Jak rozliczać wpłaty na poczet nieskonkretyzowanych usług

Firma świadczy usługi ciągłe przewozu osób. W podpisanych umowach z klientami zawarty jest zapis, że zamawiający przekazuje wykonawcy zaliczkę na poczet świadczonych usług. Wykonawca wystawia zamawiającemu w związku z otrzymaniem zaliczki fakturę VAT po zrealizowaniu zamówień. Rozliczenie świadczonych usług następuje do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym świadczone były usługi. Czy jeśli w danym miesiąca zamawiający nie wykorzysta wpłaconej zaliczki, a usługodawca wystawi fakturę za dany miesiąc na kwotę rzeczywiście wykorzystaną, należy każdorazowo zwracać nadpłatę czy można wykorzystać te środki w następnym miesiącu? Jak prawidłowo udokumentować taką transakcję?