Zakończenie inwentaryzacji - jak rozliczyć różnice inwentaryzacyjne

Kontrola kompletności i poprawności zgromadzonej dokumentacji inwentaryzacyjnej

Zakończenie inwentaryzacji wiąże się ze zgromadzeniem w komórce księgowości wielu dokumentów inwentaryzacyjnych. Oprócz dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji dokonywanej drogą uzgodnień sald oraz porównywania danych weryfikacji stanów księgowych (które powstają w księgowości) gromadzone są przede wszystkim arkusze spisów z natury i protokoły inwentaryzacyjne (przekazywane przez komisję inwentaryzacyjną lub bezpośrednio przez zespoły spisowe).

Pierwszym etapem rozliczenia inwentaryzacji jest kontrola kompletności i poprawności posiadanej dokumentacji inwentaryzacyjnej. Należy zbadać, czy:

l arkusze spisowe zostały oddane w komplecie (wraz z dokumentacją uzupełniającą),

l zapisy w arkuszach spisowych są poprawne (czy właściwie wypełniono arkusze spisowe zarówno pod względem formalnym, jak i rachunkowym),

l poprawnie przeniesiono dane z arkuszy spisowych do zestawień zbiorczych,

l wyodrębniono w czasie spisu składniki zbędne, niepełnowartościowe, nieprzydatne, a także będące własnością innych jednostek,

l zostały pobrane od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne i końcowe (składane przed spisem i po jego zakończeniu).

Wycena arkuszy spisowych

Stwierdzone wszelkie braki oraz błędy w dokumentacji inwentaryzacyjnej należy wyjaśnić z komisją inwentaryzacyjną i dopiero wtedy można przystąpić do drugiego etapu rozliczenia, który polega na wycenie arkuszy spisowych dla celów ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. Wycena arkuszy spisowych dokonywana jest przez pracowników działu księgowości (w większości przypadków). Ma ona za zadanie ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie. Wycena ta polega na wpisaniu w arkuszach spisowych lub oddzielnych arkuszach rozliczeniowych ceny (wynikającej z ewidencji księgowej) każdego spisanego ilościowo składnika, a następnie na pomnożeniu ustalonej ilości i ceny ewidencyjnej.