Co grozi podatnikowi, gdy były pracownik nadal ma dostęp do KSeF

Największe zagrożenia związane z pozostawieniem byłemu pracownikowi uprawnień do KSeF to możliwość wystawienia przez niego pustych faktur czy nieuprawniony dostęp do danych kontrahentów. Aby przeciwdziałać tym zagrożeniom, kluczowe jest wprowadzenie efektywnych procedur nadzoru, ścisła kontrola uprawnień oraz możliwość natychmiastowego odebrania dostępu po zakończeniu zatrudnienia. Rekomendowanym rozwiązaniem jest model dostępu oparty na certyfikatach lub tokenach lokalnych, zarządzanych wyłącznie z poziomu oprogramowania kontrolowanego przez podatnika.

Wdrożenie fakturowania ustrukturyzowanego w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) od miesięcy pozostaje przedmiotem intensywnych prac i dyskusji. W tym procesie często pomija się jednak czynnik ludzki, który w określonych sytuacjach może stanowić istotne ryzyko dla organizacji.

W artykule omawiamy zagadnienie dotyczące zabezpieczenia podatnika przed skutkami działań pracownika lub byłego pracownika, w tym działań celowych mogących zakłócić funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Wielowymiarowość wdrożenia KSeF

Wprowadzenie fakturowania ustrukturyzowanego nie ogranicza się wyłącznie do obszaru VAT. Wymaga ono pogodzenia zagadnień VAT z konsekwencjami w innych podatkach, a także uwzględnienia aspektów prawa cywilnego i relacji gospodarczych. Istotną rolę odgrywa również warstwa techniczna, w tym kwestie bezpieczeństwa IT i ochrony danych.

W efekcie wdrożenie KSeF wymaga współpracy wielu działów w organizacji, często przy udziale podmiotów zewnętrznych oraz doradców podatkowych.

Mimo że od lutego/kwietnia 2026 r. większość podatników jest zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF, a wielu miało już z nim styczność jako nabywcy, procesu implementacji nie można uznać za zakończony.