Zasady przyznawania prawa do trzynastki i jej wypłaty za 2024 r.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) jest premią za efektywnie i nienagannie wykonywaną pracę przez cały rok kalendarzowy w jednostce sfery budżetowej. Prawo do tej gratyfikacji mają również pracownicy, którzy nie przepracowali pełnego roku kalendarzowego, ale okres ten zasadniczo nie może być krótszy niż 6 miesięcy. W takim przypadku otrzymają trzynastkę w wysokości proporcjonalnej. 

Trzynastka wypłacana pracownikom jednostek sfery budżetowej jest składnikiem, o którego wypłatę uprawnieni pracownicy mają roszczenie. Nie ma więc charakteru uznaniowego. Ponadto pracodawca budżetowy nie może zastąpić ustawowych zasad przyznawania nagrody rocznej regulacjami wewnątrzzakładowymi. 

Pracownicy, do których nie ma zastosowania ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym

Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym (dalej: ustawa) nie ma zastosowania do wszystkich osób zatrudnionych w sferze budżetowej. Wyłączeni z jej regulacji są m.in.: Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, Marszałek Sejmu, Marszałek Senatu, Prezes Rady Ministrów, wicemarszałek Sejmu, wicemarszałek Senatu, wiceprezes Rady Ministrów, Prezes Najwyższej Izby Kontroli, minister, Prezes Narodowego Banku Polskiego, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Rzecznik Finansowy, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, Minister Stanu, Szef Kancelarii Prezydenta, zastępca Szefa Kancelarii Prezydenta, Prezes Polskiej Akademii Nauk, żołnierze oraz funkcjonariusze Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Służby Ochrony Państwa (art. 1 ust. 3 ustawy).

Trzynastka przysługuje wyłącznie pracownikom, czyli osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę, bez względu na wymiar zatrudnienia tych osób i rodzaj zawartej umowy (na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony). 

Podmioty zobowiązane do ustalenia prawa do trzynastki i jej wypłaty 

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nabędą pracownicy: 

• państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy,

• zatrudnieni w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa oraz sądach i trybunałach, wymienionych w art. 139 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

• samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

• biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych.

Jest to katalog zamknięty podmiotów zobowiązanych do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego swoim pracownikom. 

Okres pracy wymagany do nabycia prawa do trzynastki

Trzynastka przysługuje za przepracowanie całego roku. Nie ma znaczenia, czy będzie to miało miejsce na podstawie jednej umowy o pracę czy kilku umów, nawet nie następujących po sobie bezpośrednio. Jeżeli pracownik nie przepracował roku kalendarzowego, do nabycia prawa do trzynastki wystarczy przepracowanie co najmniej 6 miesięcy.

Istnieją też sytuacje, kiedy nie jest wymagany również ten minimalny 6-miesięczny okres. Dotyczy to (art. 2 ust. 3 ustawy):

• nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);

• zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;

• powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;

• rozwiązania stosunku pracy w związku z:

– przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,

– przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,

– likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

– likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;

• podjęcia zatrudnienia: w wyniku przeniesienia służbowego, na podstawie powołania lub wyboru, w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy, w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją, po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;

• korzystania z: urlopu wychowawczego, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu opiekuńczego, urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego, urlopu rodzicielskiego; 

• wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Biorąc to pod uwagę, można stwierdzić, że wysokość trzynastki będzie uzależniona od długości okresu przepracowanego, za który przysługuje wynagrodzenie. 

Okres przepracowany przy ustalaniu prawa do trzynastki

Z przepisów ustawy nie wynika, co należy rozumieć przez okres przepracowany. Ta kwestia została pozostawiona do rozstrzygnięcia orzecznictwu sądowemu. 

Sąd Najwyższy w uchwale z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/03, OSNP 2004/2/26) wskazał, że „przepracowanie" w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy oznacza faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie tylko pozostawanie w stosunku pracy. Natomiast ustawowy katalog przerw w świadczeniu pracy w okresie trwania stosunku pracy, które w zakresie nabycia prawa do proporcjonalnej nagrody równoważą okresy przepracowane, jest zamknięty. Oznacza to, że okresy wszystkich innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i zwolnień z obowiązku świadczenia pracy, poza wymienionymi w art. 2 ust. 3 ustawy, są okresami nieprzepracowanymi w rozumieniu art. 2 ust. 1 i 2 ustawy. Jest to pogląd przyjęty i zaakceptowany w orzecznictwie. Podobnie uznał Sąd Najwyższy m.in. w uchwałach z 13 grudnia 2005 r. (II PZP 9/05, OSNP 2006/7–8/109), 7 lipca 2011 r. (III PZP 3/11, OSNP 2012/1–2/3) i w wyroku z 18 października 2011 r. (I PK 263/10).

Za okres przepracowany uważany jest okres urlopu wypoczynkowego (art. 4 ust. 1 ustawy). Wszystkie inne okresy niewykonywania pracy niewymienione w art. 2 ust. 3 są okresami nieprzepracowanymi, np. urlop bezpłatny, niezdolność do pracy z powodu choroby, zwolnienie okolicznościowe czy zwolnienie dla honorowego dawcy krwi, choćby za niektóre z nich przysługiwało wynagrodzenie. 

