Jak ująć koszty związane ze spotkaniami pracowników spółki z pracownikami spółki matki

Nasza spółka jest spółką córką zagranicznego podmiotu. W celu omówienia bieżących spraw, wspólnych kampanii, wspólnych projektów (w które zaangażowani są zarówno nasi pracownicy, jak i pracownicy spółki matki) organizowane są częste spotkania. Pracownicy spółki matki przyjeżdżają wówczas do Polski, przy czym koszty przelotów, hotelu etc. ponosi spółka matka. Niestety, koszty samych spotkań, tj. wydatki na kawę, herbatę, ciasteczka, kanapki, ponosi nasza spółka. Jak rozliczyć te koszty? Czy są to koszty reprezentacji?