Jak dokumentować i ewidencjonować sprzedaż na rzecz konsumentów po wprowadzeniu KSeF

Mimo że faktury konsumenckie nie muszą być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF), to zmiany związane z jego wprowadzeniem nie ominęły sprzedawców. Jeśli zdecydują się oni na wystawianie tego typu faktur w KSeF, muszą je udostępniać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Niezależnie jednak od tego, w jaki sposób wystawiają faktury, powinni je oznaczać w ewidencji nowymi kodami i stosować zmienione zasady rozliczeń faktur korygujących. W artykule omawiamy zasady dokumentowania i ewidencjonowania takiej sprzedaży.

Znaczna część sprzedaży prowadzona przez podatników podatku od towarów i usług (VAT) to sprzedaż na rzecz konsumentów.

DEFINICJA

Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 221 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny).

W konsekwencji sprzedażą konsumencką jest sprzedaż przedsiębiorcy na rzecz osób fizycznych dokonujących zakupów niezwiązanych bezpośrednio z ich działalnością gospodarczą lub zawodową. Według przepisów VAT jest to przede wszystkim sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które:

• nie prowadzą działalności gospodarczej według ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT),
• prowadząc działalność gospodarczą, dokonują zakupów „prywatnie” (na cele niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą w rozumieniu VAT).

Tak też w dalszej części niniejszego artykułu rozumiane będzie pojęcie sprzedaży konsumenckiej.

1. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży konsumenckiej za pomocą kas rejestrujących

Sprzedaż konsumencka podlega przede wszystkim obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących, co wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Nie dotyczy to jednak wszelkiej sprzedaży konsumenckiej. Istnieją zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania o charakterze:

• podmiotowym – zwolnienia te określone zostały w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania (dalej: rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania), czyli obejmujące wszystkie dokonywane przez danego podatnika czynności,