Liczenie okresu przepracowanego nie sprawia problemów, jeżeli jest to okres ciągły w danym roku. Natomiast w sytuacji gdy z pracownikiem były zawierane umowy o pracę w trakcie roku, ale nie bezpośrednio po sobie (zatrudnienie z przerwami), należy zliczyć dni przepracowane na podstawie takich umów. Przyjmuje się w takim przypadku, że miesiąc ma 30 dni, a rok 365 dni (art. 114 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy). Warunek przepracowania całego roku będzie spełniony również wtedy, gdy stosunek pracy zostanie nawiązany z pracownikiem z pierwszym dniem roboczym lub rozwiązany z ostatnim roboczym dniem danego roku. Ponadto przerwa w zatrudnieniu przypadająca na dzień ustawowo wolny od pracy, w tym sobotę, nie wyklucza uznania, że pracownik przepracował cały rok. 

Pracownik, który spełnia warunki formalne, ale zostaje przeniesiony w trakcie roku do innej jednostki sfery budżetowej, również nabędzie prawo do trzynastki. Wówczas zobowiązany do wypłaty trzynastki za przepracowany okres będzie każdy z pracodawców (art. 3 ust. 3 pkt 4 lit. b ustawy). 

Wyłączenie prawa do trzynastki

Ustawa określa przypadki, w których pracownik nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Są nimi:

• nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż 2 dni,

• stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości,

• wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,

• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jest to zamknięty katalog sytuacji, których wystąpienie w roku, za który przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne, pozbawia pracownika prawa do tego składnika wynagrodzenia (art. 3 ustawy). Inne okoliczności czy powody nie mogą stanowić o nieprzyznaniu pracownikowi trzynastki. Katalog ten nie może być też rozszerzony w regulacjach wewnątrzzakładowych o dodatkowe przypadki. 

Wysokość trzynastki

Dodatkowe wynagrodzenie roczne ma charakter roszczeniowy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 18 października 2011 r. (I PK 263/10), w którym uznał, że: 

SN

Dodatkowe wynagrodzenie roczne ma charakter premii. Tak więc w odróżnieniu od wynagrodzenia zasadniczego nabycie prawa do premii może być uzależnione nie tylko od należytego wywiązywania się z obowiązków, ale i od innych przesłanek.

Wynagrodzenie roczne przysługuje w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który jest należne to wynagrodzenie. Do jego obliczenia należy przyjąć 3 składniki:

• wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, 

• wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, 

• wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Zatem w podstawie wymiaru trzynastki należy uwzględnić wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniami wskazanymi w § 6 ogólnego rozporządzenia urlopowego, do których należą m.in.:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.

W przypadku nauczycieli należy posłużyć się rozporządzeniem dotyczącym tej grupy zawodowej. Rozporządzenie z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli wprost określa składniki uwzględniane przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop i tym samym trzynastki. W podstawie jej wymiaru należy uwzględnić m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze,

• dodatki: za wysługę lat, motywacyjny, funkcyjny oraz za warunki pracy,

• wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw,

• dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej,

• odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy.

W podstawie wymiaru trzynastki pracowników samorządowych uwzględnieniu, oprócz stałego wynagrodzenia miesięcznego, podlegają: dodatek za wieloletnią pracę, dodatek funkcyjny, dodatek specjalny, jeżeli nie ma jednorazowego charakteru, a także wynagrodzenie prowizyjne (§ 5 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych). 

Należy przy tym zauważyć, że dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalane jest od wynagrodzenia wypłaconego pracownikom w ciągu roku kalendarzowego. Zatem w przypadku przesunięcia na kolejny rok terminu wypłaty wynagrodzenia zaliczanego do podstawy wymiaru trzynastki wynagrodzenie to nie będzie wchodziło do podstawy wymiaru trzynastki za ten rok, lecz za rok przyszły. 

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest przychodem dla uprawnionych pracowników pochodzącym ze stosunku zatrudnienia. Podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na ogólnych zasadach. Od tego składnika wynagrodzenia będzie też należna wpłata na PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z jej dokonywania, lub na PPE, gdy przystąpił do tego programu. 

Ponadto dodatkowe wynagrodzenie roczne jest uwzględniane w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa według zasad właściwych dla składników rocznych. 

Termin wypłaty trzynastki i konsekwencje jego przekroczenia

Pracodawca zobowiązany do wypłaty trzynastki dokonuje tej wypłaty nie później niż w ciągu pierwszych 3 miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 

Wyjątek dotyczy pracownika, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy. Otrzymuje on wynagrodzenie roczne w dniu zakończenia zatrudnienia z tej przyczyny. 

Niezachowanie przez pracodawcę budżetowego terminu wypłaty trzynastki powoduje uruchomienie żądania przez pracownika wypłaty tego składnika wynagrodzenia wraz z odsetkami za opóźnienie. Nie ma przy tym znaczenia przyczyna opóźnienia (art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego). Pracodawca w postanowieniach wewnątrzzakładowych może określić wyższą kwotę odsetek niż wynikająca z przepisów Kodeksu cywilnego. Pracownik ma też prawo domagać się od pracodawcy odszkodowania, jeżeli wskutek zwłoki w wypłacie poniósł szkodę (art. 471 Kodeksu cywilnego). 

Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie to stało się wymagalne. Zatem termin ten liczony jest od 31 marca danego roku. 

Ochrona trzynastki przed potrąceniami

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest chronione przed potrąceniami jak wynagrodzenie za pracę. Zatem należy w tym zakresie stosować przepisy Kodeksu pracy dotyczące granicy potrącenia i kwoty wolnej od potrąceń. Natomiast na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych trzynastka podlega zajęciu w pełnej wysokości. 

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• uchwała SN z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/03, OSNP 2004/2/26)

• uchwała SN z 13 grudnia 2005 r. (II PZP 9/05, OSNP 2006/7–8/109)

• uchwała SN z 7 lipca 2011 r. (III PZP 3/11, OSNP 2012/1–2/3)

• wyrok SN z 18 października 2011 r. (I PK 263/10)

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem