Jak zarejestrować płatnika składek w ZUS?

Jak dokonuje się zgłoszenia nowego podmiotu w ZUS?

Aby zgłosić nowy podmiot w ZUS, należy wypełnić w formie papierowej formularz ZUS ZFA. Dotyczy on małych podmiotów, które prowadzą działalność jako osoby fizyczne. Dodatkowo należy zabrać ze sobą wypis z rejestru REGON i decyzję o nadaniu numeru NIP. Dokument składa się we właściwym ze względu na siedzibę firmy oddziale lub inspektoracie ZUS w wyznaczonym stanowisku na sali obsługi klientów.

To niewielka działalność. Ja zajmuję się sprawami ZUS, księgowością oraz rozliczeniami z urzędem skarbowym. Poza tym jest jeszcze dwóch informatyków i osoba, która zajmuje się promowaniem naszych produktów. Obok świadczonych przez nas usług opracowujemy również programy komputerowe.

Rzeczywiście, nie mamy obowiązku rozliczania się w formie elektronicznej. Postanowiliśmy jednak przekazywać swoje rozliczenia za pośrednictwem internetu. Pozwala to uniknąć kolejek, zaoszczędzić czas i jest to wygodna forma rozliczenia.

Instalacja programu nie nastręcza trudności, trzeba tylko dokładnie wypełniać polecenia, które wyświetla Płatnik. Dopiero na etapie rejestracji należy wyszukać, jakie wnioski są potrzebne do rejestracji i gdzie znajdują się w Płatniku. Zostały one umieszczone po lewej stronie ekranu monitora w Przekazie elektronicznym, w którym znajduje się folder Wiadomości. Należy najpierw przygotować klucz prywatny - będzie on służył do identyfikacji Płatnika przy przekazie elektronicznym. Bez niego nie można wysłać żadnego dokumentu do ZUS. Klucz prywatny należy następnie zgrać na dyskietkę. Każdorazowo kiedy wysyła się dokument do ZUS, należy użyć dyskietki z kluczem prywatnym i wpisać hasło, które zostało przygotowane przy uruchamianiu programu.

Następnie trzeba wypełnić wniosek W01, czyli wniosek o nadanie certyfikatu, który znajduje się w Wiadomościach. Wniosek także przegrywa się na dyskietkę. Z dyskietką, na której jest umieszczony wniosek W01, jeszcze raz należy udać się do oddziału lub inspektoratu ZUS, w którym rejestruje się płatnik i w punkcie rejestracji składa się wniosek przygotowany na dyskietce. Wniosek jest przekazywany drogą elektroniczną do Centrum Certyfikacji, więc potwierdzenie złożenia wniosku i sam certyfikat załatwia się podczas jednej wizyty w ZUS. Potem jeszcze tylko na adres e-mail podany we wniosku z Centrum Certyfikacji otrzymuje się dodatkowe potwierdzenie jego złożenia. Certyfikat należy przegrać z dyskietki do programu Płatnik, który już został zainstalowany w komputerze. Nie powinno sprawiać to większych trudności, jeżeli stosujemy się do poleceń na ekranie monitora.

W przypadku uzyskania Certyfikatu wszystkie dokumenty można przesyłać drogą elektroniczną. Jedynymi dokumentami, które muszą złożyć wszyscy płatnicy w formie papierowej, są ZUS ZFA, ZUS ZPA, ZUS ZIFA oraz ZUS ZIPA. Płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia mniej niż 5 osób, mogą to robić tradycyjnie w formie papierowej na właściwym formularzu. Nie ma jednak przeszkód, aby dokumenty przekazywać do ZUS drogą elektroniczną, tak jak my to robimy.

Tak robimy z każdym dokumentem przesłanym do ZUS. Jeżeli chodzi o ZUA, to po wysłaniu do ZUS przedkładamy dokument pracownikowi, który na jego odwrocie potwierdza zgodność danych tam zawartych. Informujemy go również o konieczności zgłaszania niezwłocznie każdej zmiany tych danych. Dokument ten jest także podpisywany przeze mnie, opatrywany pieczątką firmy i w tej postaci przechowywany. W każdej chwili pracownik albo ktoś upoważniony może do niego sięgnąć i sprawdzić dane tam zawarte. Taką formę przyjęliśmy również w razie kontroli ZUS, aby dostęp do tych dokumentów był łatwy. Do tego dokumentu każdorazowo dołączamy potwierdzenie jego wysłania do ZUS.

W zasadzie nie powinno być pomyłki. Jednak chociażby z uwagi na to, że są trzy centra, które przyjmują dokumenty drogą elektroniczną: we Wrocławiu, Gdańsku i Warszawie, postanowiliśmy dla pewności po około 7 dniach od wysłania zgłoszeń ZUA sprawdzać, czy dotarły na miejsce. Można to zrobić w każdym oddziale albo inspektoracie ZUS po uprzednim wypełnieniu zgłoszenia zapytania Płatnika (ZUS ZZP). W naszym przypadku okazało się, że wszystko jest dobrze, ale uważam, że nie zaszkodzi od czasu do czasu zorientować się, czy wszystko dotarło tam, gdzie należy i ewentualnie skorygować błędy.