Przedsiębiorco, kup termometr i higrometr. Dla dobra dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą wiedzieć, w jakiej temperaturze przechowują dokumentację pracowniczą. Trzeba znać też poziom wilgotności w szafach. Do najmniejszych przedsiębiorców odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów.

Mamy kolejny, mocny argument za elektronizacją dokumentacji pracowniczej! Decydując się na nią nie trzeba będzie mierzyć temperatury i wilgotności w szafkach. Tak, tak to nie żart. I resort rodziny i Państwowa Inspekcja Pracy zgodnie twierdzą, że pracodawcy powinni brać pod uwagę wymogi z tego zakresu, takie jakie obowiązują w przypadku profesjonalnych archiwów. Oznacza to ni mniej, ni więcej, że maksymalna temperatura, w której można trzymać dokumenty pracownicze, to w zasadzie 20^oC, a wilgotność powietrza w pomieszczeniu musi się wahać miedzy 45 a 60 proc. Pracodawcy są zaskoczeni i główkują co z tym fantem zrobić…

Już widzę, jak firmy wyprowadzają dokumenty z dotychczasowych pomieszczeń biurowych i przenoszą do osobnych pokoi, montują termometry, higrometry i klimatyzatory, a pracownicy działów kadr biegają co chwilę, by sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Taka wizja śmieszy nie tylko mnie, ale także polityków (w tym również opcji rządzącej), pracodawców i prawników. Ba! Wywołuje uśmiech również wśród inspektów PIP. Ale zabawnie jest tylko przez chwilę. Bo po pierwsze za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi kara grzywny od tysiąca do 30 tys. złotych, a po drugie niewykluczone, że inspektorzy, choćby nie chcieli, to i tak będą musieli sprawdzać nieszczęsną temperaturę i wilgotność pomieszczeń, w których dokumenty są przechowywane.

Można więc przewrotnie zadać pytanie, czy poprzednie zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej były aż tak bardzo złe. Chyba nie do końca, skoro dokumenty te nadal nadawały się do odczytania nawet po ponad 50 latach… A pamiętajmy, że od stycznia okres przechowywania dokumentacji skrócono co do zasady do 10 lat (licząc od daty ustania stosunku pracy). Czy chodzi więc o to, by każdy dokument przechowywać z taką pieczołowitością, aby za 10‒15 lat wyglądał tak, jakby został sporządzony wczoraj? Zaczynam się obawiać, czy ktoś nie zakwestionuje jego autentyczności…