowe:

z up. BURMISTRZA

imię i nazwisko

Zastępca Burmistrza

Zgodnie z art. 31 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, burmistrz kieruje bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Z tych uprawnień burmistrza wynika również jego prawo do podpisywania korespondencji ekspediowanej z urzędu gminy. Inne osoby - w tym zastępca burmistrza - oczywiście mogą podpisywać taką korespondencję, ale tylko w zastępstwie burmistrza, na podstawie jego pisemnego upoważnienia.

Stosownie do treści par. 29 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, zakres kompetencji burmistrza jako kierownika urzędu i jego zastępców w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji powinien określać regulamin organizacyjny urzędu. Nadany przez burmistrza, w drodze zarządzenia, regulamin organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy. Burmistrz powinien w nim także określać zasady i uprawnienia poszczególnych osób do podpisywania dokumentów, pism i decyzji.

Zazwyczaj większość dokumentów, pism i decyzji podpisują kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu gminy, natomiast do podpisu burmistrza są zastrzeżone pisma szczególnie ważne, jak np. pisma do organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty; odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników; protokoły i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne czy wystąpienia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Według art. 39 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje burmistrz, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Decyzja taka - według art. 107 par. 1 k.p.a. - posiadająca oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, powinna zawierać również podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. Decyzja niezawierająca podpisu z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jej wydania jest nieważna z mocy art. 156 par. 1 pkt 7 k.p.a. Braku takiej decyzji nie można uzupełnić po jej doręczeniu stronie (wyrok NSA z 4 lipca 1997 r., sygn. akt I SA/Kr 88/97).

Zgodnie z art. 268a k.p.a., organ administracji publicznej może w formie pisemnej upoważniać pracowników kierowanej jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a zwłaszcza do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń. Dlatego na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, burmistrz może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych. Organ może w formie pisemnej upoważnić pracowników kierowanej jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, ale stosownie do art. 107 par. 1 k.p.a. upoważniony pracownik w imieniu organu wydającego decyzję administracyjną ma obowiązek powołania się na udzielone mu uprawnienie do wydawania decyzji (wyrok NSA z 12 kwietnia 1996 r., sygn. akt SA/Lu 692/95).

Pracownik, który podpisuje w zastępstwie burmistrza, stawia przed podpisem skrót „wz” (w zastępstwie), a gdy podpisuje na podstawie udzielonego przez niego upoważnienia do podpisywania pism, stawia przed podpisem znak „z up.” (z upoważnienia). Prawo zastępcy burmistrza do podpisywania aktów administracyjnych (decyzji, postanowień) wynika z samej istoty zastępstwa. Nawet gdyby zdarzyło się tak, że pewna grupa spraw została wyłączona od rozpoznawania przez określonego personalnie zastępcę burmistrza, to podpisanie przez tę osobę rozstrzygnięcia decyzji administracyjnej w takiej sprawie świadczyłoby jedynie o przekroczeniu kompetencji przez pracownika, a nie o naruszeniu właściwości organu. Podpisanie decyzji administracyjnej przez wiceprezydenta miasta, upoważnionego przez prezydenta do jej wydania, bez zaznaczenia, że jest to decyzja wydana z upoważnienia, nie narusza art. 107 par. 1 k.p.a. (wyrok SN z 28 czerwca 2000 r., sygn. akt. III RN 189/99 publ. OSNAP 2001/8/248).